A legtöbb márka nem azért bukik el az e-mailben, mert hiányoznak az alkalmazások. Azért, mert a tárhely, a kliensek, a szűrők és a csapathozzáférés négy különböző helyen él négy különböző belépéssel. Egy üzenet elvész a senki által nem dokumentált beállítási lépések között.
A céges e-mail kezelésének eszközei azok a szolgáltatások és funkciók, amelyek a domaineden küldik, fogadják, rendezik, keresik és megosztják a leveleket. Az eszközöket a feladatuk szerint válaszd, ne olyan funkciólisták szerint, amelyeket soha nem fogsz használni. Íme egy gyakorlati térkép.
Mi számít céges e-mail kezelő eszköznek?
A kezelőeszközök a szervertől a postaládáig a teljes utat lefedik. Idetartozik a domaineden lévő e-mail tárhely, a levelezőprogram, amelyből olvasol, a bejövő levelet rendező szabályok, a keresési és archiválási funkciók, és a megosztott hozzáférés, ha egy csapat kezel egy címet.
Nincs olyan egyetlen gomb, amely megoldja a szervezést. A rendszer akkor működik, ha minden réteget a méretedre választottál, és tisztán összekötöttél.
Alap eszközkategóriák, amelyekre minden márkának szüksége van
1. Tárhely a domaineden
A tárhely postafiókokat hoz létre, tárhelykorlátokat állít be, és összeköti a DNS-t a küldéshez és fogadáshoz. Nélküle személyes leveleket szervezel, nem céges leveleket. Hasonlítsd össze a lehetőségeket a mi az e-mail tárhely és hogyan válassz és a hogyan kapj e-mailt az egyedi domaineden fejezetben.
2. Levelezőprogram, amelyet tényleg megnyitsz
A kliens az a hely, ahol olvasol, válaszolsz, és mappákat vagy címkéket alkalmazol. Az asztali, webes és mobil klienseknek szinkronban kell lenniük, hogy útközben ne maradj le szálakról. Az alapokat a mi az e-mail kliens fejezetben ismerheted meg.
3. Szabályok, szűrők és keresés
A szűrők feladó, cím vagy tárgy szerint irányítják a leveleket. A keresés megtalálja az archivált szálakat. Együtt hajtják a mappák és címkék a céges e-mailhez és az céges e-mail archiválása és keresése fejezet szokásait.
Mikor adj hozzá csapat- és munkafolyamat-eszközöket
Add hozzá a megosztott postaláda funkciókat, ha több ember válaszol ugyanarra a nyilvános címre. Add hozzá a sablonokat, ha a megbízottak rutinválaszokat küldenek. Add hozzá a megőrzési exportokat, ha a szabályzat hosszú távú tárolást kíván. Minden frissítésnek olyan problémát kell megoldania, amelyet már érzel, nem egy hipotetikusat.
A WEMASY egy fiók alatt tartja a domainedet és az oldaladat, így kevesebb időt töltesz a szétkapcsolt szolgáltatások közti ugrálással. A WEMASY e-mail tárhely hamarosan érkezik. Kezdd a tárhellyel és egy klienssel. Rétegezz rá rendezést és csapateszközöket, ahogy a mennyiség nő. A záró fejezet, a professzionális e-mail kezelési munkafolyamat, megmutatja, hogyan illeszkednek a darabok egy tipikus héthez.
Gyakori kérdések
Kellenek külön eszközök a küldéshez és a fogadáshoz?
A legtöbb céges tárhely tartalmazza a bejövő postafiókokat és a kimenő küldést is a domaineden. A klienseden a tárhelyed által adott hitelesítő adatokkal kapcsolódsz ezekhez a beállításokhoz. A WEMASY a weboldalépítőn keresztül összeköti az oldal kapcsolati útjait és a levelezést, hogy az érdeklődők a megfelelő postaládába jussanak.
Elég az ingyenes levelezőprogram a céges e-mail kezeléséhez?
Az ingyenes kliensek olvashatják a domain leveleit, ha támogatják a szabványos kapcsolati beállításokat. Az üzleti érték a megbízható tárhelyből, a mentésekből és a domaineden lévő csapatfunkciókból jön. A személyes és céges e-mail fejezet elmagyarázza a különbséget.
Milyen eszközök segítenek a megosztott ügyfélszolgálati levelezésben?
A megosztott postaláda-hozzáférés, a kiosztási állapot és a megosztott sablonok csökkentik a duplikált válaszokat. Akkor kezdd, amikor a személyes fiókokba továbbítás összeomlik. A megosztott postaláda üzleti használatra fejezet az időzítést tárgyalja.
Használjak külső bővítményeket a levelek szervezésére?
Használd a beépített szűrőket és mappákat, mielőtt extra rétegeket adsz hozzá. Minden kiegészítő újabb belépés és újabb biztosítandó dolog. A hogyan szervezd a céges e-mail postaládát a natív funkciókkal kezdődik.
Hogyan illeszkednek a mobilalkalmazások az eszköztárba?
A mobil kliensek segítenek útközben válogatni, de gyengék a mély iktatási alkalmakra. Használd a telefont az első szintű válaszokra, az asztali gépet a heti átnézésre. Az IMAP és POP3 a céges e-mailhez befolyásolja a szinkron viselkedését.
Mikor van ideje frissíteni a tárhelyet a levéltárolás miatt?
Frissíts, ha a megőrzési szabályzat, a mellékletek mennyisége vagy a postafiókok száma kinövi a csomagodat. A tárhelynyomás arra is jel, hogy nézd át az archiválási szokásokat. Az e-mail megőrzési szabályzatok márkáknak fejezet irányt ad, meddig tartsd meg a leveleket.