A recepción három telefon cseng egyszerre. Az egyik hívó keddre kér időpontot. A másik azt kérdezi, hogy Dr. Kiss csütörtökön még szabad-e. A harmadik át akarja tenni a tegnap este online foglalt időpontját. A falon lógó papírnaptár ezt már nem bírja.
Itt jön képbe az orvosi időpontfoglaló szoftver. Az időpontfoglaló szoftver olyan rendszer, amely tárolja a szakemberek szabad idejét, fogadja a foglalásokat a munkatársaktól és az ügyfelektől, és kézi másolgatás nélkül küld visszaigazolást. Az online időpontfoglaló funkciói megakadályozzák a dupla foglalást is, és olyan szabályokat alkalmaznak, mint a szünetek vagy a szolgáltatások hossza. Itt van, mit tudnak valójában ezek az eszközök, és hogyan illeszkednek az egészségügyön kívüli vállalkozásokhoz.
Mi az az időpontfoglaló szoftver?
Az időpontfoglaló szoftver egy központi naptár, amelybe beépítették a foglalási logikát. Tudja, melyik szakember mikor dolgozik, milyen szolgáltatásokat nyújt, és egy-egy alkalom meddig tart. Amikor valaki időpontot kér, a rendszer a visszaigazolás előtt ellenőrzi a szabályokat.
Az időpontfoglaló eszközök többet tudnak egy közös naptárnál. Kezelik a kérdőíveket, a fizetést, az emlékeztető-sorozatokat és a jelentéseket. A munkatársak egyetlen beosztást látnak, akár a weboldalról, akár telefonon, akár a pultnál érkezett a foglalás.
Az orvosi időpontfoglaló szoftver klinikai folyamatokkal bővül. A vizit típusa, a biztosítási kérdések és az adatvédelmi beállítások itt fontosabbak, mint egy fodrászatban vagy egy korrepetálásnál. A motor hasonló. Az űrlapmezők és a megfelelőségi lépések mások.
Mit kezelnek az időpontfoglaló eszközök a mindennapokban?
A szabad időpontok kezelése összhangban tartja az online és a személyes csatornákat. Ha egy szakember péntek délutánra képzést tesz be, az az idősáv azonnal eltűnik a nyilvános foglalásból.
A szolgáltatáslista megadja az időtartamot, az árat és az előkészületi tudnivalókat. Egy negyvenöt perces festés és egy tizenöt perces vágás eltérő hosszúságú idősávot kér ugyanabban a naptárban.
Az automatikus üzenetek visszaigazolják a foglalást, és a látogatás napja előtt figyelmeztetik az ügyfeleket. A kézi emlékeztető hívások órákat esznek fel, amelyeket a munkatársak a szolgáltatásra fordíthatnának.
A jelentések megmutatják a csúcsidőszakokat, a meg nem jelenések arányát és a szakemberek kihasználtságát. Ezek a számok találgatás nélkül segítenek a beosztásban és a marketingben.
Miben más az időpontfoglaló szoftver, mint egy sima naptár?
Az általános naptár eseményeket tárol. Az időpontfoglaló szoftver az üzleti szabályokat is betartatja. Nem engedi, hogy két ügyfél ugyanazt a szakembert foglalja le ugyanarra a percre. Elrejti azokat a szolgáltatásokat, amelyeket az adott szakember nem végezhet.
A másik különbség az önkiszolgáló foglalás. Az ügyfelek a weboldaladon választanak a valódi szabad időpontok közül, ahelyett hogy telefonon kergetnék egymást. Ez kapcsolódik a beállítási munkához, amelyről itt olvashatsz: az online időpontfoglalás beállítása.
Ha még a fogalmakat tisztázod, olvasd el előbb ezt: mi az az időpontfoglalás. Utána hasonlítsd össze, hogyan kezeli egy tágabb foglalási rendszer a kapacitás lefoglalását a szakemberhez kötött idősávokhoz képest.
A szoftver kiválasztásáról később szólunk ebben a könyvben. Egyelőre elég annyi: az időpontfoglaló szoftver a szétszórt foglalási kéréseket egyetlen megbízható beosztássá alakítja, amelyben a csapatod és az ügyfeleid is bízhatnak.
Gyakori kérdések
Kell-e külön időpontfoglaló szoftver a kisvállalkozásoknak?
Az egyéni szolgáltatók, akiknek hetente csak néhány ügyfelük van, eleinte elboldogulhatnak egy egyszerű naptárral. A nagyobb forgalom, a több munkatárs vagy az online foglalás viszont általában dedikált időpontfoglaló eszközök felé tereli a csapatokat. A fordulópont az ismétlődő beosztási hibák, vagy az egyeztetésre elvesző órák.
Működik-e az időpontfoglaló szoftver nem orvosi szolgáltatásoknál is?
A tanácsadók, a szalonok, a korrepetitorok és a javítóműhelyek ugyanazokat az alapfunkciókat használják. Az orvosi időpontfoglaló szoftver csak ráteszi a klinikai felvételt és az adatvédelmi igényeket. A szolgáltatási szabályok és a szakemberek naptára minden ágazatban működik.
Hogyan kapcsolódik az időpontfoglaló szoftver a weboldalamhoz?
A legtöbb eszköz beágyazható foglalási oldalt vagy modult kínál, amelyet beteszel az oldaladra. A WEMASY weboldalépítőjével közzéteheted ezeket az oldalakat, így az ügyfelek a domainnevedről való kilépés nélkül foglalnak.
Mi a különbség az online időpontfoglaló és a foglalási rendszer között?
Az időpontfoglalók megnevezett szakemberekre és rögzített szolgáltatási időtartamra épülnek. A foglalási rendszerek gyakran névtelen kapacitást tartanak vissza, például asztalokat vagy termeket. Olvasd el a foglalások és időpontok összehasonlítását, hogy a vállalkozásodhoz illő modellt válaszd.
Legyen-e az időpontfoglaló szoftverben fizetés?
Az előleg és az előre fizetés csökkenti a meg nem jelenéseket a nagy keresletű szolgáltatásoknál. Nem minden vállalkozásnak kell fizetés a foglaláskor. Sok csapat ingyenes visszaigazolással indul, és akkor vezet be előleget, amikor megjelennek a meg nem jelenési minták.
Mit olvassak ezután ebben a modulban?
Folytasd ezzel: hogyan csökkentik az emlékeztetők a meg nem jelenéseket. Látni fogod, miért fontos az üzenetküldés a foglalás után. Átfogóbb vásárlási útmutatóért nézd meg a blogunkat: mire figyelj egy foglalási rendszernél.