Hány telefonhívást kezel a recepciód csak azért, hogy szabad időpontot találjon? Mi történik, ha foglalt a vonal, és a páciens feladja? És az az ügyfél, akinek esti időpont kell, de csak az ebédidő csúcsán jut eszébe felhívni?
Az online időpontfoglalás ezekre a hiányokra felel. Az ügyfelek a weboldaladon böngészik a szabad időpontokat, kiválasztják a nekik megfelelőt, és automatikusan megerősítést kapnak. Akár orvosi rendelőt vezetsz, akár szolgáltató vállalkozást, a beállítás ugyanazokat az alaplépéseket követi. Itt van, hogyan állítsd be az időpontfoglaló szoftvert orvosoknak, terapeutáknak, tanácsadóknak és hasonló időpontalapú munkához.
Mit igényel az online időpontfoglalás?
Minden időpontfoglalási beállításhoz három réteg kell: szolgáltatások, szolgáltatók és elérhetőség. A szolgáltatások meghatározzák, mit lehet foglalni, és meddig tart egy látogatás. A szolgáltatók azok az emberek vagy termek, amelyekhez a szolgáltatások tartoznak. Az elérhetőségi szabályok szabályozzák, mikor fogad foglalást az egyes szolgáltatók.
Ha a három nincs összehangolva, megszakadnak a folyamatok. Egy 30 perces szolgáltatás egy 15 perces időpontokkal dolgozó naptárban réseket hagy. Az a szolgáltató, akit olyan napokon jelölsz elérhetőnek, amikor nem dolgozik, kézi lemondásokhoz vezet.
Háttérként, hogy az időpontok miben térnek el a többi foglalástípustól, olvasd el a mi az az időpontfoglalás fejezetet és a foglalások és időpontok közti különbség fejezetet.
Hogyan állíts be online időpontfoglalást lépésről lépésre?
Első lépés: sorold fel az időpont-típusokat. Az új páciens vizit, az utókezelés, a konzultáció és az eljárás mind kap saját időtartamot és pufferidőt. Az időpontok közti pufferidő helyet ad a munkatársaknak a szobák átállítására és a nyilvántartás frissítésére.
Második lépés: rendelj hozzá szolgáltatókat. Kösd az egyes szolgáltatásokat azokhoz a munkatársakhoz, akik végzik. Az egyéni szolgáltatónak egy szolgáltatója van. A csoportos rendelőkben a páciensek választhatnak orvost, vagy az elérhetőség alapján automatikus a kiosztás.
Harmadik lépés: állítsd be a munkaidőt és a kivételeket. Add meg a szokásos heti órákat, majd vedd fel az ünnepnapokat, a szabadságblokkokat és az ebédszüneteket. A lezárt idő azonnal tűnjön el a nyilvános naptárból.
Negyedik lépés: állítsd be a foglalási szabályokat. Döntsd el, mennyire előre foglalhatnak az ügyfelek, engedélyezett-e az aznapi foglalás, és kérsz-e felmérőűrlapot a megerősítés előtt. Az első foglalást tartsd egyszerűen, a részletes felmérést pedig az időpont lefoglalása után gyűjtsd be.
Ötödik lépés: kösd össze a weboldaladdal. Adj hozzá foglalási oldalt vagy widgetet, hogy az ügyfelek a saját domaineden érjék el a beosztásodat. A weboldalas részről a foglalási oldal készítése és a foglalási naptár hozzáadása fejezet szól.
Időpontfoglalás szabályozott és klinikai környezetben
Az orvosi és wellness rendelők további követelményekkel szembesülnek. A felmérőűrlapokon egészségi előzményekre vonatkozó mezők is kellhetnek. A megerősítő üzeneteknek tartalmazniuk kell az előkészületi utasításokat. Az adatvédelmi szabályzatnak el kell magyaráznia, hogyan tárolják a páciensadatokat.
Lehetőleg tartsd távol a védett egészségügyi adatokat a sima megerősítő e-mailektől. Az általános időpontadatokat e-mailben küldd, az érzékeny információkat pedig biztonságos felmérő portálon gyűjtsd, amelyre a megerősítésből linkelsz.
Taníts be a recepciósokat, hogy a telefonos foglalásokhoz is ugyanazt a rendszert használják. A papír és a szoftver között megosztott beosztásnál kezdődnek a dupla foglalások. Minden csatorna egyetlen naptárba írjon.
Az első online hónap után nézd át a meg nem jelenések arányát. Ha magas, szigoríts a megerősítési beállításokon, és állíts be emlékeztető üzeneteket. A könyv későbbi időpontfoglalási modulja részletesen tárgyalja az emlékeztetőket.
Ha az időpontfoglalás be van állítva, fordítsd a figyelmed arra, mit kapnak az ügyfelek a foglalás után. A következő, hogyan készíts foglalás-megerősítő e-mailt fejezet ezt a kommunikációs réteget indítja el.
Gyakori kérdések
Foglalhatnak a páciensek online anélkül, hogy konkrét szolgáltatót választanának?
Sok rendszer kínál "következő szabad" lehetőséget, amely az első olyan szabad szolgáltatót osztja ki, aki képesített a szolgáltatásra. Ez jól működik sürgősségi ellátásnál és általános konzultációknál. A szakellátás gyakran kifejezett szolgáltatóválasztást kíván.
Az új és a visszatérő pácienseknek más foglalási folyamatot mutassak?
A külön folyamatok csökkentik a súrlódást. A visszatérő páciensek kihagyják azokat a felmérőmezőket, amelyek már megvannak nálad. Az új páciensek hosszabb űrlapot töltenek ki, vagy a foglalás után kapnak egy vizit előtti felmérő linket. Az ügyfélfelmérő űrlap fejezet az új ügyfelek űrlapjának kialakításáról szól.
Hogyan állítsak be online időpontfoglalást a rendelőm weboldalán?
Adj hozzá a beosztási rendszeredhez kapcsolt foglalási oldalt, és linkeld a főmenüből. A WEMASY lehetővé teszi, hogy a weboldalépítőn keresztül tegyél közzé időpontfoglaló oldalakat a meglévő rendelői tartalmad mellett.
Mekkora előre jelzést kérjek az online foglalásoknál?
Az aznapi foglalás a betérőbarát szolgáltatásokhoz illik. Az orvosi rendelők gyakran 24 órát kérnek, hogy a munkatársak előkészíthessék a kartonokat. A sebészeti vagy laboratóriumi időpontokhoz 48-72 óra kellhet. Az előre jelzést igazítsd az előkészületi igényeidhez.
Korlátozhatom az online foglalást bizonyos biztosítási típusokra vagy ügyfélkategóriákra?
Egyes rendszerek támogatnak jogosultsági kérdéseket a folyamat elején. Aki nem felel meg, üzenetet lát, hogy inkább hívjon. Ez megelőzi azokat a foglalásokat, amelyeket a rendelőd nem tud teljesíteni, és csökkenti a recepció újramunkáját.
Hogyan kapcsolódik az online időpontfoglalás a meglévő naptáramhoz?
A legtöbb időpontfoglaló eszköz egy- vagy kétirányú integrációval szinkronizál az elterjedt naptáralkalmazásokkal. A kétirányú szinkron megakadályozza, hogy a személyes időpontjaid szabadként jelenjenek meg online. Éles indulás előtt próbáld ki a szinkron irányát, hogy elkerüld a meglepő ütközéseket.