A postaládádban tizenkét olvasatlan üzenet látszik. Tíz másodperc alatt átfutod a tárgysorokat. Háromban az áll: „Gyors kérdés." Kettőben: „Követés." Egyben: „4821-es számla, április 15-ig esedékes, jóváhagyás szükséges." Először azt nyitod meg. A tárgysor elvégezte a dolgát, mielőtt egyetlen szót elolvastál volna belül.
A professzionális e-mail tárgysor az üzenet tartalmának rövid leírása, amely segít az olvasónak priorizálni és később megtalálni az e-mailedet. Nem csali és nem értékesítési ajánlat. Címke, amely megválaszolja a kérdést: „Miről szól ez?" Íme, hogyan írj olyan professzionális e-mail tárgysorokat, amelyeket megnyitnak és megválaszolnak.
Mitől hatékony egy professzionális e-mail tárgysor?
A hatékony tárgysor konkrét, tömör és őszinte. Megmondja az olvasónak, mire számítson az üzenetben. Ha a hely engedi, kulcsrészleteket tartalmaz, például projektneveket, dátumokat vagy a szükséges cselekvést. Kerüli a homályos szavakat, amelyek bármit leírhatnának.
A tárgysorok a keresésben is segítenek. Amikor az olvasód a múlt havi szerződéses megbeszélést keresi, egy olyan tárgy, mint a „Szerződésmódosítás, márciusi szállítási dátumok", megtalálható. Egy olyan tárgy, mint a „Szia", örökre elvész.
Hogyan írj professzionális e-mail tárgysorokat
A tárgysort a szöveg előtt írd meg. Ha tudod a célodat, a tárgy és az üzenet is élesebb lesz. Ha lehet, hat-tíz szóra törekedj. A legfontosabb információt tedd előre.
1. Nevezd meg a témát és a cselekvést
Kombináld, miről szól az üzenet, azzal, mire van szükséged. A „2. negyedéves költségvetés átnézése, visszajelzés péntekig" egy sorban megmondja a témát és a határidőt. Hasonlítsd ezt a „Költségvetés" tárgyhoz, amely több kérdést vet fel, mint amennyit megválaszol.
2. Írj nevet vagy hivatkozási számot, ha releváns
Támogatási kéréseknél, számláknál vagy projektfrissítéseknél tüntess fel rendelésszámot, jegyazonosítót vagy ügyfélnevet. A „Támogatási kérés, 9182-es rendelés, szállítási késés" segít, hogy a megfelelő személy irányítsa és priorizálja az üzenetet.
3. Frissítsd a tárgyat, ha a téma változik
Ha egy szál új témára vált, változtasd meg a tárgysort, ahelyett hogy a „Re: Re: Re:" láncot hagynád, amely már nem írja le a beszélgetést. Ez jó etikett, amelyet az e-mail etikett szabályok márkáknak fejezet tárgyal.
Tárgysor-minták gyakori helyzetekre
Bemutatkozás: „Bemutatkozás: [Neved], [Cég]." Követés: „Követés: [konkrét téma], [az utolsó kapcsolatfelvétel dátuma]." Megbeszélés-kérés: „Megbeszélés-kérés, [téma], [dátum] hete." Állapotfrissítés: „[Projekt neve] frissítés, [dátum]." Jóváhagyás: „[Dokumentum neve], jóváhagyás szükséges [dátum]-ig."
Kerüld a csupa nagybetűt, a túlzott írásjeleket és az olyan félrevezető tárgyakat, amelyek nem egyeznek a szöveggel. Az a tárgy, amely a „SÜRGŐS" szót írja egy rutinfrissítéshez, arra tanítja az olvasót, hogy figyelmen kívül hagyja az üzeneteidet. Tartsd a hangnemet összhangban a professzionális e-mailed többi részével, ahogy a hogyan írj professzionális e-mailt fejezet vázolja.
A feladó címed is számít. A márkás domain címről érkező tárgysor több figyelmet kap, mint ugyanaz a sor egy ingyenes személyes fiókból. A teljes képért nézd meg a miért számít a professzionális e-mail a márkáknak fejezetet.
Ha a tárgysoraid élesek, arra fókuszálj, hogy a szöveg is ugyanolyan világos legyen. Folytasd a hogyan írj világos és tömör e-mailt fejezettel, hogy szorosabbra fogd a belső tartalmat.
Gyakori kérdések
Milyen hosszú legyen egy professzionális e-mail tárgysor?
Törekedj 40-60 karakterre, hogy a teljes tárgy megjelenjen a mobil eszközökön. A legfontosabb szavakat tedd előre. A WEMASY segít csiszolt márkát bemutatni a weboldalépítőn keresztül, a világos tárgysorok pedig kiterjesztik ezt a professzionalizmust a postaládába.
Használjak sürgősséget kifejező szavakat a tárgysoromban?
Csak akkor használj sürgősséget, ha a helyzet valóban időérzékeny. Az olyan szavak, mint a Sürgős vagy az ASAP túlzott használata kétkedővé teszi az olvasókat. Állíts inkább valódi határidőt, például: Jóváhagyás szükséges péntekig.
Rendben van tárgysor nélkül küldeni céges e-mailt?
Soha ne küldj céges e-mailt tárgysor nélkül. Gondatlannak tűnik, és később nehéz megtalálni az üzenetet. A tárgyat a szöveg előtt írd meg, hogy egy célra fókuszálj.
Változtassam meg a tárgysort, amikor egy régi szálra válaszolok?
Változtasd meg a tárgyat, ha a beszélgetés témája jelentősen eltolódik. A Re: maradjon az ugyanarról a témáról szóló közvetlen válaszoknál. A világos tárgyak segítenek, hogy a szál mindenkije tájékozódjon.
Milyen tárgysor működik egy hideg megkeresésnél?
Nevezd meg az üzeneted okát és az olvasó számára nyújtott értéket. A „Partnerségi lehetőség a [Cég] részéről" világosabb, mint a „Üdv." Párosíts egy erős tárgyat professzionális nyitással a hogyan kezdj céges e-mailt fejezetből.
Való emoji a professzionális e-mail tárgysorokba?
A legtöbb üzleti környezetben hagyd ki az emojit a tárgysorokból. Szakszerűtlennek tűnhetnek, és nem biztos, hogy minden e-mail kliensben helyesen jelennek meg. A sima szöveges tárgyak biztonságosabbak.