Nézz meg bármilyen adatvédelmi szabályzatot az interneten, és jogi zsargonból épült sűrű falakat, áttekinthetetlen mondatszerkezeteket és olyan szavakat találsz, amelyeket egy átlagember sosem használ beszélgetés közben. Görgetsz és görgetsz, és várod, hogy végre valami érthetőt találj. A legtöbb látogató feladja, és egyszerűen elfogadja a feltételeket anélkül, hogy egy szót is elolvasna, mert nem érti, amit olvas.
De a valóban fontos dolog ez. A látogatóidnak meg kell érteniük, mit csinálsz az adataikkal. A törvény előírja, hogy ezt közöld. A jó, világos, egyenes írás az, ami miatt az emberek tényleg elolvassák és megértik, ahelyett hogy úgy kattintanának az „Elfogadom” gombra, hogy nem tudják, mit fogadtak el.
Az adatvédelmi szabályzat és a hozzájárulási szöveg írása egyensúlyozás a jogi pontosság és a valódi érthetőség között. Ez a cikk azt mutatja meg, hogyan építsd fel az adatvédelmi tájékoztatót úgy, hogy megfeleljen a jogi követelményeknek, és közben valódi emberek számára is érthető maradjon.
Ezt fogod megtanulni: hogyan szervezd az adatvédelmi szabályzatot, hogyan írj a jogi követelményeknek megfelelő hozzájárulás jelölőnégyzeteket, hogyan tedd világossá a jogi nyelvet a pontosság elvesztése nélkül, és hogyan tartsd naprakészen az adatvédelmi információkat.
Az adatvédelmi szabályzat felépítése
A teljes adatvédelmi szabályzatnak ezeket a részeket kell tartalmaznia:
Milyen adatot gyűjtünk
Sorold fel az űrlapokból és más forrásokból gyűjtött információk kategóriáit. Légy konkrét.
Jó: „Gyűjtünk: neveket, e-mail-címeket, telefonszámokat, levelezési címeket, cégneveket, beosztásokat és fiókinformációkat a kapcsolati űrlapokból és a fiókregisztrációkból.”
Homályos: „Személyes információkat gyűjtünk.”
Említsd meg azokat az adatokat is, amelyeket nem nyilvánvaló, hogy gyűjtesz. Sok adatvédelmi szabályzat elfelejti megemlíteni az analitikai adatokat (IP-címek, meglátogatott oldalak, eltöltött idő) vagy a sütiket. Ezek is személyes adatnak számítanak.
Miért gyűjtjük (a jogalap)
Magyarázd el az egyes adatgyűjtések okát. A GDPR ezt megköveteli, a CCPA pedig elvárja.
- „Az e-mail-címet azért gyűjtjük, hogy válaszolhassunk a megkeresésedre”
- „A telefonszámot azért gyűjtjük, hogy felvehessük veled a kapcsolatot a rendeléseddel kapcsolatban”
- „A marketing-hozzájárulást azért gyűjtjük, hogy promóciós e-maileket küldhessünk, ha úgy döntesz, hogy kéred őket”
- „Az analitikai adatokat azért gyűjtjük, hogy lássuk, hogyan használják a látogatók a weboldalunkat”
Minden adatot rendelj egy konkrét célhoz. Ne gyűjts adatot úgy, hogy homályos indokod van rá.
Mennyi ideig őrizzük
Add meg a megőrzési időszakokat. A különböző típusú adatoknak eltérő megőrzési idejük lehet.
Példa:
- „A kapcsolati űrlap beküldéseit 6 hónapig őrizzük, hacsak nem kéred a törlésüket”
- „Ha vásárolsz nálunk, a rendelési adataidat 7 évig őrizzük adózási és jogi okokból, aztán töröljük”
- „Ha leiratkozol a marketing e-mailekről, az e-mail-címedet határozatlan ideig a nem keresendők listáján tartjuk, hogy ne írjunk neked újra”
- „Az analitikai adatokat 14 hónapig őrizzük, aztán automatikusan töröljük”
Kinek van hozzáférése az adataidhoz
Mondd meg a látogatóknak, ki láthatja az információikat:
- A munkatársaid, akiknek a munkájukhoz szükségük van rá
- Harmadik fél szolgáltatások (e-mail-szolgáltató, fizetésfeldolgozó, analitikai platform)
- Hogy eladod-e vagy megosztod-e az adatot más vállalkozásokkal
Ha harmadik fél szolgáltatásokat használsz, nevezd meg őket, és magyarázd el, miért.
