Szombat este teltház van. Hét órára négyfős asztalt tartasz Kata társaságának. Az asztal üresen áll. Nincs hívás, nincs üzenet, nincs érkezés. Fél nyolcra a fogadó két spontán érkező csoportot küldött el, akik betöltötték volna ezeket a helyeket. Az az órányi bevétel elveszett, a konyha pedig már előkészítette az ételt, amit senki sem fog megenni.
Ezért létezik a meg nem jelenési szabályzat. A meg nem jelenési szabályzat írott szabályok összessége, amely elmagyarázza, mi történik, ha az ügyfél megerősített foglalására nem jelenik meg, és nem mond le időben. Védi az idődet, a munkatársaidat és a bevételedet, miközben a foglalás előtt egyértelmű elvárásokat ad az ügyfeleknek. Itt az áll, mit fed le a meg nem jelenési szabályzat, és hogyan készíts olyat, amely mindkét oldalon tisztességesnek érződik.
Mi az a meg nem jelenési szabályzat?
A meg nem jelenési szabályzat olyan üzleti szabály, amely meghatározza a következményeket, ha az ügyfél nem érkezik meg egy megerősített foglalásra, és a megadott időn belül nem mond le. Általában lefedi az elmulasztott időpontokat, a késői lemondásokat és az ismétlődő mulasztókat. A szabályzat nem a büntetésről szól. Arról, hogy felelősséget kell vállalni, ha egy időpont le volt foglalva, és erőforrásokat készítettek elő.
A legtöbb meg nem jelenési szabályzat három elemet tartalmaz. Először egy lemondási határidőt, például az időpont előtt 24 órával. Másodszor egy következményt a határidő elmulasztására, ami lehet díj, elvesztett előleg vagy a jövőbeli foglalási jogok elvesztése. Harmadszor egy méltányossági szabályt az első alkalmi tévedésekre vagy valódi vészhelyzetekre. Az egyes részekben az egyértelmű megfogalmazás megelőzi a vitákat az ajtóban.
Miért fontos a meg nem jelenési szabályzat?
Minden foglalás kapacitást köt le. Egy fodrászszék, egy szállodai szoba, egy konzultációs óra vagy egy éttermi asztal nem szolgálhat ki mást, miközben a meg nem jelenőre vár. Szabályzat nélkül a munkatársak csendben felvállalják a költséget, az ügyfelek pedig azt hiszik, hogy az elmulasztott foglalásnak nincs következménye.
Az írott meg nem jelenési szabályzat professzionális hangot is ad. Azok az ügyfelek, akik a megerősítés előtt látják a szabályokat, komolyabban veszik a foglalást. Azok a csapatok, amelyek mindig ugyanazokat a szabályokat érvényesítik, elkerülik a kínos eseti döntéseket. Idővel a szabályzat arra tanítja a közönségedet, hogy tisztelje a közös beosztást.
Mit tartalmazzon a meg nem jelenési szabályzat?
1. Egyértelmű lemondási ablak
Írd le, mennyivel korábban kell lemondaniuk az ügyfeleknek a büntetés elkerüléséhez. Igazítsd az ablakot az előkészítési időhöz. Egy aznapi hajvágáshoz elég lehet négy óra értesítés. Egy ünnepi vacsorához 48 óra.
2. A következmény az ablak elmulasztására
A gyakori lehetőségek: fix díj, a szolgáltatás árának egy százaléka, vagy kártyazárolás, amelyet az elmulasztott látogatás után terhelnek. Válassz olyan összeget, amely a valódi költséget tükrözi, anélkül hogy büntetőnek érződne.
3. Hogyan ismerik meg az ügyfelek a szabályokat
Jelenítsd meg a szabályzatot a foglalási oldalon, a visszaigazoló e-mailekben és a fizetésnél. A foglalás előtti láthatóság teszi tisztességessé az érvényesítést.
4. Út a vitákhoz és kivételekhez
Hagyj helyet a betegségnek, az utazási késéseknek vagy az őszinte tévedéseknek az első alkalomra. A merev, rugalmasság nélküli szabályzat neheztelést szül. A rugalmas, fogak nélküli szabályzat visszaélésre hív.
Ha megértetted az alapokat, a következő lépés, hogy megtanuld, hogyan írj értesítés nélküli meg nem jelenési szabályzatot, amely a telefonos és a spontán érkezési helyzeteket is lefedi. Készíthetsz újrahasznosítható meg nem jelenési szabályzat sablont is, hogy minden helyszín vagy munkatárs ugyanazt a szöveget használja.
Gyakori kérdések
Jogilag kötelező a meg nem jelenési szabályzat?
A legtöbb régióban törvény nem írja elő a meg nem jelenési szabályzatot, de a fogyasztóvédelmi szabályok korlátozhatják, hogyan számolhatsz fel díjakat. Mielőtt kártyazárolást vagy automatikus terhelést adsz hozzá, ellenőrizd a helyi szabályokat. A foglaláskor adott írásos hozzájárulás megerősíti a helyzetedet, ha vita támad.
Mekkora ésszerű meg nem jelenési díj egy kisvállalkozásnak?
Sok szolgáltató a foglalt szolgáltatás árának 25-50 százalékát számolja fel, vagy olyan fix díjat, amely fedezi az elvesztett bevételt. A díj a valódi előkészítési költséget tükrözze, ne profitforrás legyen. Próbálj ki egy összeget egy negyedévre, és a meg nem jelenések száma alapján igazítsd.
Kérjek előleget meg nem jelenési díj helyett?
Az előleg előre beszedi a pénzt, és csökkenti az alkalmi foglalásokat. A meg nem jelenési díj az elmulasztott látogatás után terhel. Egyes vállalkozások mindkettőt használják: kis előleg foglaláskor és díj a késői lemondásokra. Igazítsd a megközelítést az átlagos jegyárhoz és az ügyfelek elvárásaihoz.
Hol tegyem közzé a meg nem jelenési szabályzatomat online?
Tedd a foglalás-visszaigazoló oldalra, az emlékeztető e-mailekbe, és egy külön szabályzatoldalra, amelyre a weboldal láblécéből linkelsz. Ezt az oldalt a WEMASY weboldalépítőjében adhatod hozzá, így az ügyfelek az időpont megerősítése előtt látják a szabályokat.
Hogyan kapcsolódnak a meg nem jelenési szabályzatok a lemondási szabályokhoz?
A meg nem jelenési szabályzat az elmulasztott érkezéseket kezeli. A lemondási szabályzat az időpont előtti módosításokat. Együtt lefedik a foglalás teljes életciklusát. A keret másik feléért nézd meg a hogyan készíts lemondási szabályzat sablont fejezetet.
Csökkenthetik az emlékeztetők a szigorú meg nem jelenési díjak szükségességét?
Az automatikus emlékeztetők jelentősen csökkentik a meg nem jelenéseket, mielőtt a díjak egyáltalán életbe lépnének. Párosítsd a szabályzatot visszaigazoló szöveges üzenetekkel és e-mail-emlékeztetőkkel a látogatás előtt 24 órával. A blogunk tippek a foglalások kezeléséhez és a meg nem jelenések elkerüléséhez bejegyzése részletesebben tárgyalja az emlékeztetők időzítését.