A támogatási aliasod ebéd előtt húsz üzenetet kap. Két csapattag ugyanannak az ügyfélnek válaszol különböző válaszokkal. Egy harmadik soha nem látta a szálat, mert a továbbítás révén egy személyes postaládába került. Az ügyfél összezavarodik. A márkád szervezetlennek látszik, pedig mindenki megpróbált segíteni.
A céges megosztott postaláda olyan postafiók, amelyet több jogosult személy nyithat meg, rendelhet hozzá, és válaszolhat belőle ugyanarról a címről. Nem azonos azzal, hogy mindent privát fiókokba továbbítasz. Íme, mikor éri meg a helyét a beállításodban.
Mi az a megosztott postaláda?
A megosztott postaláda egy szerepalapú címhez, például a támogatáshoz vagy az értékesítéshez tartozó központi postafiók. A csapattagok a saját hitelesítő adataikkal lépnek be, de egyetlen sorban dolgoznak. A válaszok a megosztott címről mennek ki, így az ügyfelek egyetlen következetes feladót látnak.
A jó megosztott postaládák megmutatják, ki kezeli az egyes szálakat, milyen az állapotuk, és mi hangzott el már. Ez a láthatóság megelőzi a duplikált válaszokat és a réseket, ha valaki irodán kívül van.
Mikor van szüksége a márkának megosztott postaládára?
Akkor van szükséged megosztott postaládára, ha egynél több embernek kell válaszolnia ugyanarra a címre, és az ügyfelek egyetlen hangot várnak. Gyakori esetek az ügyfélszolgálat, a rendeléssel kapcsolatos kérdések és a weboldaladon feltüntetett általános info aliasok.
Az egyéni tulajdonosnak, aki egyedül válaszol a hello@ címről, általában még nincs szüksége megosztott sorra. Egy tartalék személynek való továbbítás működhet, amíg a mennyiség és az átadások nem szaporodnak. A fordulópont az ismétlődő átfedés, az elvesztett szálak vagy a tisztázatlan felelősség.
Megosztott postaláda, továbbítás és aliasok
1. A továbbítás szétszórja a kontextust
A továbbítás a leveleket személyes postaládákba másolja. Minden másolat saját válaszokat és mellékleteket hajthat. Az e-mail továbbítás egyedi domainen könnyű használatra jó, de összeomlik, amikor három embernek ugyanarra az előzményre van szüksége egy helyen.
2. A szerepcímeknek világos felelős kell
Az olyan címeknek, mint a tamogatas@ vagy a szamlazas@, egy folyamathoz kell kötődniük, nem egyetlen munkatárs postaládájához. Ha a személyzet változik, a cím stabil marad. Az ügyfelek továbbra is ugyanoda írnak. Párosítsd a szerepcímeket a mappák és címkék a céges e-mailhez fejezet rendezési ötleteivel.
3. A biztonság továbbra is számít
A megosztott hozzáférés nem jelent megosztott jelszavakat. Minden felhasználónak egyéni belépési joga legyen. Úgy nézd át a jogosultságokat, ahogy bármely céges postafiókot védesz a mi az e-mail biztonság az üzleti életben fejezet szerint.
Kezdj egy megosztott címmel a legforgalmasabb nyilvános szerepedhez. Add hozzá a hozzárendelési szabályokat és a sablonokat, ahogy a mennyiség nő. A következő fejezet az céges e-mail archiválása és keresése segít, hogy ez a megosztott előzmény hónapokkal később is megtalálható maradjon.
Gyakori kérdések
Használhat megosztott postaládát egy egyéni vállalkozás?
Az egyéni tulajdonos használhat megosztott jellegű mappákat teljes csapatsor nélkül. A felállás akkor válik értékessé, ha virtuális asszisztenst vagy részmunkaidős támogatást veszel fel. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül összeköti a nyilvános kapcsolati címedet az oldalakkal, így a levelek kiszámíthatóan irányítódnak.
Miben különbözik a megosztott postaláda a csoportos aliastól?
A csoportos alias ugyanazt az üzenetet egyszerre több személyes postaládába kézbesíti. A megosztott postaláda egy másolatot tart, amelyből mindenki együtt dolgozik. Az aliasok értesítenek. A megosztott postaládák összehangolják a válaszokat.
Tudják az ügyfelek, hogy egynél több ember olvassa a támogatási levelet?
Az ügyfeleket a világos válaszok érdeklik, nem az, hogy hányan állnak a cím mögött. Használj következetes hangnemet az e-mail etikett szabályok márkáknak szerint. A belső jegyzetek maradjanak belsők.
Milyen cím kerüljön a megosztott postaládára?
Szerepalapú előtagot használj a domainedén, ne személyes nevet. Példák: tamogatas, hello vagy szamlazas. Az elnevezési mintákért nézd meg a válaszd ki az e-mail előtagot a márkádhoz fejezetet.
Ki osszon ki jegyeket egy kis csapatban?
Egy vezető birtokolja a kiosztást, amíg a mennyiség nem indokolja a körforgó szabályokat. A világos felelősség megelőzi a két választ vagy a semmit. A e-mail delegálása az irányítás elvesztése nélkül fejezet az átadási szokásokat tárgyalja.
Helyettesíti a megosztott postaláda a személyes postafiókokat?
A munkatársaknak továbbra is egyéni címek kellenek a szerződésekhez, a belső jegyzetekhez és a vezetői levelezéshez. A megosztott postaláda csak a nyilvános szerepalapú forgalmat kezeli. A mi az üzleti e-mail cím fejezet elmagyarázza, hogyan illeszkedik a két típus.