Az egyik tulajdonos minden üzenetet egyetlen mappába iktat, és soha nem látja újra, hacsak nem kutat utána. A másik ugyanazt az üzenetet három címkével látja el, és bármelyik szögből megtalálja. Mindketten azt hiszik, hogy a rendszerük nyilvánvaló. Mindketten összezavarodnak, amikor egy új munkatárs először megnyitja a postaládát.
A céges e-mail mappái és címkéi olyan eszközök, amelyekkel a leveleket átnézhető, kereshető és megosztható csoportokba rendezed. A hogyan szervezd a céges e-mail postaládát fejezetben megtervezett szerkezetet olyasmivé alakítják, amit a levelezőprogramod naponta érvényesít. Íme, hogyan viselkedik mindkét megközelítés.
Mik a mappák és a címkék a céges e-mailben?
A mappa egy tároló. Ha egy üzenetet mappába teszel, az általában kikerül a fő postaláda-nézetedből, és abban az egy helyen él. A címke egy jelölő. Egy üzenet egyszerre több címkét is viselhet, miközben továbbra is megjelenik a postaládádban vagy több szűrt nézetben.
Egyes levelezőprogramok a mappa szót használják. Mások a címkét. Néhány mindkettőt támogatja. A nevek változnak, de az ötlet ugyanaz. Megjelölöd a leveleket, hogy gyorsabban megtaláld és kötegekben feldolgozd őket.
Miben különböznek a mappák és a címkék a napi használatban
A mappák a lineáris munkafolyamatokhoz illenek. Egy üzenet megérkezik, cselekszel rajta, a Kész vagy az Archívum mappába iktatod. A címkék az átfogó kategóriákhoz illenek. Ugyanaz a számla lehet Ügyfél A, Számlázás és 2026 címkéjű az üzenet duplikálása nélkül.
A mappák természetesnek érződnek, ha lépésekben gondolkodsz. A címkék természetesnek érződnek, ha egy üzenet több kontextushoz tartozik. Sok márka elsődleges mappát használ a cselekvési állapotokhoz, címkéket pedig az ügyfelekhez, projektekhez vagy részlegekhez.
Hogyan válassz beállítást a márkádhoz
1. Igazodj a levelezőprogramodhoz
Kezdd azzal, amit az e-mail klienseden natívan támogat. Az alapértelmezett modell elleni küzdelem extra kattintásokat okoz. Ha a kliensed a címkéket részesíti előnyben, építs címkealapú szűrőket. Ha a mappákat, tartsd sekélyen a fát.
2. Korlátozd a legfelső szintű csoportokat
Öt-hét legfelső szintű mappa vagy címke elég a legtöbb kis csapatnak. A nevek cselekvést vagy részleget írjanak le, ne olyan homályos szavakat, mint a Vegyes. A csapaton belüli következetes elnevezés többet számít, mint az első napon tökéletes kategóriák.
3. Automatizálj szűrőkkel
A szabályok érkezéskor a megfelelő mappába vagy címkére irányíthatják a weboldalad kapcsolatfelvételi űrlapjából, a számlázási címről vagy a támogatási aliasról jövő leveleket. Ez az automatizálás a több e-mail cím egy domainen fejezetben beállított címekkel párosul. Kevesebb kézi rendezés kevesebb tévedésből a postaládában maradt üzenetet jelent.
Válassz egy elsődleges módszert, csak szükség esetén adj hozzá másodlagos réteget, és dokumentáld a szabályokat mindenkinek, aki osztozik a postafiókon. A következő fejezet a megosztott postaláda üzleti használatra megmutatja, mikor kell több embernek ugyanaz a rendezett nézet.
Gyakori kérdések
Lehet egy üzenet egynél több mappában?
A legtöbb mappaalapú rendszer egyszerre egy mappába helyez egy üzenetet, hacsak nem másolod. A címkék több jelölést engednek egy üzenetre másolás nélkül. A WEMASY segít összhangban tartani a webes űrlapokat és a levélirányítást a weboldalépítőn keresztül, így az automatikus rendezésnek világos eseményindítói vannak.
Egymásba ágyazzam a mappákat?
Egy szint almappa működik néhány részleggel rendelkező márkáknak. A mély beágyazás elrejti a leveleket, és lassítja az iktatási döntéseket. A világos nevű lapos szerkezetek általában jobban teljesítenek a bonyolult fáknál a kis csapatoknál.
Helyettesítik a címkék az e-mail archiválását?
A címkék azt szervezik, hogyan nézed a leveleket. Az archiválás a befejezett szálakat kiveszi az aktív munkaterületedről, miközben kereshetők maradnak. Olvasd el az céges e-mail archiválása és keresése fejezetet, hogyan működik együtt a kettő.
Milyen színű címkéket érdemes használni?
A szín akkor segít, ha hosszú listát nézel át, és egy pillantásra meg akarod látni a sürgősséget vagy az ügyféltípust. Három-négy jelentésre korlátozd a színeket, hogy a rendszer olvasható maradjon. Dokumentáld a csapatodnak, mit jelent az egyes szín.
Hogyan segítenek a mappák, ha többen osztoznak a leveleken?
A megosztott nézetekhez mindenkinél azonos mappa- vagy címkenevek kellenek. Az olyan állapotmappák, mint a Kiosztva és az Ügyfélre várunk, láthatóvá teszik az átadásokat. A megosztott postaláda üzleti használatra fejezet tárgyalja, mikor éri meg ez a felállás.
Teljesen kerülje el a postaládát az automatikus levél?
Az alacsony prioritású értesítések és nyugták közvetlenül egy referenciamappába irányíthatók, ha ütemezés szerint átnézed azt a mappát. Az ügyfél- és értékesítési leveleket tartsd a fő postaládában vagy egy prioritási nézetben. Az e-mailek priorizálása üzlettulajdonosként fejezet segít eldönteni, mi érdemel kiemelt helyet.