Az átlagos céges e-mailt 15 másodperc alatt olvassák el telefonon két megbeszélés között. A hárombekezdéses bevezetésed, a két kitérőd és az eltemetett kérésed nem éli túl ezt az ablakot. Az olvasó azzal válaszol: „Összefoglalnád, mire van szükséged?", és most mindketten több időt töltötök, mint amennyit az eredeti üzenet igényelt.
A világos és tömör e-mail olyan céges üzenet, amely korán megfogalmazza a célját, egyszerű nyelvet használ, és csak azokat a részleteket tartalmazza, amelyekre az olvasónak a válaszhoz szüksége van. A tömör nem jelent hideget vagy hiányosat. Azt jelenti, hogy minden mondat kiérdemli a helyét. Íme, hogyan írj olyan e-maileket, amelyek tiszteletben tartják az olvasó idejét, és mégis eredményt hoznak.
Mit jelent a világos és tömör az e-mailben?
A világos azt jelenti, hogy az olvasó újraolvasás nélkül érti, mit kérsz. A tömör azt jelenti, hogy a lehető legkevesebb szóval mondod el, ami még értelmes. Együtt gyorsabb választ és kevesebb követő kérdést hozó üzeneteket adnak.
A világosság az e-mailenkénti egy céllal kezdődik. Ha két egymással nem összefüggő kérésed van, küldj két üzenetet. A témák egy e-mailben való keverése mindkét választ késlelteti, és nehezebben átnézhetővé teszi az üzenetedet.
Hogyan írj világos és tömör e-mailt
Az e-mailedet az olvasó igényei köré építsd, ne a saját gondolkodási folyamatod köré. Nem kell neki minden lépés, amelyen át a következtetésig jutottál. A következtetés kell neki, és az a cselekvés, amelyet tőle kérsz.
1. A fő ponttal kezdj
Tedd a célt a megszólítás utáni első mondatba. A „Csütörtökig szükségem van a jóváhagyásodra a csatolt szerződésen" világos. A három mondat háttér a kérés előtt nem az. A kontextust a fő pont után add meg, ne előtte.
2. Használj rövid bekezdéseket és egyszerű szavakat
A bekezdéseket két-négy mondatra korlátozd. A szakzsargont cseréld hétköznapi nyelvre. Írd, hogy „kezd", ne azt, hogy „megkezdi", és „használ", ne azt, hogy „igénybe vesz". A rövid mondatok átlagosan 12-16 szavasak. Ha egy mondat 25 szónál hosszabb, bontsd szét.
3. Vágd ki a töltelék- és ismétlő részeket
Töröld azokat a kifejezéseket, amelyek nem adnak információt. A „csak szerettem volna jelezni, hogy" lehet „kérdésem van ezzel kapcsolatban:". Távolítsd el a duplikált pontokat. Ha a határidőt már megadtad a tárgysorban, nem kell háromszor emlékeztetni a szövegben.
4. Használj listát több tételhez
Ha három vagy több pontod van, használj számozott vagy felsorolásos listát. A listák könnyebben átfuthatók a hosszú bekezdéseknél. Az olvasónak is megkönnyítik, hogy pontról pontra válaszoljon.
Szerkesztési technikák, amelyek rövidítik az e-mailjeidet
Írd meg a vázlatot, aztán egyszer olvasd el egyetlen kérdéssel a fejedben. Mit vehetek ki, anélkül hogy elveszne az értelem? Vágj ki legalább 20 százalékot az első vázlatból. A legtöbb első vázlat olyan tölteléket tartalmaz, amelyre az olvasónak nincs szüksége.
Küldés előtt olvasd el az üzenetet a telefonodon. Ha kétszernél többször kell görgetned a cselekvésre hívásig, túl hosszú. Párosítsd a tömör írást éles tárgysorral a professzionális e-mail tárgysorok fejezetből, hogy az olvasó nyitás előtt tudja, mire számítson.
A tömör e-mailekhez is kell megfelelő szerkezet. Tartsd meg a megszólítást, a záró sort, az elköszönést és az aláírást. A hogyan írj professzionális e-mailt fejezet a teljes keretet tárgyalja. Az üzleti e-mail legjobb gyakorlatok márkáknak jó szokásai ugyanezeket az elveket erősítik a csapatod egészében.
Ez a fejezet zárja az írás modult. Most már kaptál útmutatást a szerkezetről, a nyitásokról, a zárásokról, az elköszönésekről és a tárgysorokról. Fogd össze mindezt a hogyan hozz létre e-mail címeket a domaineden fejezet márkás címével és a korábbi modulok etikett-szabványaival.
Gyakori kérdések
Milyen rövid legyen egy céges e-mail?
A legtöbb céges e-mail 100-200 szóba férjen bele. Az összetett témákhoz több kellhet, de minden extra mondatnak ki kell érdemelnie a helyét. A WEMASY segít világos márkát kommunikálni online a weboldalépítőn keresztül, az e-mailjeid pedig legyenek ugyanilyen közvetlenek.
Udvariatlannak hangzik az e-mailem, ha tömör vagyok?
A tömör és az udvariatlan nem ugyanaz. Lehetsz rövid és udvarias, ha megtartod a megszólítást, ott, ahol természetes, használod a kérlek és a köszönöm szót, és tiszteletteljes elköszönéssel zársz.
Egy e-mailbe tegyem az összes részletet, vagy bontsam szét?
Add meg azokat a részleteket, amelyekre az olvasónak a cselekvéshez szüksége van, de hagyd ki a háttérinformációt, amelyet már ismer. Ha az e-mailed két külön döntést fed le, bontsd két üzenetre, hogy mindkettő fókuszált maradjon.
Mely szavakat vágjam ki először egy e-mail szerkesztésekor?
Vágd ki a töltelék kifejezéseket, mint a csak szerettem volna, ahogy említettem és ahogy tudod. Távolítsd el azokat a határozószókat, amelyek nem változtatják az értelmet. Cseréld a hosszú kifejezéseket rövidebb alternatívákra.
Szakszerűek a felsorolások a céges e-mailben?
A felsorolások szakszerűek, és könnyebben átnézhetővé teszik az összetett információt. Használd őket három vagy több tételes listákhoz, cselekvési lépésekhez vagy olyan lehetőségekhez, amelyek közül az olvasónak választania kell.
Hogyan képezzem a csapatomat világosabb e-mailek írására?
Oszd meg az előtte-utána példákat a belső stílusútmutatóban. Mutass a csapattagoknak professzionális e-mail példákat, és állíts szabványt, hogy minden üzenet az első bekezdésben megfogalmazza a célját.