Az A márka állandóan nézi a leveleket, és véletlenszerű sorrendben válaszol. A B márka naponta háromszor nyitja meg a postaládát, öt perc alatt válogat, és újra bezárja a következő blokkig. Ugyanaz a mennyiség, más stressz. A második márka nem szerencsésebb. Olyan munkafolyamatot követ, amelyet a csapat minden tagja meg tud ismételni.
A professzionális e-mail kezelési munkafolyamat az a sorrend, amelyet a márkád a levelek fogadására, rendezésére, kezelésére, iktatására és átnézésére használ. A korábbi modulok beállítási döntéseit összeköti ennek a modulnak a napi szokásaival. Íme, hogyan néz ki a gyakorlatban.
Mi az e-mail kezelési munkafolyamat?
Az e-mail kezelési munkafolyamat meghatározott út, megnevezett lépésekkel és felelősökkel. A tipikus lépések: beérkezés, válogatás, válasz vagy delegálás, archiválás és heti átnézés. Minden lépés olyan eszközöket és szabályokat használ, amelyeket már kiválasztottál, az e-mail tárhelytől a mappákon át a megőrzési szabályzatig.
A munkafolyamat nem merev szoftver. Az elfogadott mód, ahogy a márkád kezeli a leveleket, hogy semmi ne függjön egyetlen ember memóriájától.
A stabil munkafolyamat öt szakasza
1. Beérkezés
A levelek a domaineden lévő szerepcímekre, az oldalad kapcsolatfelvételi űrlapjaira és a vezetőség személyes postafiókjaira érkeznek. A nyilvános címeknek egyezniük kell azzal, amit a professzionális e-mail és a weboldalad révén közzéteszel. A szűrők minden típust a megfelelő sorba irányítanak, mielőtt emberek megnyitnák a postaládát.
2. Válogatás
Az ütemezett blokkok alatt nézd át a tárgysorokat, és rendelj első szintű, második szintű vagy referencia státuszt. Használd az e-mailek priorizálása üzlettulajdonosként módszerét. Mozgasd az üzeneteket cselekvésmappákba vagy címkékbe a mappák és címkék a céges e-mailhez fejezetből.
3. Válasz és delegálás
Ha lehet, az első szintű válaszokat ugyanabban a blokkban küldd el. A második szintű és rutinlevelezést add át a munkatársaknak az e-mail delegálása az irányítás elvesztése nélkül szintjei szerint. Írj a hogyan írj professzionális e-mailt érthetőségével, és a mit tegyél az e-mail aláírásba aláírásaival.
4. Archiválás és megőrzés
A lezárt szálak az céges e-mail archiválása és keresése és az e-mail megőrzési szabályzatok márkáknak szabályai szerint kerülnek az archívumba. Csak azt töröld, amit a szabályzat megenged.
5. Átnézés
A heti átnézés kitisztítja a lemaradókat, auditálja a delegált válaszokat, és frissíti a szűrőket. A havi körök elkapják az előfizetési zajt és a tárhelynövekedést. Ez a karbantartási lépés tartja meg a hogyan tartsd tisztán a postaládát hosszú távon fejezet nyereségeit.
Írd le a munkafolyamatodat egy oldalon. Nevezd meg az eszközök a céges e-mail kezeléséhez fejezetből az eszközöket, jelölj ki felelősöket, és igazítsd, ha a csapat vagy a mennyiség változik. A látható munkafolyamat a szétszórt szokásokat olyan rendszerré alakítja, amelyben a márkád megbízhat.
Gyakori kérdések
Naponta hányszor nézze az e-mailt egy üzlettulajdonos?
A legtöbb kis márkának két-négy fókuszált blokk működik. Az állandó nézegetés szétdarabolja a mély munkát anélkül, hogy javítaná a válaszok minőségét. Igazítsd a blokkokat az e-mail válaszidő-elvárások fejezetben beállított elvárásokhoz. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül meghatározott címre tereli az oldal érdeklődőit.
Más legyen a munkafolyamat a megosztott és a személyes postaládáknál?
A megosztott soroknak látható kiosztási és állapotlépések kellenek, amelyeket a személyes levelek kihagyhatnak. A központi válogatási és archiválási szabályoknak mégis egyezniük kell, hogy a csapat egy folyamat szerint beszéljen. A megosztott postaláda üzleti használatra fejezet meghatározza a csapat oldalát.
Hová illik a biztonság a napi munkafolyamatban?
A biztonsági ellenőrzések a belépésnél, a mellékletek kezelésénél és a kilépésnél helyükön vannak, nem minden válaszban. Képezd a munkatársakat a kockázatok felismerésére a hogyan ismerd fel az adathalász e-mailt fejezettel a napi válogatás mellett.
Hogyan dokumentáljam a munkafolyamatot az új munkatársaknak?
Egy oldal a címekkel, mappákkal, szintekkel, sablonokkal és eszkalációs utakkal elég az induláshoz. Linkeld az etikett- és aláírási útmutatókat a hangnemhez. Az üzleti e-mail legjobb gyakorlatok márkáknak támogatja a bevezetést.
Mi indokolja a munkafolyamat újratervezését?
Tervezd újra, ha nőnek az elmulasztott válaszok, megduplázódik a delegálás, vagy jelentős új címeket adsz hozzá. A lépésről lépésre céges e-mail beállítás fejezetből ismert jelentős tárhelyváltások is frissítést érdemelnek.
Működhet a munkafolyamat drága kiegészítők nélkül?
A tárhely, egy megbízható kliens, a szűrők és a fegyelmezett szokások a legtöbb kis márkát lefedik. Akkor adj hozzá csapateszközöket, ha megjelenik a fájdalom, ne előbb. Az eszközök a céges e-mail kezeléséhez fejezet szakaszonként feltérképezi az eszköztárat.