Egy ügyfél beküld egy űrlapot. Az értékesítési csapatod sosem látja, mert csak az űrlapeszközödben van meg. A könyvelőd nem tudja, hogy új ügyfél érkezett, mert az adat sosem jutott el a táblázatukba. Az ügyfélszolgálatod elveszíti a környezetet, mert nincs hozzáférésük a beküldéshez. Közben te kézzel másolod ugyanazt az adatot három különböző rendszerbe, háromszor gépeled be ugyanazt az információt, és még mindig hibázol.
Ez a cikk azt tárgyalja, hogyan szinkronizáld az űrlapbeküldéseket egyszerre több platformra, hogy minden csapat, amelynek szüksége van az adatra, automatikusan és azonnal megkapja.
Mit jelent az adatszinkronizálás, és miért fontos
Az adatszinkronizálás azt jelenti, hogy az űrlapbeküldések automatikusan egyszerre több rendszerbe kerülnek. Amikor valaki beküld egy űrlapot, az adat a CRM-edbe, egy e-mail-listára, egy táblázatba, egy projektkezelő eszközbe és bárhová máshová áramlik, ahová szükséged van rá. Másodpercek alatt. Egyetlen művelettel.
Szinkronizálás nélkül az adat elszigetelt silókban él. Az értékesítési csapat hiányos adatot lát a CRM-ben. A pénzügy mást lát a táblázatában. Az ügyfélszolgálat nem tudja, hogy új ügyfél érkezett. Mindenki más igazságforrásból dolgozik.
A szinkronizálás minden rendszert naprakészen tart. Egy beküldés minden célhoz eljut. Mindenkinek ugyanaz az információja van.
Egyirányú és kétirányú szinkronizálás
Egyirányú szinkronizálás (az űrlapból más rendszerekbe)
Az adat az űrlapodból más eszközökbe áramlik. Amikor valaki beküld egy űrlapot, az adat kimegy a CRM-edbe, az e-mail-platformodra, a táblázatodba és így tovább. Ez a leggyakoribb minta. A szinkronizálást az űrlapbeküldés indítja.
Kétirányú szinkronizálás
Ritkább, de néha szükséges. Az adat mindkét irányba áramlik. Például ha valaki módosítja a kapcsolatot a CRM-edben, a változás visszaszinkronizálódik az űrlapeszközöd róla szóló rekordjába. Vagy ha frissítesz egy táblázatot, az űrlapeszköz látja a változást.
A kétirányú szinkronizálás összetettebb, és általában csak olyan kritikus adatfolyamoknál használják, ahol számít, hogy tökéletesen szinkronban maradjanak.
A legtöbb űrlap-használati esethez elég az egyirányú szinkronizálás: az űrlapból mindenhová máshová.
Több, eltérő felépítésű cél kezelése
A kihívás: az űrlapod a „name” és a „company” mezőt gyűjti, de a CRM-ed a nevet „first_name” és „last_name” mezőre bontja. A táblázatodban van egy „company_name” mező. Az e-mail-platformodnak csak az „email” kell.
Az adatleképezés ezt oldja meg. A szinkronizálások beállításakor megmondod minden célnak, hogyan fogadja az űrlapadatot. Az űrlap „name” mezője a CRM „first_name” mezőjére képeződik le. Az űrlap „email” mezője az e-mail-platform „email” mezőjére. És így tovább.
A legtöbb szinkronizáló eszköz automatikusan kezeli ezt a leképezést. Csak rákattintasz, melyik mező hová megy.
Többplatformos szinkronizálás beállítása automatizálási eszközzel
1. lehetőség: több egyedi szinkronizálás
Hozz létre külön munkafolyamatot minden célhoz. 1. munkafolyamat: űrlap a CRM-be. 2. munkafolyamat: űrlap az e-mail-platformra. 3. munkafolyamat: űrlap a táblázatba. Az űrlap beküldésekor mind a három munkafolyamat elindul. Az adat mind a három helyre megy.