Példa: „A marketing e-mailek küldéséhez a [E-mail-szolgáltató] szolgáltatást használjuk. Az e-mail-címed az ő rendszerükben tárolódik, amelyet az ő adatvédelmi szabályzatuk véd.”
A látogatóid jogai
Magyarázd el, milyen lehetőségeik vannak az embereknek:
- Leiratkozhatnak a marketing e-mailekről
- Kérhetik az adataik másolatát
- Kérhetik, hogy töröld az adataikat
- Kijavíthatják a pontatlan információkat
Add meg az egyes jogok gyakorlásának módját. A leiratkozáshoz adj linket vagy e-mail-címet. Az adattörléshez magyarázd el, hogyan kérhetik.
Elérhetőségi adatok
Adj meg egy e-mail-címet vagy címet, ahol a látogatók adatvédelmi kérdésekkel vagy kérésekkel kereshetnek meg.
Világos hozzájárulási szöveg írása
A hozzájárulás jelölőnégyzetek azok a helyek, ahol a látogatók döntéseket hoznak az adataik felhasználásáról. A nyelvezetnek elég világosnak kell lennie ahhoz, hogy jogi diploma nélkül is megértse valaki, mibe egyezik bele.
Rossz hozzájárulási szöveg (homályos, jogi zsargon)
[ ] Hozzájárulok az adatkezelés feltételeihez [ ] Tudomásul veszem az adatvédelmi szabályzat átvételét, és feliratkozom a kommunikációraEzek homályosak. Aki elolvassa őket, nem tudja pontosan, mibe egyezik bele.
Jó hozzájárulási szöveg (konkrét, világos)
[ ] Hozzájárulok, hogy felvegyétek velem a kapcsolatot a megkeresésemmel kapcsolatban [ ] Szeretnék marketing e-maileket kapni az új termékekrőlEzek konkrétak és érthetők. A látogató pontosan tudja, mi történik, ha bejelöli a négyzetet.
A hozzájárulási szöveg szabályai
Használj közvetlen, egyes szám első személyű megfogalmazást: az „Hozzájárulok, hogy e-maileket kapjak” világos. Az „Az érintettek hozzájárulhatnak a marketingkommunikációhoz” nem az.
Légy konkrét a gyakoriságról vagy a célról: a „Szeretnék havi termékfrissítéseket kapni” jobb, mint csak az „Elfogadom a marketing e-maileket”. Adj képet az embereknek arról, mire iratkoznak fel.
Válaszd szét a célokat: ne vonj össze több célt egy jelölőnégyzetbe. A „Hozzájárulok, hogy felvegyétek velem a kapcsolatot, és felvegyetek a levelezőlistátokra” két külön jelölőnégyzet kell, hogy legyen:
- [ ] Felvehetitek velem a kapcsolatot a megkeresésemmel kapcsolatban
- [ ] Szeretnék felkerülni a levelezőlistátokra
Indulj bejelöletlen négyzetekkel: a látogatók aktívan döntsenek a hozzájárulás mellett, ne egy előre kijelölt négyzet bejelölését kelljen megszüntetniük.
Ne használj kettős tagadást: ROSSZ: „Nem kifogásolom, hogy e-maileket kapjak.” HELYES: „Hozzájárulok, hogy e-maileket kapjak.” A kettős tagadás összezavarja az embereket.
Adatvédelmi információ magán az űrlapon
A teljes adatvédelmi szabályzat fontos, de a látogatók gyakran nem olvassák el az űrlap beküldése előtt. Tegyél rövid összefoglalót közvetlenül az űrlapra, hogy az emberek tudják, mi történik.
