Ha megnézed, hogyan állítják be a legtöbb márkák a WhatsApp Business fiókjukat, mindenhol ugyanazt a mintát látod: letöltik az appot, feltesznek egy profilképet, és kész is. Az a beállítás, amely tényleg eredményt hoz, ennél továbbmegy, és a beszélgetéseket generáló WhatsApp-jelenlét meg az üresen álló közötti különbség szinte mindig az első órában hozott beállítási döntéseken múlik. A teljes beállítás magában foglalja a profilt, az automatikus üzeneteket, a katalógust, a megtalálhatóság pontjait és a kapcsolatot a márka többi rendszerével.
Ez a cikk bemutatja, hogyan hozhatsz létre WhatsApp Business fiókot, hogyan állítsd be úgy, hogy az ügyfelek megbízhatónak és könnyen használhatónak lássák, és mit tegyél, ha az alapok megvannak, hogy elinduljanak a beszélgetések.
Hogyan hozhatsz létre WhatsApp Business fiókot?
A WhatsApp Business app letöltése és telepítése
A WhatsApp Business külön alkalmazás a hagyományos WhatsApptól, iOS-re és Androidra is ingyenesen letölthető. Keress rá a WhatsApp Business névre az alkalmazásboltban vagy a Google Playen, és telepítsd. Ha az eszközön már van hagyományos WhatsApp, a kettő egyszerre futhat ugyanazon az eszközön, amíg különböző telefonszámhoz vannak regisztrálva. A WhatsApp Business felülete hasonlít a hagyományos apphoz, kiegészülve üzleti funkciókkal, amelyeket a beállítások menüben érsz el. Maga a telepítés két percnél rövidebb, és ebben a lépésben nem kell hozzá Meta-fiók vagy más szolgáltatásba való regisztráció.
Telefonszám regisztrálása
Az app első megnyitásakor telefonszámmal kell regisztrálnod. Ez lehet mobilszám, vezetékes szám vagy virtuális szám, ha a szám tud SMS-t vagy hanghívást fogadni az ellenőrzéshez. Ha a szám jelenleg egy személyes WhatsApp-fiókhoz tartozik, először le kell választani arról, mielőtt a WhatsApp Businesshez regisztrálható. Egy szám egyszerre csak egy WhatsApp-fiókon lehet aktív. Gondosan válaszd ki a számot: ha a márka WhatsApp-száma már megvan az ügyfeleknek és rákerült a nyomtatott anyagokra, a megváltoztatásához minden meglévő kontaktot értesíteni kell. A legtöbb márkának a tisztább megoldás egy külön márkaszám a személyes mobilszám helyett, mert így a márka kommunikációja elkülönül, és akkor is folytonos marad, ha a WhatsAppért felelős csapat megváltozik.
A kezdeti üzleti profil beállítása
A szám regisztrálása után az app felkér az üzleti profil létrehozására. A kötelező mezők a márkanév és a kategória. A márkanév egyezzen azzal, ahogy a márka a többi csatornán megjelenik, mert ez az első, amit az ügyfél lát, amikor a márka üzenetet küld neki, vagy megjelenik a keresésében. A kategória kiválasztása befolyásolja, hogyan sorolja be a WhatsApp a fiókot, és milyen helyzetekben mutatja meg, ezért megér pár másodpercet, hogy a legtágabb helyett a legpontosabb kategóriát válaszd. A kezdeti beállítás után a Beállításokban további profilmezők tölthetők ki: leírás, cím, nyitvatartás, weboldal URL és e-mail-cím. Mindezek a márka látható profiljának részei, ezért töltsd ki őket, mielőtt megosztod a számot az ügyfelekkel.
