Egy héten négy meg nem jelenés nagyjából nyolcszáz dollárnyi kieső székidőbe került egy rendelőnek. Miután a kézzel írt emlékeztető hívásokról egyetlen automatikus sablonra váltottak, ez a szám egyre csökkent. Az üzenet nem lett okosabb. Egységes lett.
Az időpont-emlékeztető sablon előre megírt üzenet, amelyet a rendszer minden foglaláshoz automatikusan kitölt. Ahelyett hogy minden alkalommal új szöveget gépelnél, egyszer megadod a szerkezetet, a változó részleteket pedig a helyőrzők kezelik. Az emlékeztető e-mail sablonok hosszabb előkészületi listát is hordozhatnak. Az SMS-sablonok rövidek maradnak. Itt van, hogyan készíts olyan emlékeztető sablonokat, amelyeket a csapatod hónapokig újra felhasznál.
Mit tartalmaz egy időpont-emlékeztető sablon?
Minden sablonhoz kell állandó szöveg és dinamikus mezők. Az állandó szöveg a vállalkozásod nevét, a hangnemet és a szabályzat összefoglalóját tartalmazza. A dinamikus mezők a foglalási rekordból húzzák be az ügyfél nevét, az időpont dátumát és idejét, a szolgáltatást, a szakembert és a helyszínt.
Az e-mail sablonoknál a tárgysor sokat számít. Az olyan tárgysorok, mint az Emlékeztető: kedden, március 12-én várunk, jobban teljesítenek, mint a homályos Közelgő időpont.
A szöveg felépítése tükrözze, ahogy az ügyfelek átfutják az üzeneteket. Előbb a lényeg, utána a teendő, legvégül az apró betű. Az SMS-változatokhoz kövesd az elrendezést, amelyet itt tanultál meg: hogyan írj időpont-emlékeztető SMS-eket.
Hogyan építs sablonokat a különböző csatornákhoz?
Az e-mail sablonokban lehet címsor, felsorolásos előkészületi lista és naptár-csatolmány. Használd őket az új betegek tájékoztatójához, az űrlapok linkjeihez és a parkolási tudnivalókhoz.
Az SMS-sablonok mindent egyetlen képernyőre szűkítenek. Gyakran elég egy emlékeztető sablon a fő szolgáltatástípusonként. Külön sablon kell az új és a visszatérő ügyfeleknek, ha az előkészületi lépések eltérnek.
Az időzítési változatok segítenek. A hétnapos sablon az előkészületre koncentrálhat. A huszonnégy órás sablon a megerősítésre vagy az átfoglalásra. Az aznapi sablon rövid noszogatás a címmel.
Éles indulás előtt tesztelj a helyőrzőket valódi mintaadatokkal. Egy elromlott dátumformátum vagy egy hiányzó szakembernév gyorsan rombolja a bizalmat.
Hogyan tartsd pontosan a sablonokat idővel?
Jelölj ki egy felelőst, aki negyedévente átnézi a sablonokat. A telefonszámok, a címek és a szabályzati határidők változnak. Az elavult sablonok több zavart okoznak az ügyfeleknek, mint ha egyáltalán nem lenne sablon.
A verziókezelés segít, ha több munkatárs szerkeszti a szöveget. Jegyezd fel az utolsó átnézés dátumát egy belső dokumentumban, még ha a szoftvered nem is tud formális verziókezelést.
A sablonok kapcsolódnak az itt tárgyalt automatizáláshoz: mi az az automatikus időpont-emlékeztető rendszer. Párban működnek a visszaigazoló üzenetekkel is, amelyekről a beállítási modulban olvashatsz: hogyan készíts foglalás-visszaigazoló e-mailt.
Gyakori kérdések
Hány időpont-emlékeztető sablonra van szükségem?
Kezdj egy e-mailes és egy SMS-sablonnal a leggyakoribb látogatástípusodhoz. Akkor adj hozzá változatokat, ha az előkészületi lépések vagy a szabályok érdemben eltérnek a szolgáltatások között. A túl sok sablon karbantartási munkát csinál, jobb ügyfélélmény nélkül.
Milyen helyőrzőket tartalmazzon minden sablon?
Az ügyfél keresztneve, az időpont dátuma és ideje, a szolgáltatás neve, a helyszín vagy a link, valamint a vállalkozás elérhetősége a legtöbb esetet lefedi. A szakember neve akkor segít, ha az ügyfelek konkrét munkatársat választanak. A biztosítási vagy felvételi linkeket csak az e-mail sablonokba tedd, ahol van hely a magyarázatra.
Használhatom ugyanazt a sablont emlékeztetőhöz és visszaigazoláshoz?
A visszaigazolás ünnepelje a foglalást, és állítson elvárásokat. Az emlékeztető a látogatás napjához közelebb ismétli meg a részleteket. A közös megfogalmazás rendben van, de minden üzenetnek külön célja és tárgysora legyen, hogy az ügyfél értse, miért ír neki a vállalkozás újra.
Hol vannak a sablonok egy WEMASY foglalási felállásban?
A sablonok jellemzően az időpontfoglaló vagy üzenetküldő beállításaidban vannak, a foglalási eseményekhez kötve. A WEMASY segít a weboldalépítőben készült foglalási oldalakat az automatikus üzenetekhez kapcsolni, így a sablonok akkor indulnak el, amikor az ügyfelek online foglalnak.
Említsék-e a sablonok kifejezetten a meg nem jelenési díjat?
Egyetlen egyszerű mondat a lemondási határidőkről és a díjakról elég. Párosítsd a sablon szövegét egy hivatalos meg nem jelenési szabályzattal az oldaladon, hogy az ügyfelek minden csatornán következetes szabályokat lássanak.
Mit olvassak még az emlékeztető sablonokról?
Nézd meg: hogyan használj időpont-emlékeztető alkalmazást, így egy dedikált eszközből küldheted a sablonokat. Utána olvasd el ezt: hogyan küldj időpont-emlékeztető SMS-eket, a küldési folyamatról.