Mielőtt űrlapeszközt választasz, vagy elindítod az első űrlapodat, meg kell értened, mi történik a látogatói adatokkal a beküldés után. Hol vannak. Ki láthatja őket. Hogyan védik őket. A legtöbben azt feltételezik, hogy az űrlapeszközük mindezt automatikusan kezeli. Néha igen. Gyakran nem.
Ez a cikk azt tárgyalja, hogyan működik valójában az űrlapadatok tárolása, milyen biztonsági funkciókat követelj meg egy űrlapeszköztől, és milyen megfelelőségi szabályok vonatkoznak rád aszerint, milyen információt gyűjtesz.
Mit jelent a biztonságos űrlapadat-tárolás
A biztonságos űrlaptárolásnak három eleme van: a tárolt adat titkosítása (az adat összekeverve van tároláskor), az átvitel közbeni titkosítás (az adat összekeverve utazik a szerveredre), és a hozzáférés-szabályozás (csak jogosult emberek olvashatják az adatot).
A legtöbb űrlap jól teljesít az átvitel közbeni titkosításban. Az adat biztonságosan érkezik a szerveredre. De aztán sima szövegként áll egy adatbázisban. Bárki, aki feltöri az adatbázist, vagy bárki, aki munkatársként hozzáfér, de nem kellene, mindent elolvashat. Ekkor bukik el a biztonságos tárolás.
Tárolt adat titkosítása és átvitel közbeni titkosítás
Ezek az adatot különböző szakaszokban védik. A különbség megértése kulcsfontosságú ahhoz, hogy tudd, valójában mid van.
Átvitel közbeni titkosítás
Ez az a titkosítás, amely akkor történik, amikor az adat a látogató böngészőjéből a szerveredre utazik. Ha az űrlapod HTTPS-oldalon van (keresd a lakat ikont az URL mellett), az átvitel közbeni titkosítás be van kapcsolva. Az adat az átvitel alatt összekevert.
Az átvitel közbeni titkosítás ma már alapkövetelmény. Minden jelentős űrlapeszköz, minden webshop fizetési folyamat, minden szabályos weboldal HTTPS-t használ. Ha az űrlapod nem HTTPS-en van, ezt javítsd először. Ez nem alku tárgya.
Tárolt adat titkosítása
Ez az, ami azután történik, hogy az adat megérkezik a szerveredre, és az adatbázisban tárolódik. Titkosított az adat az adatbázisban? Vagy sima szövegként tárolódik?
Sok űrlapeszköz kínálja a lehetőséget, de alapból nem kapcsolja be. Neked kell bekapcsolnod. Egyesek egyáltalán nem kínálják, főleg az ingyenes vagy olcsó űrlapmegoldások. Ha egy űrlapeszköz a biztonsági dokumentációjában nem említi a tárolt adat titkosítását, feltételezd, hogy nem csinálja.
A tárolt adat titkosítása azt jelenti, hogy még ha valaki jogosulatlan hozzáférést szerez az adatbázisodhoz, az adat a titkosítási kulcs nélkül olvashatatlan. Ez véd, ha a tárhelyszolgáltatód kompromittálódik, ha egy rosszindulatú munkatárs hozzáfér az adatbázishoz, vagy ha egy harmadik fél ellopja az adataid másolatát.
Honnan tudod, hogy az űrlapadataid titkosítottak
Nézd meg az űrlapeszközöd biztonsági dokumentációját. Keress olyan megfogalmazást, mint „a tárolt adat titkosított” vagy „végpontok közötti titkosítás”. Ha a dokumentáció nem említi, írj az ügyfélszolgálatnak, és kérdezd meg közvetlenül: „Az űrlapbeküldések titkosítva vannak az adatbázisotokban?”
Mit mondanak a válaszok:
„Igen, minden adat alapból titkosított.” Ez jó. Az adataid védettek.
„A titkosítás prémium funkcióként érhető el.” Ez vészjelzés. A titkosításnak alapnak kell lennie. Ha megfelelőség kell (HIPAA, GDPR stb.), lehet, hogy frissítened kell, vagy eszközt kell váltanod.