Bizalmat építő profilleírás írása
Az üzleti leírás mező legfeljebb 256 karaktert fogad el, és ez az egyik első dolog, amit az ügyfél elolvas, amikor a márka profiljára koppint. Az a leírás hasznosabb az általános cégszlogennél, amely világosan megmondja, mit kínál a márka, kiket szolgál ki, és mire számíthat az ügyfél, ha WhatsAppon keresi meg. Egy ilyen leírás: „Egyedi csomagolással segítünk a kisvállalkozásoknak. Írj nekünk árajánlatért, rendelésfrissítésért vagy termékkérdésekkel.” Az új kontakt azonnal megtudja belőle, jó helyen jár-e, és mit kérdezhet. Az olyan leírás, mint a „Minőségi termékek 2015 óta”, semmit nem ad, amire lépni lehetne. A leírás válaszoljon arra a kérdésre, amelyet a profilra először érkező ember feltesz: mit csinál ez a márka, és miért írjak neki.
Összekapcsolás a Meta Business Managerrel
A WhatsApp Business fiók összekapcsolása a Meta Business Manager fiókkal az app alapvető használatához nem kötelező, de szükséges a WhatsAppra mutató hirdetésekhez, a zöld hitelesített jelvény igényléséhez és a későbbi átlépéshez a WhatsApp Business Platformra. Ha ezt korán beállítod, később nem kell időnyomás alatt megcsinálnod. A Meta Business Managerben a WhatsApp-számot az üzleti eszközök részben adod hozzá, és a kapcsolatot a regisztrált számra küldött ellenőrző kóddal erősíted meg. A Meta Business Manager fiók ingyenesen létrehozható, csak egy Facebook-fiók és egy üzleti e-mail-cím kell hozzá. Ha olyan fizetett Meta-hirdetést tervezel, amely a WhatsAppra viszi a beszélgetéseket, ez a kapcsolat előfeltétel.
Hogyan állítsd be a WhatsApp Businesst a legnagyobb hatékonyságra?
Automatikus üzenetek beállítása
A WhatsApp Business három automatikus üzenettípust kínál: az üdvözlő üzenetet, amelyet akkor küld, amikor az ügyfél először keresi meg a márkát, vagy tizennégy nap inaktivitás után; a távolléti üzenetet, amelyet a profilban megadott nyitvatartáson kívül küld; és a gyors válaszokat, amelyeket egy rövidítés beírásával lehet előhívni. Az üdvözlő üzenet jelezze vissza a megkeresést, mondja meg, mennyi idő alatt válaszolsz, és hogy mit kérdezhet vagy tehet az ügyfél. A távolléti üzenet mondja meg, mikor válaszol a márka, ne csak azt, hogy most nem elérhető: így az ügyfélnek van oka várni, ahelyett hogy máshol keresne. Mindkét üzenet időzíthető meghatározott órákra és meghatározott kontaktfajtákra, így van némi beleszólásod abba, mikor és kinek mennek. Ez a két automatikus üzenet az egyetlen automatizálás az app szintjén: egyszerűek, de érezhetően csökkentik a munkaidőn kívüli elérhetetlenség súrlódását.
Gyors válaszok létrehozása a gyakori üzenetekhez
A gyors válaszok előre elmentett üzenetsablonok, amelyeket egy perjel után írt rövid kulcsszóval küldhetsz el. A „/nyitvatartas” néven elmentett gyors válasz kibontható a teljes nyitvatartási és helyszíni üzenetté. A „/szallitas” a teljes szállítási szabályzattá. A gyors válaszok csökkentik az ismétlődő válaszokra fordított időt, és biztosítják, hogy az ügyfelek mindig ugyanazt az információt kapják. Tíz-tizenöt gyors válasz létrehozása a beszélgetésekben leggyakrabban felmerülő kérdésekre az egyik legnagyobb megtérülésű beállítási feladat a Business appban. A válaszok tartalmazhatnak szöveget, képet és dokumentumot, így gyorsan küldhetsz termékleírást, árlistát vagy útmutatót anélkül, hogy minden alkalommal keresgélned kellene a fájlt.
