Leülsz válaszolni egy új ügyfél megkeresésére. Három bekezdést írsz, kettőt törölsz, beleteszel egy viccet, ami túl lazának tűnik, aztán az üres tárgysorra bámulsz. Húsz perc múlva elküldesz valamit, ami lefedi a témát, de még mindig szétszórtnak hat. Ez a rés aközött van, hogy tudod, mit akarsz mondani, és hogy tudod, hogyan írj professzionális e-mailt.
A professzionális e-mail olyan üzleti üzenet, amely az érthetőségre, a tiszteletre és a célra épül. Leíró tárgysorral kezdődik, megfelelő megszólítással nyit, a fő mondanivalót korán közli, és elköszönéssel meg aláírással zár. Az alap megvan, ha beállítottál egy saját arculatú címet, ahogy a hogyan hozz létre céges e-mail címet fejezetben szerepel. Most nézzük meg, hogyan írd meg magát az üzenetet.
Mitől professzionális egy e-mail?
A professzionális e-mail nem ugyanaz, mint a hivatalos e-mail. A professzionális azt jelenti, hogy az üzeneted világos, udvarias és üzleti célra megfelelő. Lehetsz meleg egy régi ügyféllel, és mégis professzionális. Lehetsz egyenes egy beszállítóval, és mégis tiszteletteljes.
Az építőelemek egyszerűek. Egy tárgysor, amely megmondja az olvasónak, miről szól az üzenet. Egy megszólítás, amely illik a kapcsolathoz. Egy törzs, amely az első pár mondatban kimondja a célt. Egy záró sor, amely jelzi, mit vársz ezután. Egy elköszönés a neveddel és az elérhetőségeiddel. Ezek az elemek úgy dolgoznak együtt, ahogy a mi az a professzionális e-mail leírja az egész fogalmat.
Hogyan írj professzionális e-mailt lépésről lépésre?
A tárgysorral kezdd, mielőtt megírod a törzset. Egy világos tárgy segít a fókuszban maradni, és segít az olvasónak eldönteni, mikor nyissa meg az üzenetet. Néhány szóban nevezd meg a témát és a határidőt.
1. Nyiss a megfelelő megszólítással
Szólítsd meg az olvasót a nevén, ha ismered. Használj a kapcsolathoz illő megszólítást. Az első kapcsolatfelvétel melegebb nyitást érdemel, mint egy kolléga, akinek naponta írsz. A hogyan kezdj céges e-mailt és a professzionális e-mail megszólítások fejezet mélyebben foglalkozik a nyitásokkal.
2. Az első bekezdésben mondd ki a célodat
Ne temesd el az üzeneted okát. Ha döntésre van szükséged, mondd ki. Ha egy találkozót követsz, említsd a dátumot. Az elfoglalt olvasók átfutják az első sorokat, mielőtt eldöntik, elolvassák-e a többit.
3. Tartsd a törzset fókuszáltan és átfutható formában
Használj rövid bekezdéseket és egyszerű nyelvet. Egy gondolat bekezdésenként. Ha több kérésed van, számozd meg őket. Vágj ki mindent, ami nem segíti az olvasót a válaszadásban. A hogyan írj világos és tömör e-mailt fejezet a rövidítési technikákat tárgyalja.
4. Zárj egyértelmű következő lépéssel
A törzset azzal fejezd be, mire van szükséged az olvasótól. Egy válasz péntekig. Egy visszaigazolás. Egy egyeztetendő hívás. Aztán add hozzá az elköszönést és az aláírásodat. A mi az a saját domainos e-mail cím fejezetből ismert saját arculatú feladósorod megerősíti a képernyőn látható szavakat.
Gyakori hibák a professzionális e-mailek írásakor
A tárgysor nélküli küldés a leggyorsabb módja annak, hogy figyelmen kívül hagyjanak. Ha regényt írsz ott, ahol pár mondat is elég, az az olvasó idejét pazarolja. A korrektúra kihagyása elgépeléseket hagy, amelyek aláássák a bizalmat, ugyanazt a bizalmat, amit a hogyan épít bizalmat a professzionális e-mail fejezet szerint építesz. Ha egy régi levélszálban új témára válaszolsz, azzal mindenkit összezavarsz a másolati listán.
Olvasd el az üzenetedet egyszer, mielőtt elküldöd. Kérdezd meg magadtól, hogy a tárgy egyezik-e a törzzsel, a hangnem illik-e a kapcsolathoz, és az olvasó tudja-e, mit kell tennie. Ez a gyors ellenőrzés megelőzi a legtöbb problémát.
A modul többi része az üzenet egyes részeit bontja ki. Kezdd a nyitásokkal és megszólításokkal, aztán haladj végig a zárásokon, az elköszönéseken és a tárgysorokon, ahogy kialakítod az írási szokásaidat.
Gyakran ismételt kérdések
Milyen hosszú legyen egy professzionális e-mail?
A professzionális e-mail legyen olyan hosszú, amilyen kell, és ne hosszabb. A legtöbb üzleti üzenet elfér három-öt rövid bekezdésben. A WEMASY segít, hogy a márkád az interneten igényes maradjon a weboldalépítővel, és ugyanennek az érthetőségnek meg kell jelennie minden üzenetedben, amit a domaineden küldesz.
A tárgysort vagy a törzset írjam meg előbb?
A tárgysor megírása először egy célra tart fókuszban. Egy világos tárgy olyan, mint a saját vázlatod címsora. Ha a törzs elkalandozik, térj vissza a tárgyhoz, és vágd meg az üzenetet.
Egy professzionális e-mailnek mindig hivatalosnak kell hangzania?
A professzionális és a hivatalos nem ugyanaz. Írhatsz barátságos, társalgó hangú üzenetet, amely mégis világos és tiszteletteljes. A hivatalos és informális e-mail a márkáknak fejezet elmagyarázza, mikor melyik hangnem illik.
Milyen feladó címet használjak a professzionális e-mailekhez?
Használj a saját domaineden lévő címet, ne ingyenes magánfiókot. Egy saját arculatú cím, például hello@cegnev.hu azt jelzi, hogy a vállalkozásod bejáratott. A teljes képért nézd meg: miért árt az ingyenes e-mail a hitelességnek.
Szerepeltessem a teljes aláírásomat minden e-mailben?
Tegyél egységes aláírást a neveddel, a beosztásoddal és az elérhetőségeiddel az üzleti üzenetekre. Segít az új kapcsolatoknak, hogy más csatornákon is elérjenek. Tartsd tömören, hogy ne nyomja el a rövid válaszokat.
Használhatom ugyanazt a professzionális e-mail szerkezetet az egész csapatomnak?
A közös szerkezet egységesen tartja a márka hangját a részlegek között. Készíts egy rövid belső útmutatót példaüzenetekkel a professzionális e-mail példák fejezetből, hogy mindenki ugyanazt a formát kövesse.