Tizenhét mező, mielőtt az ügyfél egyáltalán láthatta volna a naptáradat. Név, cím, három biztosítási kérdés, vészhelyzeti kapcsolattartó, ajánlási forrás és egy hosszú egészségügyi előzményblokk. A foglalást megkezdők fele bezárta a lapot, mielőtt időpontot választott.
Az ügyfélfelmérő űrlapok számítanak, de az elhelyezésük és a hosszuk dönti el, hogy segítenek-e vagy ártanak. A cél az, hogy összegyűjtsd, amire szükséged van, anélkül hogy megölnéd a foglalást. Lássuk, hogyan készíts ügyfélfelmérő űrlapot foglalásokhoz, amely tiszteletben tartja a munkafolyamatodat és az ügyfeled türelmét.
Mit gyűjt az ügyfélfelmérő űrlap?
A felmérőűrlapok olyan információkat gyűjtenek, amelyek felkészítenek az időpontra. Gyakori kategóriák az elérhetőségek, a látogatás oka, a releváns előzmények, a preferenciák és a hozzájárulási nyilatkozatok.
Különítsd el a kötelező és az opcionális mezőket. A kötelezők azok az adatok, amelyek nélkül nem tudod kiszolgálni az ügyfelet. Az opcionálisak várhatnak az időpont lefoglalása utánig vagy az érkezés napi bejelentkezésig.
A szabályozott iparágakban egyes mezőket szabályzat vagy jogszabály ír elő. Jelöld ezeket világosan, és magyarázd el, miért kérdezed. Az ügyfelek jobban együttműködnek, ha értik a célt.
Hová tedd a felmérést a foglalási folyamatban?
Három elhelyezés működik jól. Első lehetőség: minimális mezők a foglaláskor, a teljes felmérő a megerősítő e-mailből linkelve. Második lehetőség: rövid felmérő az időpont kiválasztása után, de a fizetés előtt. Harmadik lehetőség: a teljes felmérő csak az első alkalommal érkező ügyfeleknek, a visszatérők átugorják.
Az első lehetőség a legtöbb vállalkozásnál konvertál a legjobban. Előbb biztosítsd az időpontot, utána gyűjts mélységet. A lefoglalt ügyfél nagyobb eséllyel tölt ki követő űrlapot, mint az a látogató, aki még azon gondolkodik, vállalja-e.
A többlépéses űrlapok csökkentik az érzékelt erőfeszítést. Ha 15 kérdést három, öt kérdéses képernyőre bontasz, nő a kitöltési arány. Az egylépéses és többlépéses űrlapok fejezetben útmutatást találsz arra, mikor érdemes a mezőket lépésekre bontani.
Kösd a felmérő válaszait a rendszered foglalási nyilvántartásához. A munkatársak az időpont részletező képernyőjén lássák a beküldött felmérési adatokat, ne egy külön postaládában, amelyet könnyen elkerülhetnek.
Hogyan készíts ügyfélfelmérő űrlapot foglalásokhoz?
Első lépés: nézd át a jelenlegi papíros vagy PDF felmérődet. Sorold fel az összes mezőt, és jelöld kötelezőnek vagy opcionálisnak. Vágj ki mindent, amit az utolsó hat hónap időpontjain nem használtál.
Második lépés: csoportosítsd az összetartozó mezőket. Az elérhetőségek egy szakaszba, a látogatás oka egy másikba, a hozzájárulások a végére. A logikus csoportok gyorsabbnak tűnnek akkor is, ha a mezők száma ugyanaz marad.
Harmadik lépés: írj közérthető címkéket. Az "Elsődleges panasz" jobb, mint a "Bemutatkozó tünet". Az ügyfelek nem ismerik a belső szakszavaidat.
Negyedik lépés: ahol segít, használj feltételes logikát. Az allergia részleteit csak akkor mutasd, ha valaki "Igen"-t választ az allergiákra. A feltételes mezők a legtöbb embernek rövidebbé teszik az űrlapot. A feltételes logikájú űrlapok fejezet elmagyarázza, hogyan működik az elágazás.
Ötödik lépés: linkeld az űrlapot a megerősítő e-mailből egyértelmű határidővel. A "Töltsd ki a felmérőt a vizit előtt" elvárást állít, anélkül hogy büntetőnek hangzana.
Az általános űrlaptervezési elvek itt is érvényesek. A foglalási és időpontűrlapok útmutató az időpontfoglalásra jellemző mezőválasztásokat tárgyalja.
Ha a felmérő már működik az egyéni időpontoknál, vidd tovább ugyanezt a gondolkodást a csoportos jelentkezésre. A következő, hogyan készíts eseményregisztrációs űrlapot fejezet a több résztvevős folyamatokkal foglalkozik.
Gyakori kérdések
Hány mezője legyen egy foglalási felmérő űrlapnak?
Magán a foglalási lépésen lehetőleg maradj hat mező alatt. A részletes felmérést tedd egy foglalás utáni űrlapba. Az összes felmérés lehet hosszabb, ha az ügyfelek az időpontjuk biztosítása után töltik ki.
Kelljen a felmérő űrlapokhoz aláírás?
A legtöbb szabályzathoz elég a digitális hozzájáruló jelölőnégyzet. A begépelt aláírások vagy az e-aláíró eszközök súrlódást adnak, de bizonyos jogi dokumentumokhoz szükségesek lehetnek. A módszert igazítsd a megfelelési igényeidhez.
Összekötheti a WEMASY a felmérő űrlapokat a foglalási folyamatommal?
A WEMASY űrlapok a weboldalépítőn belül kapcsolódnak a foglalási oldalakhoz és a megerősítést követő üzenetekhez. A beküldések az időpont nyilvántartásához kötődnek, így a csapatod az ügyfél érkezése előtt látja a válaszokat.
Hogyan kezeljem a felmérést a visszatérő ügyfeleknél?
Töltsd ki előre az ismert mezőket a korábbi látogatásokból, és csak azt kérdezd, ami változott. Aki minden látogatáskor újra begépeli a teljes előzményét, gyorsan elégedetlen lesz. Tárold biztonságosan az adatokat, és fokozatosan frissítsd.
Hol tároljam az érzékeny felmérési adatokat?
Az érzékeny válaszokhoz titkosított tárolót használj a foglalási vagy űrlaprendszeredben, ne sima e-mailes értesítéseket. A munkatársak hozzáférését korlátozd azokra a szerepkörökre, akiknek az adatra szükségük van az időponthoz.
Mi történik, ha egy ügyfél kihagyja a felmérő űrlapot?
Küldj emlékeztető e-maileket a felmérő linkjével 48 és 24 órával a vizit előtt. Jelöld a hiányos felmérést a munkatársi beosztásban, hogy a csapatod a bejelentkezéskor utánajárhasson. Egyes rendelők bizonyos szolgáltatásokat a felmérés befejezéséig blokkolnak.