Valaki egy megbeszélés előtt az autójában ülve tölt ki egy űrlapot a telefonján. Beküldi. A beküldés megérkezik az űrlapeszközbe. Az értékesítő csapatodnak a CRM-edben kellene megkapnia. De vajon megkapja? Legtöbbször nem, mert a két rendszer nincs összekötve.
Ez a cikk bemutatja, hogyan működik az űrlap és a CRM összekötése, mely CRM-rendszerek illeszkednek jól az űrlapokhoz, és hogyan állítsd be, hogy az új beküldések automatikusan megérkezzenek a CRM-edbe, anélkül hogy bárkinek kézzel kellene másolnia az adatokat.
Mi a CRM, és miért számít
A CRM (Customer Relationship Management, ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) az a központi hely, ahol az értékesítő csapatod dolgozik. Gondolj rá úgy, mint egy digitális iratszekrényre, ahol minden érdeklődőről és ügyfélről nyilvántartást vezetsz. A CRM tárolja az elérhetőségeket, követi az összes váltott e-mailt, rögzíti a telefonhívásokat, naplózza a megbeszéléseket, és nyomon követi, hol tartanak az ügyletek az értékesítési folyamatban.
Amikor egy érdeklődő beküld egy űrlapot, névjegyként kell megjelennie a CRM-edben. Az értékesítő csapatod a CRM-ben látja az illetőről az összes információt: a beküldött űrlapadatokat, az összes kapcsolatfelvételt és a korábbi beszélgetéseket. CRM nélkül a csapatodnak több rendszert kell átnéznie, vagy meg kell kérdeznie: „Hallottunk már erről az emberről?”
Sok népszerű CRM-rendszer létezik. Mindegyik kicsit másképp működik, de ugyanazt a célt szolgálják: központosított ügyfélinformáció.
Miért fontos az űrlapok CRM-hez kötése
A CRM (Customer Relationship Management, ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) az, ahol az értékesítő csapatod dolgozik. Követi az érdeklődőkkel folytatott minden kapcsolatfelvételt, minden ügyletet és minden beszélgetést. Amikor egy űrlapbeküldés megérkezik, automatikusan a CRM-edbe kell kerülnie. E kapcsolat nélkül a beküldések az űrlapeszközben állnak, az értékesítő csapatod pedig nem tud arról, hogy új érdeklődő érkezett.
A kézi adatbevitel lassít. Mire valaki átmásol egy beküldést az űrlapeszközből a CRM-be, órák telnek el. Az értékesítésben az órák számítanak. Minél lassabban válaszolsz, annál alacsonyabb az átalakulási arányod.
Hogyan működik az űrlap és a CRM összekötése
Amikor összekötsz egy űrlapot egy CRM-mel, ez történik: valaki beküldi az űrlapodat. Az űrlapeszköz megkapja a beküldést. Ahelyett hogy megállna, az űrlapeszköz automatikusan elküldi a beküldés adatait a CRM-nek. A CRM megkapja, és új névjegyet hoz létre (vagy frissít egy meglévőt, ha az illető már küldött be korábban űrlapot). Az értékesítő csapatod azonnal látja az új érdeklődőt.
Ez másodpercek alatt megtörténik. Senkinek nem kell semmit kézzel csinálnia.
Natív integrációk és munkafolyamat-építők
Az űrlapokat kétféleképpen kötheted össze a CRM-ekkel.
Natív integrációk
Az űrlapeszköznek beépített kapcsolata van a CRM-mel. Egyszer hitelesíted magad (bejelentkezel a CRM-fiókoddal), összepárosítod az űrlapmezőket a CRM-mezőkkel (az űrlap e-mail mezője az CRM e-mail mezőjének felel meg), és kész. A beküldések automatikusan áramlani kezdenek.
A natív integrációk gyorsan beállíthatók, és semmilyen műszaki tudást nem igényelnek. A hátrány, hogy az űrlapeszköznek külön integrációt kellett építenie a te CRM-edhez. Ha nem tette meg, ezt a módszert nem használhatod.