Példa űrlapközlemény:
„A nevedet és az e-mail-címedet azért gyűjtjük, hogy válaszolhassunk a megkeresésedre. Nem veszünk fel levelezőlistára, hacsak nem kéred. Az adataidat biztonságosan tároljuk, és nem osztjuk meg harmadik felekkel. Bármikor kérheted az adataidhoz való hozzáférést vagy a törlésüket. Olvasd el a teljes adatvédelmi szabályzatunkat.”
Ez rövid, konkrét, és lefedi a legfontosabb pontokat.
Eltérő hozzájárulás eltérő felhasználási esetekre
Kapcsolati űrlapok
Minimális hozzájárulás kell. Szükséged van az e-mail-címükre, és esetleg a telefonszámukra a válaszhoz. Általában egy jelölőnégyzet elég:
[ ] Tudomásul veszem, hogy felvesztek velem a kapcsolatot a megkeresésem megválaszolásáhozEz nem engedélykérés, hanem annak megerősítése, hogy megértik, mi fog történni.
Hírlevél-feliratkozó űrlapok
Kifejezett hozzájárulás kell a marketinghez. Egy vagy két jelölőnégyzet:
[ ] Igen, szeretném megkapni a heti hírlevelet [ ] Igen, promóciós ajánlatokat is szeretnék kapni (nem kötelező)Webshop fizetési folyamat
Hozzájárulás kell a számlázáshoz, a szállításhoz és a rendeléssel kapcsolatos kommunikációhoz. Nem kötelező: hozzájárulás a marketinghez.
[ ] Hozzájárulok, hogy a rendelési adataimat a rendelésem feldolgozására és kiszállítására használjátok [ ] Szeretnék szállítási értesítéseket és rendelési információkat kapni (alapból bejelölve, kikapcsolható) [ ] Szeretnék promóciós e-maileket kapni akciókról és új termékekrőlAdatgyűjtés analitikához
Egyes országokban hozzájárulás kell az analitikai követéshez. Tedd ezt az analitikai közleményed közelébe vagy az adatvédelmi szabályzatba:
[ ] Hozzájárulok az analitikai követéshez, hogy lássátok, hogyan használom az oldalatokatAz adatvédelmi szabályzat naprakészen tartása
Az adatvédelmi szabályzatod nem egyszeri dokumentum. Frissítsd, ha:
- Megváltoztatod, hogyan gyűjtesz vagy használsz adatot
- Új harmadik fél szolgáltatást adsz hozzá (például új analitikai eszközt vagy e-mail-szolgáltatót)
- Olyan új törvények lépnek hatályba, amelyek érintenek
- Adatvédelmi incidens ér
A szabályzat frissítésekor értesítsd a látogatókat. Egyes szabályozások megkövetelik, hogy újra hozzájárulást kérj, ha jelentős változtatásokat végzel.
Az adatvédelmi szabályzat jogi felülvizsgálata
Az adatvédelmi szabályzat jogi dokumentum. Közzététel előtt nézesd át egy adatvédelmi jogra szakosodott ügyvéddel. A felülvizsgálat költsége megéri, mert elkerülhetők vele a későbbi bírságok és jogi problémák.
Nem kell a szabályzatot a semmiből megírnod. Léteznek sablonok (nézd meg az állami hatóság oldalát, vagy kérj tanácsot ügyvédtől), de ezeket a saját vállalkozásodra kell szabni, és a pontosságot ellenőriztetni.
Mit tesz a WEMASY az adatvédelmi szabályzatokért
A WEMASY űrlapok hozzájárulás-kezelő és adatvédelmi dokumentációs eszközöket tartalmaznak. Adatvédelmi közleményeket tehetsz közvetlenül az űrlapjaidra, kezelheted a hozzájárulás jelölőnégyzeteket a különböző célokra, és követheted, hogy az egyes látogatók a hozzájárulási feltételeid melyik verzióját fogadták el. A WEMASY forrásokat és sablonokat is ad, amelyek segítenek a megfelelő adatvédelmi dokumentáció megírásában.
Tudj meg többet a csomagodban elérhető adatvédelmi és megfelelőségi eszközökről az árak oldalon.