Hétfő reggel a recepciósod azt tervezte, hogy minden szerdai pácienst felhív. Délre megtelt a váróterem, és három emlékeztető hívás elmaradt. Közülük két páciens nem jelent meg. A munkatárs nem csinált semmit rosszul. A folyamat volt rossz.
Az automatikus időpont-emlékeztető rendszer megoldja ezt a szűk keresztmetszetet. Az automatikus emlékeztetők a naptár eseményei alapján indulnak, nem a munkatársak emlékezetéből. Amikor egy foglalás beérkezik, a rendszer SMS-t vagy e-mailt ütemez az általad választott időközökre. Az automatikus emlékeztetők maguktól igazodnak, ha az ügyfelek áttesznek egy időpontot. Itt van, hogyan működik ez az automatizálás, és hol illeszkedik a foglalási rendszeredbe.
Mi az az automatikus időpont-emlékeztető rendszer?
Az automatikus időpont-emlékeztető rendszer az időpontnaptáradhoz kötött szabálymotor. A szabályok megadják, mikor menjenek ki az üzenetek, melyik sablont használja, és melyik csatornát részesítse előnyben.
Az automatikus emlékeztetők napi munkatársi teendő nélkül mennek ki. A visszaigazolások akár közvetlenül a foglalás után elindulhatnak. Az utánkövető emlékeztetők huszonnégy vagy negyvennyolc órával a látogatás előtt mennek ki.
A rendszer akkor is leállítja az üzeneteket, ha az időpontot lemondják. Ez megakadályozza a kínos SMS-t olyan látogatásról, amelyet az ügyfél már törölt.
Miben más az automatikus emlékeztető, mint a kézi?
A kézi emlékeztetők a munkatársak szabad idejétől függenek. A zsúfolt napokon az alacsony prioritású hívások kimaradnak. Az automatizálás minden foglalást egyformán kezel.
Az automatizálás egységes megfogalmazást ad. Az ügyfelek mindig ugyanazokat a világos részleteket kapják, ami csökkenti a félreértést a helyszínnel vagy az előkészületekkel kapcsolatban.
A jelentések is lehetségessé válnak. Egy helyen látod a kiküldések számát, a megerősítési arányt és a sikertelen kézbesítéseket, ahelyett hogy találgatnád, kit hívtak fel.
A kézi érintésnek még van szerepe a nagy értékű vagy bonyolult esetekben. Az automatizálás a rutin réteget viszi, így a munkatársak a kivételekre figyelhetnek.
Automatikus emlékeztető folyamat felépítése
Kezdd az itt található sablonokkal: hogyan készíts időpont-emlékeztető sablont. Jó szöveg nélkül az automatizálás csak gyorsabban küld rossz üzeneteket.
Kapcsold össze az összes foglalási csatornát egyetlen naptárral. A weboldalról, a telefonon és a pultnál kért foglalásoknak mind ugyanazokat az indító eseményeket kell létrehozniuk. Ezt az összehangolást támogatja az egységes beosztás, amelyről itt olvashatsz: az online időpontfoglalás beállítása.
Határozd meg az eszkalációs utakat. Ha az ügyfél két emlékeztető után sem erősít meg, jelöld meg a foglalást a munkatársak utánkövetésére, ahelyett hogy negyedik azonos SMS-t küldenél.
Havonta nézd át a teljesítményt. A küldési idők néhány órás eltolása néha többet javít a megerősítési arányon, mint a sablonok átírása.
A szigorúbb adatvédelmi igényű egészségügyi csapatok olvassák el legközelebb ezt: mi az a betegidőpont-emlékeztető rendszer, az ágazatspecifikus szempontokért.
Gyakori kérdések
Az automatikus időpont-emlékeztető rendszer minden telefonhívást kivált?
Az automatizálás a legtöbb foglalásnál elintézi a szokásos emlékeztetőket. A munkatársaknak mégis fel kell hívniuk az ügyfelet, ha a látogatás külön egyeztetést kér, például műtéti előkészületet vagy akadálymentesítést. A cél a telefonidő felszabadítása, nem az emberi kapcsolat teljes kiiktatása.
Testreszabhatom az automatikus emlékeztetőket szolgáltatástípus szerint?
Az erős rendszerek a szolgáltatás, a szakember vagy az ügyfél típusa szerint más-más sablonra irányítanak. Egy új beteg fogtisztítása és egy rutin kontroll ne kapjon azonos szöveget, ha az előkészületi lépések eltérnek.
Mi történik, ha az automatikus emlékeztetők kiküldése sikertelen?
A kézbesítési naplók mutatják a rossz számok, az operátori tiltások vagy a sablonhibák okozta hibákat. Állíts be riasztást a magas hibaarányra, hogy a munkatársak a látogatás napja előtt észrevegyék a gondot. Az újrapróbálkozási logika az ideiglenes operátori késéseknél segít.
Hogyan illeszkedik a WEMASY az automatikus emlékeztető folyamatokba?
A weboldali foglalásoknak megbízható útra van szükségük az időpontnaptáradba. A WEMASY weboldalépítőjével közzéteheted a foglalási folyamatokat, így az automatikus emlékeztetők ugyanazokból a rekordokból indulnak, amelyeket a csapatod naponta kezel.
Az automatikus emlékeztetők ugyanazok, mint a marketing SMS-kampányok?
A meglévő időpontokról szóló tranzakciós emlékeztetők más célt szolgálnak, mint a reklámküldések. A hozzájárulás és a leiratkozás szabályai eltérnek. Tartsd külön az emlékeztető sorozatokat a marketing listáktól, hogy megfelelj a szabályoknak, és elkerüld az ügyfelek bosszúságát.
Mit olvassak még az automatikus emlékeztetőkről?
Nézd meg: hogyan használj időpont-emlékeztető alkalmazást, az eszköz beállításáról. Utána olvasd el ezt: hogyan csökkentik az emlékeztetők a meg nem jelenéseket, ha az üzleti indoklást még nem nézted át.