Szükséged van a szerződéses feltételekre egy nyolc hónapja lezárt szálból. Görgetsz. Kipróbálod a feladó nevét. Kipróbálsz egy kulcsszót, amelyet szerinted használtál. Eltelik tíz perc, és még mindig azon töprengsz, hogy az üzenet egy átnevezett mappában volt-e, vagy valaki más postafiókjában.
A céges e-mail archiválása és keresése két olyan szokás, amelyek együtt működnek. Az archiválás kiviszi a befejezett munkát az aktív nézetedből. A keresés visszahozza, amikor egy ügyfélnek, auditornak vagy a jövőbeli önmagadnak bizonyíték kell. Nézzük meg, hogyan illeszkedik mindkettő egy professzionális beállításba.
Mit jelent a céges e-mail archiválása?
A céges e-mail archiválása azt jelenti, hogy a befejezett szálakat kiviszed a fő postaládádból törlés nélkül. Az archivált levél a szerveren marad, beleszámít a tárhelybe, és kereshető marad. A törlés azoknak a leveleknek való, amelyekre valóban nincs többé szükséged. Az archiválás azoknak, amelyekre még szükséged lehet.
Gondolj az archívumra úgy, mint az íróasztalod mögötti iratszekrényre. A postaláda csak az, amin ezen a héten dolgozol.
Miért számít a keresés ugyanannyit, mint a rendezés
Még a legjobb mappák és címkék a céges e-mailhez is csődöt mondanak, ha elfelejted, melyik kategóriát választottad. A keresés megment a feladónevekkel, tárgyszavakkal, dátumokkal és melléklettípusokkal. Az erős keresés az archívumot temetőből könyvtárrá alakítja.
A keresés a megfelelőséget és a vitákat is támogatja. Egy időbélyeges szál megerősítheti, mibe egyezett bele egy ügyfél, vagy mikor küldtél árajánlatot. Ezért számítanak a napi takarítás mellett az e-mail megőrzési szabályzatok márkáknak.
Gyakorlati archiválási és keresési szokások
1. Lezáráskor archiválj, ne olvasáskor
Akkor archiválj, ha a beszélgetés befejeződött, és a feladat máshol be van jegyezve. A túl korai archiválás elrejti azokat a szálakat, amelyekre még válaszolnod kell. Párosítsd ezt a hogyan szervezd a céges e-mail postaládát fejezet cselekvésmappáival.
2. Szűk kifejezésekkel keress először
Kezdd a feladóval és egy tárgyból vett kulcsszóval. Adj hozzá dátumtartományt, ha emlékszel a negyedévre, de nem a pontos hétre. Ha a csapatod megosztott postaládát üzleti használatra használ, abban a postafiókban keress, hogy lásd a teljes átadási előzményt.
3. Tartsd következetesen az elnevezést a tárgysorokban
A következetes tárgysorok sokkal könnyebbé teszik a későbbi keresést. Hivatkozz a számlaszámokra, projektkódokra vagy ügyfélnevekre úgy, ahogy a professzionális e-mail tárgysorok fejezetben. A jövőbeli keresés azokon a szavakon múlik, amelyeket ma gépelsz be.
Archiválj, hogy fókuszált maradj. Keress, hogy elszámoltatható maradj. Együtt lehetővé teszik, hogy egy kis márka évek levelezését megőrizze az olvasatlan zajban való elmerülés nélkül.
Gyakori kérdések
Felszabadít tárhelyet az archiválás?
Az archiválás általában kiviszi a levelet a postaláda-nézetedből, de a szerveren tartja. A tárhelykorlátok a tárhelycsomagodtól függnek, nem attól, hogy egy üzenet archivált-e. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül egy helyen tartja a domainedet és a weboldal beállításait.
Meddig tartson meg egy márka archivált e-mailt?
A megőrzési idő a szerződésektől, az adószabályoktól és az iparági igényektől függ. Sok márka több évig megtartja a céges levelezést, hacsak a törvény hosszabbat nem ír elő. Az e-mail megőrzési szabályzatok márkáknak egy egyszerű szabályzaton vezet végig.
Kereshetek mellékletekben a céges e-mailben?
Sok levelezőprogram indexeli a mellékletek fájlneveit, és néha a gyakori dokumentumtípusok szövegét is. Keress a fájlnévre vagy egy kifejezésre, amelyről tudod, hogy szerepelt a PDF-ben. Nagy fájloknál kövesd a hogyan kezeld professzionálisan az e-mail mellékleteket fejezetet, hogy a nevek világosak maradjanak.
Mi a különbség az archiválás és a törlés között?
Az archiválás a levelet helyreállíthatóan és kereshetően megtartja későbbi hivatkozáshoz. A törlés eltávolítja azt a levelet, amelyet már nem akarsz a fiókodban. Ha kétséges, először archiválj, és csak a megőrzési időszak lejárta után törölj.
Ugyanazokat az archiválási szabályokat használja minden csapattag?
A megosztott postafiókokhoz közös szabályok kellenek, hogy az előzmény teljes maradjon. A személyes postafiókok kissé eltérhetnek, de dokumentáld az alapokat az ügyfélszálakra. A e-mail delegálása az irányítás elvesztése nélkül fejezet a csapatszabványokat tárgyalja.
Hogyan találom meg az e-mailt, miután valaki elhagyta a céget?
Exportáld vagy add át a postafiók-hozzáférést, mielőtt a fiókok lezárulnak. Egy deaktivált postaláda keresése előzetes tervezés nélkül gyakran lehetetlen. A mi az e-mail biztonság az üzleti életben fejezet tartalmazza a kilépési lépéseket.