Kitöltesz egy űrlapot, és semmi nem jön vissza. Nincs visszaigazolás. Nincs e-mail. Nincs „megkaptuk a beküldésedet”. Fogalmad sincs, működött-e. A semmibe küldtél. Most küldj be egy másik űrlapot, és azonnal kapsz egy e-mailt: „Köszönjük. Megkaptuk az üzeneted.” Hirtelen biztos vagy a dolgodban. Tudod, hogy valakihez eljutott.
Ez a különbség a zavar és a bizonyosság között az, amit az e-mail automatizálás tesz. Ez a cikk bemutatja, hogyan küldj automatikus visszaigazoló e-mailt a látogatóknak a beküldés után, hogyan értesítsd a csapatodat az új beküldésekről, és hogyan javíthatod az e-mailekkel az űrlapkitöltést és a bizalmat.
Mit csinál az űrlapok e-mail automatizálása
Az űrlapok e-mail automatizálása azt jelenti, hogy beállítasz olyan e-maileket, amelyek a beküldés után automatikusan elmennek. Két típus gyakori:
Visszaigazoló e-mail a látogatónak: „Köszönjük a beküldést. Megkaptuk az üzeneted, és 24 órán belül válaszolunk.”
Értesítő e-mail a csapatodnak: „Új kapcsolati űrlap beküldés Kiss Annától: anna@example.com. Üzenet: [a beküldés részletei].”
Mindkettőnek megvan a maga szerepe. A visszaigazoló e-mail megnyugtatja a látogatót, hogy történt valami. Az értesítő e-mail riasztja a csapatodat, hogy válaszolhasson.
Miért fontosabbak a visszaigazoló e-mailek, mint gondolnád
A visszaigazoló e-mail két dolgot tesz:
Bizonyítja a látogatónak, hogy a beküldése sikerült. Enélkül nem tudja. Ez duplikált beküldésekhez, „megkaptátok az űrlapomat?” kérdésű támogatási e-mailekhez és elveszett bizalomhoz vezet.
Elvárásokat állít be. A visszaigazoló e-mail a lehetőséged arra, hogy megmondd, mennyi idő múlva kap választ. A „24 órán belül válaszolunk” ígéret. Tartsd be. Ha 24 órát mondasz, és 2 óra alatt válaszolsz, a látogató elragadtatott. Ha 24 órát mondasz, és egy hétig tart, csalódott lesz.
Az űrlap e-mailek típusai
Visszaigazoló e-mailek
Közvetlenül a beküldés után mennek el. Legyenek rövidek és megnyugtatóak. Tartalmazzanak:
Köszönő üzenetet. Visszaigazolást arról, hogy a beküldés megérkezett. Mikorra várhat választ. (Opcionális) Összefoglalót arról, mit küldött be. (Opcionális) Következő lépéseket vagy hasznos információt.
Tartsd rövidre az e-mailt. Egy-két bekezdés. A legtöbben csak átfutják az e-maileket. A hosszú visszaigazoló e-maileket nem olvassák el.
Értesítő e-mailek a csapatodnak
A csapatodnak vagy neked mennek el, amikor beküldés érkezik. Tartalmazzon minden lényeges információt, hogy a csapat tudja, mit kell tennie:
A látogató nevét, e-mail-címét és telefonszámát (ha gyűjtöd). Mit küldött be (ha van üzenetmező). Melyik űrlapot küldte be (ha több űrlapod van). Közvetlen linket a teljes beküldés megtekintéséhez az űrlapeszközben.
Ezek az e-mailek belső használatra szólnak. Legyenek részletesek. A csapatodnak minden információra szüksége van a gyors válaszhoz.
Feltételes e-mailek
Egyes űrlapeszközök lehetővé teszik, hogy a beküldés alapján különböző e-mailt küldj. Például: ha az illető az „Értékesítési megkeresés” lehetőséget választja, értékesítési visszaigazoló e-mailt kap. Ha a „Technikai támogatás” lehetőséget, technikai támogatási visszaigazoló e-mailt.
Ettől a személyre szabástól a tapasztalat relevánsabbnak tűnik. A látogatók úgy érzik, hogy az ő konkrét ügyükkel foglalkoznak, nem pedig általános automatikus választ kaptak.
Hogyan állítsd be az űrlapok e-mail automatizálását
Az űrlapeszközödben
A legtöbb űrlapeszközbe be van építve az e-mail automatizálás. Jelentkezz be az űrlapeszközödbe. Keresd meg az űrlapot. Keresd az „E-mail” beállításokat vagy az „Automatizálásokat”. Ezekre a lehetőségekre kell számítanod:
Visszaigazoló e-mail küldése a beküldőnek. Értesítő e-mail küldése [az e-mail-címedre]. Az e-mail tárgyának és üzenetének testreszabása.
Sok űrlapeszköznek vannak sablonjai, így nem kell a nulláról írnod. Válassz egy sablont, szerkeszd a márkádhoz, és mentsd.
