A múlt hónapban 18 ügyfél mondott le az időpontja előtt két órán belül. A csapatod blokkolta ezeket az időpontokat olyan bevételre számítva, amely sosem érkezett meg. Ezek közül három lemondás ugyanattól az ismétlődő foglalótól jött, aki úgy tűnik, sosem tervez előre.
Pontosan ezt a mintázatot előzi meg a lemondási szabályzat sablon. A lemondási szabályzat sablon újrahasznosítható dokumentum, amely meghatározza, mennyivel korábban kell lemondaniuk az ügyfeleknek, milyen visszatérítést kapnak, és milyen díjak vonatkoznak a késői módosításokra. A meg nem jelenési szabályokkal együtt működik, de az időpont kezdete előtti időszakot fedi le. Itt az áll, hogyan építs olyan sablont, amelyet a csapatod napi találgatás nélkül érvényesíthet.
Mi az a lemondási szabályzat sablon?
A lemondási szabályzat sablon olyan mesterdokumentum, amely fix szerkezetű, változó mezőkkel az értesítési időkhöz, a visszatérítési százalékokhoz és a díjösszegekhez. Az egyetlen szolgáltatásra írt eseti szabályzattal ellentétben a sablon a teljes foglalási kínálatodon skálázódik. Átmásolod az alapszöveget, és szolgáltatási szintenként csak a zárójeles értékeket igazítod.
Az erős sablonok négy dolgot határoznak meg. A lemondási határidőt órákban vagy napokban. A visszatérítés összegét az időben leadott lemondásokra. A díjat vagy részleges terhelést a késői lemondásokra. És az átütemezési lehetőséget, ha megengeded, hogy az ügyfelek áthelyezzenek egy foglalást, ahelyett hogy teljesen elveszítenék.
Miben különböznek a lemondási szabályok a meg nem jelenési szabályoktól?
A lemondás az ütemezett idő előtt történik. A meg nem jelenés akkor, ha az ügyfél soha nem érkezik meg, és soha nem mond le. Mindkettő bevételbe kerül, de az ügyfél viselkedése különbözik. A lemondási szabályzatok a korai kommunikációt jutalmazzák. A meg nem jelenési szabályzatok a hallgatást büntetik.
A két szabályzat külön, de összehangolt sablonban tartása megelőzi az ellentmondásokat. Ha a lemondási ablakod 24 óra, a meg nem jelenési szabályzatodnak is ugyanerre a határidőre kell hivatkoznia. Az ügyfelek, akik különböző oldalakon ellentmondó szabályokat olvasnak, gyorsan elveszítik a bizalmukat.
Hogyan építsd fel a lemondási szabályzat sablonodat?
1. Állíts be szintezett értesítési időket
A sok előkészítést igénylő szolgáltatásoknak hosszabb ablak kell. Egy hétköznapi időpontnál lehet 24 óra. Egy kiszolgált rendezvénynél hét nap. Sorold fel az egyes szinteket egy táblázatban a sablon tetején.
2. Határozd meg a visszatérítési logikát szintenként
Teljes visszatérítés az időben leadott lemondásnál. Részleges visszatérítés vagy jóváírás a késői lemondásnál. Nincs visszatérítés az aznapi lemondásnál, hacsak nem engedsz kivételeket. Írd le, hogy a visszatérítés az eredeti fizetési módra megy-e vissza, vagy bolti jóváírás lesz.
3. Adj hozzá átütemezési lehetőséget
Egyes vállalkozások az átütemezést részesítik előnyben a visszatérítéssel szemben. Egy olyan sablonsor, mint a "foglalásonként egy ingyenes átütemezés, ha [48] órával előre kérik", csökkenti a bevételkiesést, miközben az ügyfélkapcsolat megmarad.
4. Írj ügyfeleknek szóló összefoglaló szöveget
Emeld ki a három kulcsszabályt érthető nyelven a foglalási oldaladra. Linkelj a teljes sablonra azoknak az ügyfeleknek, akik minden részletet szeretnének.
5. Hangold össze a meg nem jelenési sablonoddal
Hivatkozz a meg nem jelenési szabályzat sablonodra, hogy a fogalmak, a határidők és a díjak megfogalmazása egyezzen. Egy felelős negyedévente együtt nézze át a két dokumentumot.
Az egyértelmű lemondási szabályok az ütemezési ütközéseket is csökkentik. Ha az ügyfelek időben mondanak le, a szabad időpontok mások számára elérhetővé válnak, ahelyett hogy egy zsúfolt naptárban dupla foglalási fejfájássá változnának.
Gyakori kérdések
Mi a szokásos lemondási értesítési idő a szolgáltató vállalkozásoknál?
A huszonnégy óra a leggyakoribb ablak a napokkal vagy hetekkel előre foglalt időpontokhoz. Az aznapi szolgáltatások, például a spontán fogadó fodrászatok, néha négy-hat órát használnak. Igazítsd az időszakot ahhoz, mennyi időre van szüksége a csapatodnak a szabad időpont betöltéséhez.
Adjak teljes visszatérítést az időben leadott lemondásokra?
A teljes visszatérítés jóindulatot épít, és csökkenti a visszaterhelési vitákat. Ha magasak az előkészítési költségek, a megadott százalékú részleges visszatérítés tisztességes. Bármit választasz, következetesen alkalmazd ugyanazon a szolgáltatási szinten.
Hogyan kezeljem az időjárás vagy vészhelyzet miatti lemondásokat?
Adj a sablonodhoz vis maior záradékot, amely az ügyfél befolyásán kívüli eseményeket fedi le. Határozd meg, milyen igazolást kérsz, és hogy az ügyfél visszatérítést vagy átütemezési jóváírást kap. Alkalmazd a kivételeket esetenként, de dokumentálj minden döntést.
Hol jelenjen meg a lemondási szabályzat a weboldalamon?
Mutass egy összefoglalót a fizetésnél, és linkelj a teljes szabályzatra a foglalási oldal láblécéből. A WEMASY-vel a teljes sablont weboldalként teheted közzé a weboldalépítőn keresztül, így az ügyfelek a megerősítés előtt elolvassák.
Megerősíthetik az automatikus emlékeztetők a lemondási szabályzatomat?
Igen. A lemondási határidőt megismétlő emlékeztető e-mailek csökkentik az utolsó pillanatos meglepetéseket. Küldd az első emlékeztetőt az időpont előtt 48 órával, és tegyél bele egy egykattintásos lemondási vagy átütemezési linket. A tippek a foglalások kezeléséhez és a meg nem jelenések elkerüléséhez az emlékeztetők időzítési stratégiáit tárgyalja.
Milyen gyakran frissítsem a lemondási szabályzat sablont?
Negyedévente nézd át, és minden jelentős árazási vagy szolgáltatásváltozás után. Ha a késői lemondások egy frissítés után megugranak, az új határidő talán túl rövid az ügyfélkörödnek. Adatok alapján igazíts, ne feltételezések alapján.