A termékkatalógus felépítése
A WhatsApp Business katalógusban legfeljebb 500 terméket vagy szolgáltatást sorolhatsz fel névvel, leírással, árral és képpel. A katalógus a márka profiljáról érhető el, és közvetlenül megosztható a beszélgetésekben is, így az ügyfél a WhatsAppot elhagyása nélkül böngészhet a kínálatban. A világos terméknevekkel, pontos árakkal és jó minőségű képekkel készült katalógus jelentősen csökkenti a vásárlás előtti oda-vissza üzenetváltást, mert az ügyfelek előbb átnézik a kínálatot, és csak utána tesznek fel konkrét kérdéseket, ahelyett hogy általánosan érdeklődnének, mi kapható. A szolgáltató márkáknak a katalógus ugyanilyen jól működik szolgáltatáscsomagok, árszintek vagy konzultációs lehetőségek felsorolására. A katalógust kezeld élő dokumentumként, és frissítsd, valahányszor változik egy termék, egy ár vagy a készlet, mert az elavult információ súrlódást okoz és rontja a bizalmat.
Címkék használata a kontaktok és beszélgetések rendszerezésére
A WhatsApp Business címkéivel egyedi kategóriákkal jelölheted a beszélgetéseket, például: Új ügyfél, Fizetésre vár, Leadott rendelés, Ügyfélszolgálati kérdés vagy VIP. A címkéket csak a márka látja, és segítenek szűrni és rangsorolni a beszélgetéseket, anélkül hogy elveszítenéd, melyik hol tart. Hatékonyabb a címkerendszert még az első beszélgetések előtt felállítani, mint utólag címkézni, mert így az elejétől következetes a rendszer. Öt-nyolc kategóriából álló egyszerű címkerendszer a legtöbb márkánál lefedi a beszélgetések állapotainak többségét. A címkék azt is lehetővé teszik, hogy egy adott szegmensnek küldj üzenetet: körüzenetet küldhetsz minden „Visszatérő vásárló” vagy minden „Követésre vár” címkéjű kontaktnak, így a címkerendszer a rendszerezés mellett alap szegmentálóeszköz is.
Nyitvatartás és helyszín beállítása
A pontos nyitvatartás beállítása a profilban két célt szolgál. Egyrészt megmutatja az ügyfeleknek, akik megnézik a profilt, hogy mikor számíthatnak válaszra. Másrészt ez határozza meg, mikor megy ki a távolléti üzenet: aki a megadott órákon kívül ír, automatikusan megkapja a távolléti üzenetet, aki nyitvatartás alatt ír, az első megkeresésnél az üdvözlő üzenetet kapja. Ha nem adsz meg nyitvatartást, egyik üzenet sem megy ki automatikusan, és elszalasztod a lehetőséget, hogy a munkaidőn kívül író kontaktoknak megadd a várakozást. A helyszín megadása nem kötelező, de hasznos a fizikai jelenléttel rendelkező márkáknak, mert megjelenik a profilban, és a WhatsApphoz kötött térképes keresésekben is megtalálható vele a márka.
Mit tegyél az alapbeállítás után?
A WhatsApp felvétele a weboldalra és a közösségi profilokra
Az a WhatsApp-szám, amelyet az ügyfelek nem találnak könnyen, nem generál beszélgetést. A fiók beállítása után a számot vagy egy közvetlen chat-linket tedd ki minden releváns ügyfélfelületre: a weboldal kapcsolat oldalára, a weboldal fejlécébe vagy láblécébe, a közösségi profilok bemutatkozásába és az e-mail-aláírásba. A wa.me/[országkód][szám] formátumú közvetlen chat-link megnyitja a WhatsApp-beszélgetést a márkával, amikor rákoppintanak, anélkül hogy az ügyfélnek előbb el kellene mentenie a számot. Ez a súrlódásmentes belépési pont különösen fontos mobilon, ahol az, hogy az üzenet előtt el kell menteni egy számot, elég nagy akadály ahhoz, hogy elveszíts a lehetséges kontaktok jelentős részét. A link kerülhet digitális hirdetésekre, termékcsomagolásra és nyomtatott anyagokra is.