Munkafolyamat-építők (automatizálási eszközök, egyedi webhookok)
Ha az űrlapeszközödnek nincs natív integrációja a CRM-eddel, használhatsz munkafolyamat-építőt. Az automatizálási szolgáltatásokkal „receptek” építhetők, amelyek azt mondják: „ha beküldenek egy űrlapot, hozz létre egy névjegyet a CRM-emben”. Ezek az eszközök szinte bármely két szolgáltatást összekötnek.
Az előny a rugalmasság. A hátrány, hogy újabb szolgáltatást ad hozzá (a legtöbb havidíjas), és alapszintű beállítási ismereteket kíván.
A fő CRM-integrációk és működésük
Minden-egyben marketing CRM-ek
A minden-egyben marketing CRM-ek a legtöbb nagyobb űrlapeszközzel natívan együttműködnek. Az összekötés egyszerű: hitelesítés, mezők párosítása, kész. Sokuknak bőkezű ingyenes szintje van, ezért sok űrlapeszköz ingyenes integrációt kínál.
A beküldések névjegyként kerülnek a CRM-be. Ha az e-mail-cím már létezik, a CRM frissíti a meglévő névjegyet. Ha új, a CRM új névjegyrekordot hoz létre.
Nagyvállalati CRM-ek
A nagyvállalati CRM-integrációk az űrlapeszközödtől függően eltérnek. Egyes eszközöknek van natív integrációjuk. Másoknak nincs. Ha a tiéd nem rendelkezik vele, a munkafolyamat-építők kis beállítással összeköthetik az űrlapokat a CRM-mel.
A beküldések általában érdeklődőként (lead) kerülnek a nagyvállalati CRM-be (hacsak nem állítod be őket névjegyként). Az értékesítő csapatod azonnal látja őket az érdeklődői sorban.
Értékesítési csővezeték CRM-ek
Az értékesítési csővezeték CRM-ek némelyik űrlapeszközzel natívan együttműködnek, másokkal nem. Nézd meg az űrlapeszközöd integrációs piacterén, hogy a CRM-ed szerepel-e. Ha igen, a beállítás általában egyszerű. Ha nem, a munkafolyamat-építő jól működik.
A csővezeték CRM-ek általában személyként (névjegyként) kezelik az űrlapbeküldéseket. Beállíthatod az integrációt úgy is, hogy ügyleteket is létrehozzon, ha szeretnéd (például: „új űrlapbeküldés = új ügylet $0 értékkel a korai szakaszban”).
Más CRM-ek (projekteszközök, munkaterek, egyedi adatbázisok)
Nem minden rendszert hívnak CRM-nek, de az űrlapadatoknak gyakran oda kell jutniuk. A munkafolyamat-építők az űrlapokat szinte bármivel összekötik: projektmenedzsment-eszközökkel, adatbázisokkal, egyedi alkalmazásokkal és így tovább.
Az űrlap és a CRM összekötésének beállítása lépésről lépésre
1. lépés: Nézd meg, támogatja-e az űrlapeszközöd a CRM-edet
Jelentkezz be az űrlapeszközödbe, és keresd az „integrációk” vagy „kapcsolatok” menüt. Nézd meg, szerepel-e a CRM-ed. Ha igen, kattints rá. Ha nem, ugorj a munkafolyamat-építőkre.
2. lépés: Hitelesítsd a CRM-edet
Kattints a gombra a CRM összekötéséhez. Megkér majd, hogy jelentkezz be a CRM-fiókodba, és add meg az űrlapeszköznek a hozzáférési engedélyt. Ez biztonságos: csak annyit engedélyezel az űrlapeszköznek, hogy névjegyeket hozzon létre és adatokat frissítsen.
3. lépés: Párosítsd az űrlapmezőket a CRM-mezőkkel
Az űrlapodnak vannak olyan mezői, mint a „név”, az „e-mail” és a „cég”. A CRM-ednek vannak névjegymezői. El kell mondanod az űrlapeszköznek, melyik űrlapmező melyik CRM-mezőnek felel meg. Általában ez egyértelmű (az „email” űrlapmező a CRM „email” mezőjének felel meg). Néha pontosítani kell (az „inquiry_type” űrlapmező a CRM „lead_source” mezőjének felel meg).
