Az egyik márka harminc nap után mindent töröl a hely megtakarítására. Egy másik soha nem töröl semmit, és évek tárhelyéért fizet, amelyben senki nem keres. Amikor adókérdés vagy szerződési vita merül fel, az első márka nem találja a bizonyítékot. A második órákat vesztegel a 2019-es duplikált szálak görgetésével.
Az e-mail megőrzési szabályzatok márkáknak írott szabályok arról, mennyi ideig tartod meg az üzeneteket, ki törölheti őket, és hogyan tárolod a biztonsági mentéseket. Egy világos szabályzat egyensúlyt teremt a jogi igények, a napi használhatóság és a költségek között. Az induláshoz nincs szükséged jogi osztályra.
Mi az e-mail megőrzési szabályzat?
Az e-mail megőrzési szabályzat olyan dokumentum, amely megmondja, mennyi ideig maradnak a különböző típusú céges levelek a rendszeredben az archiválás, exportálás vagy törlés előtt. Lefedi az ügyfélszerződéseket, a számlákat, a belső jegyzeteket, a marketingnaplókat és a támogatási szálakat. A szabályzat megnevezi a betartatásért felelős szerepeket.
A megőrzés különbözik a postaláda szervezésétől. Naponta archiválhatod és kereshetsz a céges e-mailben, miközben az archívumokat a szabályzat szerint évekig megőrzöd.
Miért számítanak a megőrzési szabályzatok a kis márkáknak
A hatóságok, a könyvelők és az ügyfelek kérdezhetik, mit mondtál és mikor. Az e-mail gyakran a nyilvántartás. Szabályzat nélkül a munkatársak találgatnak. Valaki töröl egy szálat, amelyre a pénzügynek még szüksége van. Valaki más terv nélkül felhalmozza a leveleket.
A megőrzés a biztonságot is támogatja. A régi levelek elavult jelszavakat, személyes adatokat vagy olyan mellékleteket tartalmazhatnak, amelyeknek nem szabad örökké élniük. Párosítsd a szabályzatot a mi az e-mail biztonság az üzleti életben fejezet hozzáférés-szabályozásával.
Gyakorlati megőrzési szabályzat építése
1. Csoportosítsd a leveleket nyilvántartási típus szerint
A gyakori csoportok: pénzügyi nyilvántartások, ügyfélszerződések, foglalkoztatási levelezés, támogatási előzmények és általános levelezés. Minden csoport saját megőrzési időt kap jogi és üzleti szükséglet alapján, nem a postaláda kényelme szerint.
2. Állíts be megvédhető alapértelmezett időszakokat
Sok márka hét évig őrzi meg a pénzügyi és szerződéses leveleket, hacsak a helyi jog másként nem rendelkezik. Az általános levelezés három-öt évig maradhat. A támogatási naplók követhetik az ügyfelek jótállási időszakait. Írd le az alapértelmezéseket, még ha később szakmai tanácsra módosítod is.
3. Határozd meg a törlési és mentési lépéseket
Nevezd meg, ki hagyja jóvá a törlést, exportálják-e előtte a leveleket, és hogyan tárolod a biztonsági mentéseket. Amikor a munkatársak távoznak, add át vagy exportáld a postafiókjukat a hozzáférés lezárása előtt, ahogy a delegálási és biztonsági fejezetek említik.
4. Képezd a csapatot az alapokra
A munkatársaknak tudniuk kell, hogy hivatalos nyilvántartásokhoz nem használhatnak személyes postaládát. Ez a szokás a személyes e-mail kockázatai üzleti használatban fejezethez kapcsolódik. A hivatalos levelezés ott éljen, ahol a szabályzat elér hozzá.
Az egyoldalas megőrzési szabályzat jobb a semmilyennél. Évente vagy tárhelyváltáskor nézd át, ahogy a mi az e-mail tárhely fejezet tárgyalja.
Gyakori kérdések
Jogilag kell a kisvállalkozásoknak e-mail megőrzési szabályzat?
A követelmények országonként, iparáganként és nyilvántartási típusonként változnak. Hivatalos jogszabály nélkül is az írott szabályzat véd az auditok és viták során. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül összekapcsolva tartja a tárhely- és oldalnyilvántartásokat, így az alapvető üzleti adatok egy fiókban maradnak.
Meddig kell megőrizni az ügyfélszolgálati e-maileket?
Tartsd meg a támogatási szálakat elég hosszan a jótállások teljesítéséhez és az ismétlődő problémák megoldásához. Sok márka a támogatási megőrzést a termék- vagy szolgáltatásgaranciákhoz igazítja. A professzionális e-mail az ügyfélszolgálathoz fejezet a működési szokásokat tárgyalja.
Kielégíti az archiválás a megőrzési követelményeket?
Az archívum megőrzi a leveleket az élő rendszeredben napi kereséshez. A hosszú megőrzéshez a postaládától külön exportok vagy mentések is kellhetnek. Az céges e-mail archiválása és keresése fejezet elmagyarázza a napi archiválási szokásokat.
Törölhetnek a munkatársak e-mailt maguktól?
A szabályzat mondja meg, mely szerepek törölhetnek, és mely levéltípusokhoz kell tulajdonosi jóváhagyás. A megosztott postafiókokhoz szigorúbb szabályok kellenek, mint a személyes projektmappákhoz. Az e-mail delegálása az irányítás elvesztése nélkül fejezet meghatározza a jogosultsági szinteket.
Mi történik a levelezéssel, amikor valaki elhagyja a csapatot?
Exportáld vagy oszd át a postafiókot a belépési hozzáférés lezárása előtt. A távozó munkatársak ne vigyék magukkal az ügyfélelőzmények egyetlen másolatát. Dokumentáld a kilépést a biztonsági ellenőrzőlistádban.
Ugyanezek a szabályok vonatkozzanak a marketing- és hírlevél-levelekre?
A kampánynaplók és a hozzájárulási nyilvántartások gyakran hosszabb megőrzést kívánnak, mint a hétköznapi hírlevelek, amelyekkel soha nem csináltál semmit. Válaszd el a marketingnyilvántartásokat a postaládai zsúfoltságtól a szabályzat csoportjaiban.