WhatsApp QR-kód létrehozása
A WhatsApp Business a fiókbeállításokban QR-kódot generál, amelynek beolvasása megnyitja a beszélgetést a márkával. Ezt a QR-kódot kiteheted fizikai anyagokra, csomagolásra, blokkokra, üzleti kihelyezett táblákra és nyomtatott kiadványokra, így a fizikai környezetben lévő ügyfelek számot gépelése nélkül indíthatnak WhatsApp-beszélgetést. A QR-kód tartalmazhat előre megírt üzenetet is, így a beolvasás után a WhatsApp egy konkrét, már beírt üzenettel nyílik meg, például: „Szeretnék többet megtudni a termékeitekről”, ami csökkenti az ügyfél erőfeszítését egy releváns beszélgetés elindításához. A fizikai érintkezési ponttal rendelkező márkáknak a QR-kód az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy az offline találkozásokból WhatsApp-kontaktok legyenek.
A szám megosztása a meglévő csatornákon
A leggyorsabb módja a kezdeti WhatsApp-kontaktlista felépítésének, ha szólsz a meglévő ügyfélkörödnek, hogy a csatorna elérhető. Egyetlen e-mail a meglévő feliratkozói listának, amely bejelenti a WhatsApp-számot és azt, mire használhatják az ügyfelek, egy közösségi posztban a közvetlen chat-linkkel, és egy frissítés a weboldal kapcsolat oldalán elindítja a hozzájáruló kontaktok első hullámát. A bejelentés világosan magyarázza el, mit kapnak az ügyfelek, ha WhatsAppon írnak a márkának: gyorsabb ügyfélszolgálati választ, rendelésfrissítéseket, exkluzív ajánlatokat, vagy bármi legyen az elsődleges érték. Azok az ügyfelek, akik világos értékajánlat alapján iratkoznak fel, jobb minőségű kontaktok, mint akik azért adják hozzá a számot, mert valahol, kontextus nélkül megjelent.
Eldönteni, mikor érdemes zöld jelvényt kérni
A WhatsApp zöld hitelesített jelvényét akkor igényelheted, ha a fiók össze van kötve a Meta Business Managerrel, és a márka megfelel a jogosultsági feltételeknek. A jelvény növeli a bizalmat azoknál az ügyfeleknél, akik látják, különösen az új kontaktoknál, akik korábban még nem léptek kapcsolatba a márkával. Érdemes korán kérni a hitelesítést, ha aktívan használod a WhatsAppot, mert a jóváhagyás időbe telhet, és a jelvény értékesebb, mielőtt a fiók hosszú előzményt gyűjtött volna, mint utána. A teljes hitelesítési folyamat, a jogosultsági feltételek és az elutasítás utáni teendők ebben a cikkben vannak: a zöld pipa megszerzése: WhatsApp Business hitelesítés.
Tudni, mikor érdemes túllépni az appon
A WhatsApp Business app hatékonyan kezeli a WhatsApp-jelenlét beállítását és korai működtetését, de vannak egyértelmű korlátai. Ha a beszélgetések száma meghaladja azt, amit a csapat kézzel kezelni tud, ha az automatizálási igények túlmennek az üdvözlő és a távolléti üzeneten, vagy ha a WhatsAppot egy másik rendszerhez kell kapcsolni, az app elérte a határát, és a WhatsApp Business Platform a következő logikus lépés. Gyakorlati ok megérteni a Platform szintet még azelőtt, hogy sürgőssé válna: így a korlátot felismered, mielőtt működési gondot okoz, nem azután, hogy a beszélgetések megválaszolatlanul maradnak. Hogy mikor elég az app és mikor kell a Platform, azt részletesen itt találod: WhatsApp Personal, WhatsApp Business és WhatsApp Business Platform összehasonlítása.
Gyakori kérdések
Megtarthatjuk a meglévő számunkat, ha átállunk a WhatsApp Businessre?
Igen. Ha a szám jelenleg egy személyes WhatsApp-fiókon van, először mentsd el az azon a fiókon lévő csevegési előzményeket, aztán választsd le. Leválasztás után regisztráld a WhatsApp Businesshez. A szám végig ugyanaz marad, és azok a kontaktok, akiknél el van mentve, ugyanazon a számon érik el a márkát. Az átállás nagyjából tizenöt percig tart, és a szám az átállás alatt rövid ideig nem elérhető. A WEMASY weboldalépítőjével ezt közvetlenül a weboldaladon is beállíthatod.
