Hétfőn indul az új arculat. Szerdára a csapat fele még a régi logóval küld leveleket. Valaki beírta a személyes mobilszámát. Egy másik egy korábbi munkahelyéről másolt aláírást illesztett be. Az ügyfelek hamarabb észreveszik, mint a belső ellenőrzőlistád.
A csapat e-mail-aláírásainak kezelése az a folyamat, amely minden munkatárs elérhetőségi blokkját összhangban tartja az arculati szabályokkal. Magában foglalja a bevezetést, a frissítést és a rendszeres ellenőrzést. Enélkül még egy erős e-mail-aláírás-sablon is heteken belül elcsúszik.
Mit jelent a csapat e-mail-aláírásainak kezelése?
Az aláírás-kezelés többet jelent, mint egyszer elküldeni egy sablont. Folyamatos gyakorlat, három részből áll: mestersablon, egyértelmű beállítási útmutató és időszakos ellenőrzés.
A mestersablon a rögzített márkaelemeket tartalmazza: logó, színek, cégnév és weboldal. Minden munkatárs csak a személyes mezőket tölti ki. A központi irányítás megelőzi az eltéréseket, amelyek a hitelességet rontó e-mail-hibák között szerepelnek.
Hogyan vezesd be az aláírásokat a csapatban?
Cégszintű bevezetés előtt kezdj egy próbacsoporttal. Az értékesítés és az ügyfélszolgálat küldi gyakran a legtöbb külső levelet, ezért náluk derülnek ki hamar a gondok.
1. Dokumentáld a szabványt
Írj egyoldalas útmutatót a mestersablonnal, a helyőrzők leírásával és az e-mail-kliensben végzett beállítás lépéseinek képernyőképeivel. Linkeld ide az e-mail-aláírás-példák márkáknak fejezetet, hogy lássák a célt.
2. Jelölj ki felelőst
Bízd egy emberre vagy csapatra az aláírások frissítését. Gyakran a marketing vagy az üzemeltetés a megfelelő. Ők küldik az új sablonokat, ha változik a logó, a domain vagy a telefonszám.
3. Az újakat a sablonnal vezesd be
Vedd fel az aláírás beállítását az első heti ellenőrzőlistába, a üzleti e-mail-cím létrehozása mellé. Az új munkatársak küldjenek tesztüzenetet a vezetőjüknek, mielőtt külső partnereknek írnak.
Hogyan tartsd naprakészen az aláírásokat?
Ütemezz negyedéves ellenőrzést. Vegyél mintát az egyes részlegek elküldött leveleiből, és nézd meg az elavult beosztásokat, a hibás linkeket és az arculatba nem illő formázást. Előbb a mestersablont frissítsd, aztán értesítsd a csapatot határidővel a beállításaik frissítésére.
Követd a változásokat úgy, ahogy a weboldalad többi arculati elemét. Ha változik a domained vagy a logód, az aláírásoknak még aznap változniuk kell. A késés okozza azt a hézagot a feladói azonosságban, amelyre az egyéni domainnel működő e-mail hibái figyelmeztet.
Az egységes kezelés az aláírásodat a személyes mellékességből megbízható arculati érintkezési ponttá teszi a csapatod minden üzeneténél.
Gyakran ismételt kérdések
Ki kezelje az e-mail-aláírásokat egy kis csapatban?
Kis csapatban általában az alapító vagy a marketingvezető felel a mestersablonért és a frissítési értesítésekért. A szerep kevés időt vesz igénybe, ha a folyamat dokumentált. A WEMASY segít a kis csapatoknak összhangban tartani a weboldal és az e-mail arculatát a weboldalépítőben.
Szabadon szerkeszthetik a munkatársak a saját aláírásukat?
Csak a személyes mezőkben engedj szerkesztést, mint a név, a beosztás és a közvetlen telefon. A márkaelemeket, vagyis a logót, a színeket és a cégsorokat zárd le. Ha ezeken a területeken szabad a szerkesztés, egységtelen lesz a kimenő levelezés.
Hogyan frissítsem az aláírásokat az arculatváltás után?
Először a mestersablont cseréld le, aztán küldj minden munkatársnak lépésről lépésre útmutatót határidővel. Kérd meg a vezetőket, hogy erősítsék meg, hogy a beosztottaik frissítették a beállításaikat. A határidő után vegyél mintát az egyes részlegek elküldött leveleiből.
Más aláírási szabályok vonatkozzanak a távmunkásokra?
A távmunkás csapat ugyanazt a sablont követi, mint az irodai munkatársak. A helyszín nem változtatja az arculati szabványokat. A távoli beillesztésbe vedd bele az aláírás beállítását, az e-mail-klienshez és a márkázott címhez való hozzáférés mellett.
Milyen eszközök segítenek a csapat e-mail-aláírásainak kezelésében?
A legtöbb kis és közepes csapatnak elég egy közös dokumentum a mestersablonnal és a beállítási képernyőképekkel. A nagyobb csapatok használhatják az e-mail tárhelyük központi adminisztrációs beállításait. Előbb a folyamatra figyelj, mielőtt bonyolítanál.
Hogyan kezeljem a közös postafiókok aláírásait?
A közös címekhez, mint a support@yourbrand.com, a csapat vagy a részleg nevével készült aláírás kell, nem egy személyével. Használd ugyanazt a logót és formázást, mint az egyéni sablonoknál. Az ügyfélszolgálati útmutatást az professzionális e-mail az ügyfélszolgálatnak fejezetben találod.