4. lépés: Teszteld az integrációt
Töltsd ki az űrlapodat, és küldj be egy teszt beküldést. Nézd meg a CRM-edet. Megjelenik egy új névjegy? A megfelelő mezőkben vannak az adatok? Ha igen, kész vagy. Ha nem, ellenőrizd a párosítást, és próbáld újra.
Gyakori integrációs hibák és megoldásuk
A beküldések nem jutnak el a CRM-be
Lehet, hogy az integráció megszakadt. A CRM-ek biztonsági okokból időnként újrahitelesítést kérnek. Jelentkezz be újra az űrlapeszközödbe, és hitelesítsd újra a CRM-edet. Ha ez nem segít, szüntesd meg az integrációt, és kösd össze újra a nulláról.
Az adatok rossz mezőkbe kerülnek
Lehet, hogy a mezőpárosítás hibás. Ellenőrizd, hogy az űrlapmezők a megfelelő CRM-mezőkhöz vannak-e rendelve. Néha az a gond, hogy az űrlapeszköz és a CRM más mezőneveket használ. Például az űrlapeszköz „phone_number” néven hívja, a CRM pedig „phone” néven. Ezeket helyesen kell párosítanod.
Duplikált névjegyek jönnek létre
Ha ugyanaz a személy kétszer küld be űrlapot, a CRM két névjegyet is létrehozhat egy frissítése helyett. Ez akkor fordul elő, ha a CRM nem tudja azonosítani, hogy a két beküldés ugyanattól a személytől jött. A megoldás általában az, hogy megmondod a CRM-nek, hogy e-mail-cím alapján egyeztessen (ha az e-mail már névjegy, frissítse, ha nem, hozzon létre újat). A legtöbb CRM alapértelmezetten ezt teszi, de néha be kell állítani.
Egyes beküldések nem szinkronizálódnak
Ha bizonyos beküldések nem érnek el a CRM-hez, ellenőrizd, hogy minden kötelező mező ki van-e töltve. Ha egy mező a CRM-ben kötelező, de az űrlapodban nem, és valaki enélkül a mező nélkül küldi be, a beküldés nem szinkronizálódik. Tedd kötelezővé a mezőt az űrlapodban is, vagy állítsd be a CRM-ben, hogy az a mező üresen maradhasson.
Haladó integráció: feltételes szinkronizálás
Nem mindig akarod, hogy minden beküldés a CRM-be menjen. Lehet, hogy van egy kapcsolati űrlapod és egy demókérő űrlapod. A demókérések szinkronizálódjanak a CRM-edbe. A kapcsolati űrlap beküldései talán nem értékesítési érdeklődők.
Egyes űrlapeszközök és munkafolyamat-építők lehetővé teszik feltételek megadását. Például: „Csak akkor szinkronizálj a CRM-be, ha inquiry_type = 'Demo Request'”. Így a CRM-ed tiszta marad, az értékesítő csapatod pedig időt takarít meg, mert nem árasztod el olyan beküldésekkel, amelyek valójában nem érdeklődők.
Hogyan kapcsolódik a WEMASY a CRM-rendszerekhez
A WEMASY űrlapjai natív integrációkat tartalmaznak népszerű CRM-ekkel. Néhány kattintással összekötöd a CRM-fiókodat, párosítod a mezőket, és a beküldések automatikusan szinkronizálódni kezdenek. Feltételes szinkronizálást is beállíthatsz, hogy csak bizonyos beküldések kerüljenek a CRM-edbe. Azokhoz a CRM-ekhez, amelyek nincsenek a WEMASY natív integrációs listáján, a WEMASY webhookokat és automatizálási eszközökhöz való kapcsolódást támogat.
Nézd meg a WEMASY-fiókodban, mely CRM-integrációk érhetők el, vagy nézd meg az árak oldalt, hogy lásd, mely funkciók tartoznak a csomagodhoz.