A WhatsApp-számnak a hagyományos hívásokat és SMS-eket is fogadnia kell. Lehetséges ez?
Igen. A WhatsApp Business nem veszi át a telefonszám hívási vagy SMS-funkcióját. A szám továbbra is fogadja a hagyományos hívásokat és SMS-eket, mint korábban. A WhatsApp a szokásos telefonfunkciók mellett fut, nem helyettük. Ha a szám vezetékes vagy virtuális szám, a hagyományos hívásokat nem a WhatsAppon keresztül fogadja, de használható WhatsApp-üzenetküldésre, miközben a hanghívásokra a saját hálózatán keresztül továbbra is működik.
Valaki más hozta létre a WhatsApp Business fiókunkat, és elvesztettük a hozzáférést. Mit tegyünk?
Ha még hozzáférsz a fiókhoz regisztrált telefonszámhoz, visszaszerezheted a hozzáférést úgy, hogy a számot egy új eszközön regisztrálod, és a számra küldött SMS- vagy hangkóddal ellenőrzöd. Ez leválasztja a fiókot az előző eszközről, és az újhoz regisztrálja. Ha magához a telefonszámhoz sincs hozzáférésed, a folyamat bonyolultabb: a WhatsApp ügyfélszolgálatát kell megkeresned a Meta Business Súgóközpontján keresztül, a márka tulajdonjogának igazolásával. Ez az egyik oka annak, hogy az elejétől külön márkaszámot érdemes használni a személyes szám helyett.
Szükségünk van Meta Business Manager fiókra a WhatsApp Business használatához?
Nem, a WhatsApp Business app alapvető használatához nem. Az app önállóan működik, Meta Business Manager kapcsolat nélkül. Meta Business Manager akkor kell, ha WhatsAppra mutató hirdetéseket szeretnél futtatni, a hitelesített zöld jelvényt igényelnéd, vagy a WhatsApp Business Platform API-hoz csatlakoznál. A kapcsolat korai beállítása akkor is érdemes, ha ezek közül bármelyik szerepel a terveid között, mert így később nem kell nyomás alatt csinálni. A kapcsolat nagyjából tíz percet vesz igénybe, és nem befolyásolja az app mindennapi működését.
Beállítottuk a fiókot, de még senki nem ír nekünk. Mit tegyünk először?
Mondd el az embereknek, hogy létezik. Tedd ki a közvetlen chat-linket vagy a QR-kódot a weboldal kapcsolat oldalára, az e-mail-aláírásba és egy közösségi profilra. Aztán küldj rövid üzenetet a meglévő ügyféllistádnak vagy követőidnek, amelyben bejelented a csatornát, és hogy mire való. A WhatsApp kapcsolattartó csatorna, nem felfedező csatorna: az ügyfelek nem találják meg maguktól úgy, ahogy egy közösségi profilt megtalálhatnak. A számot oda kell tenni, ahol az ügyfelek már amúgy is keresnek, és világosan meg kell mondani, miért érdemes használni. Az első beszélgetések jellemzően a szám első tudatos népszerűsítése után néhány napon belül megjelennek.
Kezelhetik egyszerre többen ugyanazt a WhatsApp Business számot?
A többeszközös funkcióval egy WhatsApp Business fiókhoz legfeljebb négy eszköz köthető egyszerre, így több csapattag is hozzáférhet a beszélgetésekhez, és egyszerre válaszolhat. A korlát az, hogy nincs beszélgetés-hozzárendelés vagy felelős-követés, ezért a csapattagok közötti egyeztetésnek az apptól függetlenül kell megtörténnie. Két-három főnél nagyobb csapatnál, vagy ott, ahol számít a felelősség és az átadás követése, a WhatsApp Business Platform több ügyintézős beérkező üzenetek eszközzel a gyakorlatiasabb megoldás.