Ezt egyszerű beállítani, és könnyű kezelni. A hátránya: ha 10 célod van, 10 munkafolyamat kell, és sok automatizálási eszköz munkafolyamatonként számláz.
2. lehetőség: többlépéses munkafolyamatok
Hozz létre egy munkafolyamatot több műveleti lépéssel. Indító: űrlapbeküldés. 1. művelet: hozzáadás a CRM-hez. 2. művelet: hozzáadás az e-mail-listához. 3. művelet: sor hozzáadása a táblázathoz. Mind egyetlen munkafolyamatban.
Ez hatékonyabb és olcsóbb, ha sok célod van. Egy munkafolyamat sok mindent elvégez.
Feltételes szinkronizálás kezelése (nem minden megy mindenhová)
Lehet, hogy nem akarod, hogy minden beküldés minden célra szinkronizálódjon. Talán az értékesítési megkeresések a CRM-be mennek, de az ügyfélszolgálati kérdések nem. Talán csak a magas prioritású érdeklődőket szinkronizálod az e-mail-platformra.
Használj feltételeket. A szinkronizáló eszközödben állíts be szabályokat: „Csak akkor szinkronizálj, ha inquiry_type = Sales” vagy „Csak akkor szinkronizálj, ha priority = High”.
Ez tisztán tartja a rendszereidet. Nem árasztod el minden rendszert minden beküldéssel. Csak a releváns adat jut a megfelelő helyekre.
Adatminőség a szinkronizált rendszerekben
Ha az adat több helyre szinkronizálódik, a minőség számít. Az űrlapon lévő elírás mind az öt rendszerben elírás lesz.
Végezz űrlapellenőrzést a szinkronizálás előtt. Használj kötelező mezőket, e-mail-ellenőrzést, formátumellenőrzést. A tiszta adat bemenet mindenhol tiszta adatot jelent, ahová szinkronizálódik.
A szinkronizálások figyelése és a hibák elhárítása
Még a jó szinkronizálás is elromlik néha. Egy célrendszer lehet, hogy nem működik. Egy API megváltozhat. Egy mezőleképezés elromolhat.
Rendszeresen figyeld a szinkronizálásaidat. Ellenőrizd, hogy az adat minden célhoz megérkezik-e. A legtöbb szinkronizáló eszköznek van naplója vagy vezérlőpultja, amely a sikeres és sikertelen arányokat mutatja. Hetente nézd át ezeket, hogy korán elkapd a problémákat.
Ha egy szinkronizálás hibás, ne hagyd figyelmen kívül. Javítsd ki. A rendszereid szinkronon kívül maradnak, amíg nem teszed.
Költségszempontok a többplatformos szinkronizálásnál
A szinkronizáló szolgáltatások általában feladatonként vagy havonta számláznak. Ha sok szinkronizálás fut gyakran, a költségek összeadódnak. Számold ki:
Hány űrlapbeküldés van havonta? Hány cél? Ez annyi szinkronizálási feladatot jelent havonta. Mennyit számláz a szinkronizáló szolgáltatásod erre a mennyiségre?
Néha olcsóbb natív integrációkat használni, ahol elérhetők (a natív integrációk általában benne vannak az űrlapeszközöd árában), és csak azokhoz a rendszerekhez használni automatizálási eszközt, amelyeknek nincs natív integrációjuk.
Hogyan kezeli a WEMASY a többplatformos szinkronizálást
A WEMASY natív integrációkat tartalmaz a fő platformokkal (CRM, e-mail stb.). Azokhoz a platformokhoz, amelyeknek nincs natív integrációjuk, a WEMASY támogatja a harmadik fél szinkronizáló eszközeit. Beállíthatsz több szinkronizálást, hogy egyetlen űrlapbeküldés az összes használt rendszerhez eljusson. Képezd le a mezőket, állíts be feltételeket, és hagyd, hogy a WEMASY szinkronizáljon helyetted. Nézd meg, mely szinkronizálási lehetőségek érhetők el a WEMASY fiókodban, vagy az árak oldalon találsz részleteket az integrációkról.