Az automatizálás tesztelése
Mielőtt bekapcsolod az e-mail automatizálást, teszteld. Küldj be egy teszt űrlapot, és nézd meg, megkapod-e a visszaigazoló és az értesítő e-mailt is. Ha valamelyik nem érkezik meg:
Ellenőrizd, hogy az e-mail-cím helyes-e. Nézd meg a spam mappát (az automatikus e-mailek néha oda kerülnek). Ellenőrizd az űrlapeszköz e-mail beállításait, hogy az automatizálás be van-e kapcsolva.
Gyakori e-mail automatizálási hibák
Az e-mailek nem mennek el
A leggyakoribb ok, hogy az űrlapeszköz e-mail beállításai ki vannak kapcsolva vagy rosszul vannak megadva. Jelentkezz be újra az űrlapba, és nézd meg az e-mail automatizálási beállításokat. Be van kapcsolva a kapcsoló? Helyes a címzett e-mail-címe? Van teszt gomb, amellyel tesztlevelet küldhetsz?
Az e-mailek a spambe kerülnek
Ha a visszaigazoló e-mailjeid a látogatók spam mappájába kerülnek, az kézbesíthetőségi probléma. Az űrlapeszköz elküldi az e-maileket, de a címzett e-mail-szolgáltatója úgy gondolja, hogy spam lehetnek.
A kézbesíthetőség javításához olyan „feladó” e-mail-címet használj, amely megfelel a domainednek. Például ha az oldalad example.com, a visszaigazoló e-maileket a noreply@example.com címről küldd, ne egy általános no-reply címről. A domain egyezése a megbízhatóság jele.
Az e-mailek érzékeny információt tartalmaznak
Ha az űrlapod jelszavakat, fizetési adatokat vagy más érzékeny adatot gyűjt, ne tedd ezeket az értesítő e-mailekbe. A csapatodnak nem kell látnia a nyers jelszavakat. Az űrlapeszköznek vagy ki kell hagynia az érzékeny adatot az e-mailből, vagy automatikusan el kell takarnia (például a bankkártyaszámnak csak az utolsó 4 számjegyét mutatja).
Bevált gyakorlatok az űrlap visszaigazoló e-mailekhez
Adj meg egyértelmű válaszidőt: Mondd meg a látogatónak, mikor számíthat válaszra. A „24 órán belül válaszolunk” jobb, mint az időkeret nélküli üzenet.
Tedd személyessé: Ha megvan a neve, használd. A „Szia Anna” jobban esik, mint a „Szia”.
Tartsd rövidre: Három-négy mondat. A visszaigazoló e-mail nem a hely az ajánlatra vagy az értékesítési üzenetre.
Tegyél bele cselekvésre hívást, ha releváns: Ha van valami, amit ezután tennie kell, mondd meg. „Ha kérdésed van, válaszolj erre az e-mailre.”
Tedd márkássá: Használd a logódat, a színeidet és a hangnemedet, hogy úgy tűnjön, tőled jön, nem egy általános űrlapeszköztől.
Bevált gyakorlatok a csapatnak szóló értesítő e-mailekhez
Add meg az összes releváns összefüggést: A csapatnak nem kellene bejelentkeznie az űrlapeszközbe a részletekért. Tedd a beküldés adatait az e-mailbe.
Legyen áttekinthető: Használj sortöréseket és formázást, hogy az e-mail egy pillantással olvasható legyen.
Tegyél bele közvetlen akciólinket: Adj hozzá egy linket a teljes beküldés megtekintéséhez az űrlapeszközben. A csapatod egyetlen kattintással a megfelelő helyre jusson.
Ne küldj túl gyakran: Ha nagy az űrlapforgalmad, és minden beküldésről értesítő e-mailt küldesz, elárasztod a postafiókodat. Nagy forgalmú űrlapoknál az egyedi e-mailek helyett fontold meg a napi összesítőt („itt van a mai összes beküldés”).
Haladó automatizálás: feltételes e-mailek a válaszok alapján
Egyes űrlapeszközök lehetővé teszik, hogy a látogató beküldése alapján különböző e-mailt küldj. Ha az űrlapodnak vannak feltételes mezői, feltételes e-mailt is küldhetsz.
Példa: az űrlapod azt kérdezi: „Melyik termék érdekel?” Ha az illető az „A termék” lehetőséget választja, az A termékről szóló visszaigazoló e-mailt kapja. Ha a „B termék” lehetőséget, másik, a B termékről szóló visszaigazoló e-mailt.
Ehhez egy kicsit több beállítás kell, de a tapasztalat sokkal relevánsabb lesz minden látogató számára.
Hogyan kezeli a WEMASY az űrlap e-maileket
A WEMASY automatikusan visszaigazoló e-mailt küld a látogatóknak, miután beküldték az űrlapodat. Testreszabhatod a tárgyat, az üzenetet és a „feladó” címet. Csapatértesítő e-maileket is beállíthatsz, hogy a postafiókodba riasztás érkezzen, amikor új beküldés jön. Mind a visszaigazoló, mind az értesítő e-mailek testreszabhatók vagy kikapcsolhatók, ha nem szeretnéd őket. A WEMASY feltételes e-maileket is támogat, így a különböző látogatók a beküldésük alapján különböző visszaigazolást kapnak.
Állítsd be az e-mail automatizálást a WEMASY űrlapbeállításaiban, vagy nézd meg az árak oldalt, hogy lásd, milyen e-mail funkciókat tartalmaz a csomagod.