Tizennégy olvasatlan üzenet érkezik reggel 9 előtt. Kettő fizetési visszaigazolás. Az egyik egy ügyfél, aki határidőmódosítást kér. Öt hírlevél. Hat olyan szál, ahol másolatban vagy, de nem vagy rá szükség. Ha fentről lefelé válaszolsz, az ügyfél vár, miközben olyan tartalmat lapozgatsz, amelyet nem kértél.
Az e-mailek priorizálása üzlettulajdonosként azt jelenti, hogy a bejövő levelet hatás, sürgősség és az alapján rangsorolod, hogy te vagy-e a megfelelő személy a cselekvéshez. Nem arról szól, hogy mindenre azonnal válaszolj. Arról szól, hogy megvédd a bevételt, a kapcsolatokat és a fókuszt. Íme egy válogatási megközelítés, amely az egyéni vállalkozástól a kis csapatig skálázódik.
Mit jelent az e-mail priorizálás?
Az e-mail priorizálás az a szokás, hogy a válaszok megírása előtt szintekbe rendezed az üzeneteket. Az első szint ma cselekvést kíván, és pénzt vagy kötelezettségvállalást érint. A második szint ezen a héten kér választ. A harmadik szint referencia vagy opcionális olvasmány. A negyedik szint archiválható, szűrhető vagy leiratkozható.
A priorizálás feltételezi, hogy a postaládád már strukturált. Építs a hogyan szervezd a céges e-mail postaládát fejezetre, hogy a szintek olyan mappákra vagy címkékre képeződjenek le, amelyeket egy pillantásra látsz.
Miért nem kezelheti a tulajdonos minden üzenetet egyformán
Az időd a szűk keresztmetszet. Ha az alacsony értékű levelekre válaszolsz először, a termelékenység hamis érzetét kelted, miközben a nagy értékű szálak öregednek. Az ügyfelek a számukra fontos üzeneteken veszik észre a késést, nem azokon, amelyeket helyesen figyelmen kívül hagytál.
A priorizálás az e-mail válaszidő-elvárások fejezetben beállított elvárásokhoz is kapcsolódik. Ha tudod, melyik levélre kell aznapi válasz, valósághű időzítést tudsz közölni a többihez.
Négylépéses válogatás üzlettulajdonosoknak
1. Nézd át a tárgysorokat, mielőtt megnyitod a szöveget
A tárgysorok megmondják a feladót, a témát és gyakran a sürgősséget. A saját csapatod világos tárgysorai is segítenek, ahogy a professzionális e-mail tárgysorok fejezet tárgyalja. Hagyd ki vagy kötegben olvasd el, ami egyértelműen csak tájékoztató.
2. Rangsorolj bevétel és határidők szerint
Az aktív ügyfélkérések, a követésre váró aláírt üzletek és a fizetési problémák előrébb állnak az általános megkereséseknél. Rendeld a támogatási levelezést a professzionális e-mail az ügyfélszolgálathoz folyamatához, hogy az első szintű tételek egy nézetben jelenjenek meg.
3. Döntsd el, hogy te vagy-e a felelős
Sok üzenethez csak továbbítás vagy egy jegyzet kell, hogy valaki más válaszol. Ha tájékoztatásul vagy másolatban, állj ellen a késztetésnek, hogy válaszolj, hacsak nem kérik. A következő fejezet, a e-mail delegálása az irányítás elvesztése nélkül, delegálási szabályai megakadályozzák, hogy az első szintű levelek rossz asztalra kerüljenek.
4. Kötegeld a többit
Napi két-három levelezési blokkot ütemezz, ne a postaládában élj. A második szintű válaszokat kötegeld. A harmadik szintet hetente egyszer nézd át. A negyedik szint ritkán érje el a fő nézetedet, ha a szűrők működnek.
A priorizálás napi döntés, nem egyszeri beállítás. Minél őszintébben rangsorolod a hatást, annál nyugodtabbnak érződik a postaládád, még ha nő is a mennyiség.
Gyakori kérdések
Az érkezés sorrendjében válaszoljak az e-mailekre?
Az érkezési sorrend ritkán egyezik az üzleti hatással. Először sürgősség és bevétel szerint válogass, aztán az azonos szintű leveleket az érkezés sorrendjében kezeld. A WEMASY segít a weboldali megkereséseket világos címre irányítani a weboldalépítőn keresztül, így a nagy szándékú levelek könnyebben észrevehetők.
Hogyan priorizálj, ha minden sürgősnek tűnik?
Kérdezd meg, melyik késés kerül ma pénzbe vagy bizalomba. Ha egyik sem, definíció szerint a második szint területén vagy. Írj rövid tartó válaszokat, amikor valakinek visszaigazolás kell a teljes válasz előtt.
Kell külön mappa a VIP feladóknak?
Egy szűrő vagy címke a legjobb ügyfeleknek és partnereknek előre hozhatja a leveleiket. Tartsd rövidre a listát, hogy a címke értelmes maradjon. A mappák és címkék a céges e-mailhez fejezet elmagyarázza, hogyan építsd fel.
Használjak olvasási visszaigazolást vagy megjelölést a prioritáshoz?
A zászlók és csillagok akkor működnek, ha következetesen csak az első szintű tételeknél használod őket. Túl sok megjelölt üzenet újra létrehozza a zajt, amely elől menekülni akartál. Töröld a jelölést, ha a szál kész.
Hogyan változik a priorizálás, ha segítséget veszek fel?
Dokumentáld, mely kategóriákra válaszolhatnak a munkatársak egyedül, és melyekhez kell tulajdonosi átnézés. A megosztott soroknak látható állapot kell, hogy semmi ne maradjon kiosztatlanul. A megosztott postaláda üzleti használatra fejezet a csapat láthatóságát tárgyalja.
Udvariatlan elhalasztani az alacsony prioritású e-mailt?
A professzionális márkák őszinte válaszidőket adnak meg, és a fontos leveleknél tartják is őket. Az opcionális olvasmányok kötegelt kezelése normális, amíg a sürgős szálak időben maradnak. Az üzleti e-mail legjobb gyakorlatok márkáknak támogatja ezt az egyensúlyt.