„Az adatot iparági szabvány módszerekkel, például AES-256-tal titkosítjuk.” Ez kiváló. Az AES-256 a titkosítás aranyszabványa.
„A tárolt adatot nem titkosítjuk, de szigorú hozzáférés-szabályozásunk van.” Ez nem elegendő. A hozzáférés-szabályozás segít, de a titkosítás jobb. Még a szigorú hozzáférés-szabályozású cégek is kompromittálódhatnak.
Hozzáférés-szabályozás: ki láthatja az űrlapadataidat
A titkosításon túl szabályozd, ki férhet hozzá az űrlapbeküldéseidhez. Ez a csapattagjaidra és az űrlapeszköz munkatársaira is vonatkozik.
A csapatod hozzáférése
A csapatodban nem mindenkinek kell látnia az összes űrlapbeküldést. Az ügyfélszolgálatos lássa a neki kiosztott beküldéseket. A vezető láthat jelentéseket és összegzéseket, de az egyes űrlapok részleteit nem. A könyvelő soha nem láthat kapcsolati űrlapbeküldést.
A jó űrlapeszközök lehetővé teszik különböző jogosultsági szintek kiosztását. Használd őket. A legkisebb jogosultság elve azt jelenti, hogy mindenki csak ahhoz fér hozzá, amire a munkájához szüksége van.
Az űrlapeszköz munkatársainak hozzáférése
Az űrlapeszköz munkatársai láthatják az adataidat. A kérdés az, hogy kellene-e. Olyan eszközöket keress, amelyek:
Világos adatvédelmi szabályzattal rendelkeznek arról, hogy az ügyfélszolgálati munkatársak hozzáférnek-e valaha ügyféladatokhoz. Sok eszköznek az a szabálya, hogy nem néznek ügyféladatot, hacsak nem kéred, hogy segítsenek egy problémában.
Támogatják a hozzáférés naplózását (ha az ügyfélszolgálat hibaelhárításhoz hozzáfér az adataidhoz, az naplózva van, és értesítést kapsz).
SOC 2 tanúsítvánnyal rendelkeznek, ami azt jelenti, hogy egy harmadik fél ellenőrizte a biztonsági gyakorlataikat.
Adatmegőrzés: meddig tartsd meg az űrlapbeküldéseket
Nem kell örökre megtartanod a beküldéseket. Döntsd el, meddig kell megőrizned az adatot, aztán töröld automatikusan.
A legtöbb vállalkozás egy-három évig őrzi a beküldéseket. A kapcsolati űrlapbeküldéseket egy évig érdemes (elég hosszú az esetleges követéshez). A webshop tranzakciós adatait hét évig kell megőrizni (adózási és jogi követelmények). A felmérési adatokat egy évig lehet megőrizni az üzleti döntések támogatására.
Állíts be automatikus törlést, ha az űrlapeszközöd támogatja. Ha nem, időnként nézd át és töröld kézzel a régi beküldéseket. Ez a biztonsági kockázatodat is csökkenti (kevesebb adat kevesebbet jelent, ami kiszivároghat, ha feltörnek).
Nézd meg az iparágadra vonatkozó jogi követelményeket. Ha egészségügyi adatot kezelsz, lehet, hogy meghatározott ideig kötelező megőrizned. Ha pénzügyi adatot kezelsz, a szabályozás előírhatja a megőrzést. Ha bizonytalan vagy, kérj tanácsot ügyvédtől.
Az űrlapadatok biztonságos mentése
Rendszeresen mentened kell az űrlapbeküldéseidet. De maguk a mentések is biztonsági gyenge pontok lehetnek, ha nem megfelelően kezeled őket.
Ha mented az adataidat (akár automatikusan az űrlapeszközön keresztül, akár kézzel exportálva), gondoskodj róla, hogy a mentések:
Titkosítottak: a mentéseket ugyanúgy kell titkosítani, mint az éles adatot.
