A legtöbb céges e-mail hiba nem látványos. Apró szokások, amelyeket addig ismételnek, amíg egy ügyfél, partner vagy kolléga elveszti a türelmét. Itt egy homályos tárgysor. Ott egy elmaradt utánkövetés. Egyszer egy „Válasz mindenkinek”, amely tizenkét embert zavar meg, akinek nem is kellett volna látnia a levelezést.
A gyakori céges e-mail hibák azok az ismétlődő hibák, amelyek miatt egy hozzáértő márka figyelmetlennek, lassúnak vagy megbízhatatlannak látszik. Nem kell tökéletesen fogalmaznod, hogy elkerüld őket. Azt kell tudnod, mi szokott elromlani, és néhány egyszerű ellenőrzést kell elvégezned a küldés előtt. Ez a modul végigmegy az egyes hibatípusokon. Itt a térkép.
Melyek a leggyakoribb céges e-mail hibák?
A leggyakoribb hibák hat csoportba sorolhatók: a megfogalmazás minősége, a hangnem, a tárgysorok, a címzettek kezelése, a mellékletek és a következetesség. A biztonsági botlások is ide tartoznak, bár sok márka addig informatikai problémának tekinti őket, amíg valami el nem romlik.
A megfogalmazás minősége az elírásokat, a nyelvtani hibákat és az olyan üzeneteket jelenti, amelyek kanyarognak, és nincs bennük egyértelmű kérés. Hangnemi gond akkor van, ha egy lazább levél formális levelezésbe kerül, vagy egy merev válasz lehűt egy meleg kapcsolatot. A tárgysori hibák miatt a sürgős levél elveszik a „Gyors kérdés” feliratok tengerében. A címzetti hibák közé tartozik a rossz cím, a „Válasz mindenkinek” túlzott használata, és az üzenetek elküldése, mielőtt befejeznéd a szerkesztést.
A hibák, amelyek először a hitelességedet rontják
1. Hanyag fogalmazás és homályos kérések
Az elírások és a hiányzó írásjelek azt üzenik, hogy nem olvastad át a levelet. A homályos kérés arra kényszeríti az olvasót, hogy találgassa, mire van szükséged. Mindkettő kapcsolódik a következő útmutatókhoz: hogyan írj világos, tömör e-mailt és a részletesebb lista: a hitelességet rontó e-mail hibák.
2. Homályos vagy félrevezető tárgysorok
Ha a tárgy annyi, hogy „Frissítés” vagy „Szia”, az semmit nem mond az olvasónak. Hátrébb sorolja a levelet, vagy megnyitás nélkül törli. A jó tárgysori szokások itt kezdődnek: professzionális e-mail tárgysorok.
3. A pillanathoz nem illő hangnem
Humor egy fizetési vitában. Hideg formalitás hónapokig tartó baráti kapcsolat után. A hangnemi eltérés összezavarja az olvasót, és lassítja a döntést. A céges e-mailek rossz hangnemét tárgyaló következő fejezet részletesebben foglalkozik ezzel.
A hibák, amelyek időt vesznek el vagy kockázatot hordoznak
1. „Válasz mindenkinek”, ahol elég lenne a sima válasz
Egész csapatokat húznak be mellékszálakba. A postaládák megtelnek zajjal. Az emberek elnémítják a beszélgetéseket, és lemaradnak arról az egy levélről, amelyik számított. A következő cikk etikettszabályai egyértelmű alapértelmezést adnak: mikor használd a „Válasz mindenkinek” funkciót céges e-mailben.
2. Melléklet- és biztonsági botlások
A rossz fájl, a túl nagy melléklet és a szöveges formában küldött érzékeny adat kínos helyzetet, sőt valódi kárt okoz. A melléklet-kezelési szokások helye itt van: kezeld professzionálisan az e-mail mellékleteket. A biztonsági alapok itt olvashatók: mi az e-mail biztonság egy vállalkozásnál.
3. Csend, miután akciót ígértél
Azt mondtad, pénteken elküldöd az árajánlatot. Elmúlik a péntek. Az ügyfél úgy gondolja, hogy elfelejtetted, vagy a versenytársat választottad. Az utánkövetési fegyelem külön hibakategória, a modul egy későbbi részében szó lesz róla.
Válassz ki egy csoportot, és vizsgáld át a héten. Olvasd el a hozzá tartozó fejezetet, javíts ki egy szokást, aztán lépj a következőre. Az elírásokról és nyelvtanról, a rossz hangnemről és a homályos tárgysorokról szóló fejezetek szoktak a kiindulópontok lenni azoknál a márkáknál, amelyek már saját domaint használnak.
Gyakran ismételt kérdések
Melyik céges e-mail hibát követik el először a kis márkák?
Sok kis márka egy ingyenes személyes címmel indul a kapcsolat oldalon, aztán ráteszi a homályos tárgyakat és a lassú válaszokat. Az első lépés a cím és a DNS-beállítások rendbetétele. A WEMASY segít közzétenni a márkás elérhetőségeidet a weboldalépítőn keresztül.
Hatnak a gyakori e-mail hibák a kézbesíthetőségre?
A hanyag küldési szokások, a magas panaszarány és a hiányzó hitelesítési rekordok a levelet a spam mappa felé terelhetik. Maguk a fogalmazási hibák ritkán okoznak kézbesítési gondot, de rontják a bizalmat, amikor a levél megérkezik. A technikai oldalról itt olvashatsz: miért kerülnek a céges e-mailek a spam közé.
Milyen gyakran érdemes átnézni egy márka e-mail szokásait?
Tíz friss ügyfélbeszélgetés negyedéves átnézése a legtöbb ismétlődő hibát elkapja. A mintákat az értékesítésből, az ügyfélszolgálatról és a számlázásból külön vedd, mert mindegyik típus másképp hibázik. A kezelési munkafolyamatok itt segítenek rutinná tenni az átnézést: professzionális e-mail kezelési munkafolyamat.
Az automatikus e-mailek mentesek ezektől a hibáktól?
Az automatizálás felnagyítja a hibákat, mert egy rossz sablon minden új kapcsolathoz eljut. A hibás beszúrt mezők és a látszólag személyes hang nagy léptékben gyorsabban árt. Olvasd el ezt, mielőtt bekapcsolod a sorozatokat: elkerülendő e-mail automatizálási hibák.
Egy ember ki tudja javítani a hibákat az egész cégnél?
Egy felelős felállíthatja a szabályokat és a sablonokat, de minden küldőnek követnie kell őket. Az írott szabályzat és a betanítás többet ér, mint az emlékeztetők, amikor a kár már megtörtént. A csapatoknak szóló tanácsok itt vannak: céges e-mail jógyakorlatok márkáknak.
Mi a leggyorsabb nyereség e fejezet elolvasása után?
Írd át a három leggyakrabban használt tárgysor-sablonodat úgy, hogy mindegyik megnevezze a témát és a szükséges lépést. Ez az egyetlen változtatás új eszköz nélkül javítja a keresést, a prioritást és a válaszadás sebességét. A tárgysorokról részletesebben itt olvashatsz: professzionális e-mail tárgysorok.