Biztonságosan tároltak: ha a mentéseket a saját szervereden vagy felhőtárhelyen tárolod, gondoskodj róla, hogy jelszóvédettek legyenek, és ne férjen hozzájuk mindenki a szervezetedben.
Elkülönítettek az éles környezettől: ha a fő adatbázist feltörik, a mentés nem kompromittálódhat. Tárold a mentéseket különböző rendszereken, különböző hozzáférés-szabályozással.
Tesztelve vannak: időnként teszteld, hogy valóban vissza tudod-e állítani a mentésekből. A vissza nem állítható mentés használhatatlan.
Megfelelőségi követelmények az űrlapadatok tárolásához
Attól függően, hol vannak a látogatóid, és milyen iparágban működsz, jogi megfelelőségi követelmények vonatkozhatnak rád.
GDPR (uniós lakosok)
Ha az Európai Unió lakosaitól gyűjtesz adatot, a GDPR vonatkozik rád. Fő követelmények: tájékoztatnod kell az embereket arról, milyen adatot gyűjtesz, miért, és hogyan őrzöd biztonságban. Biztonságosan kell tárolnod. Törölnöd kell, ha kérik. Nem tarthatod meg tovább, mint ameddig a gyűjtés céljához szükséges.
CCPA (kaliforniai lakosok)
A kaliforniai lakosoknak adatvédelmi jogaik vannak az adatgyűjtéssel kapcsolatban. Közölnöd kell, milyen adatot gyűjtesz, lehetővé kell tenned az adataik törlését, és nem adhatod el engedély nélkül.
HIPAA (egészségügyi adatok)
Ha egészségügyi információt gyűjtesz, a HIPAA szigorú követelményeket ír elő: az adatot titkosítani kell, a hozzáférést naplózni kell, adatvédelmi incidens bejelentési tervnek kell lennie, és így tovább. Ez nem opcionális. A jogsértések jelentős bírságot vonhatnak maguk után.
PCI DSS (fizetési adatok)
Ha az űrlapod bankkártya-információt gyűjt, a PCI DSS konkrét biztonsági intézkedéseket ír elő. A legtöbb szabályos űrlapeszköz nem tárol nyers bankkártyaadatot. Tokenizálást használnak (a tényleges kártyaszám helyett hivatkozási kódot tárolnak). Kérdezd meg az űrlapeszközödtől, megfelel-e a PCI-nek.
Mit tegyél, ha adatvédelmi incidensre gyanakszol
Ha jogosulatlan hozzáférést fedezel fel az űrlapbeküldéseidhez, gyorsan cselekedj:
Térképezd fel a kiterjedést: milyen adat került ki? Hány rekord? Milyen időszakból?
Zárd le a rést: azonnal változtass meg minden jelszót. Állítsd vissza az API-kulcsokat. Vond vissza a hozzáférési tokeneket. Szüntesd meg a sebezhetőséget, amely lehetővé tette az incidenst.
Értesítsd az érintetteket: a szabályozástól függően értesítened kell mindenkit, akinek az adata kikerült. A GDPR-nél általában 30 napon belül, a HIPAA-nál azonnal.
Dokumentálj mindent: őrizd meg, mi történt, mikor fedezted fel, és mit tettél. A hatóságok látni akarják majd.
Hogyan védi a WEMASY az űrlapbeküldéseket
A WEMASY HTTPS-en keresztül küldi az űrlapbeküldéseket, és a fiókodhoz kötött hozzáféréssel tárolja őket. Ha törölnöd kell beküldéseket (a GDPR törléshez való joga miatt), eltávolíthatod őket a fiókodból.
A megfelelőségi követelményekhez nézd át a csomagod funkcióit, vagy fordulj az ügyfélszolgálathoz. Tudj meg többet az adatbiztonságról és adatvédelemről a WEMASY fiókodban, vagy látogasd meg az árak oldalt, hogy lásd, milyen biztonsági funkciókat tartalmaz az egyes csomagok.