A kurzorod a megszólítás sora fölött lebeg. Még sosem írtál ennek az embernek. Magas beosztású egy olyan cégnél, amelyet partnernek szeretnél. A "Szia" túl lezser. A "Szevasz" szóba sem jöhet. Tudnod kell, hogyan kezdj hivatalos e-mailt anélkül, hogy robotnak vagy régimódi levélírónak hangzanál.
A hivatalos e-mail nyitása tiszteletteljes megszólítást használ, adott esetben az olvasó megfelelő titulusát, és olyan első mondatot, amely pontosan kimondja a célodat. A hivatalos nem bonyolultat jelent. Azt jelenti, hogy a szavaidat a helyzet komolyságához igazítod. Nézzük meg, mikor kell a formalitás, és hogyan nyisd az üzenetet.
Mikor kezdj egy e-mailt hivatalosan?
A formalitás olyan helyzetekhez illik, ahol a kapcsolat új, nagy a tét, vagy a környezet hivatalos. Állásjelentkezések, jogi értesítések, panaszok, ajánlatok vezető beosztású embereknek és az első kapcsolatfelvétel hatóságokkal mind hivatalos nyitást kívánnak.
Egy két éve ismert ügyfélnek szóló mindennapi frissítések ritkán igényelnek ilyen szerkezetet. A hivatalos és informális e-mail a márkáknak fejezet segít eldönteni, melyik hangnem illik az adott helyzethez.
Hogyan kezdj hivatalos e-mailt?
Kezdj hivatalos megszólítással, amely tartalmazza az olvasó titulusát és vezetéknevét, ha ismered. A "Tisztelt Dr. Williams" vagy a "Tisztelt Nakamura Asszony" megadja a megfelelő hangot. Ha nem ismered a nevet, használj beosztás alapú megszólítást, például "Tisztelt HR-vezető" vagy "Tisztelt Ügyfélszolgálat".
1. Használj teljes mondatokat a nyitósorban
A megszólítás utáni első mondatnak ki kell mondania, miért írsz. Az "Azért írok, hogy érdeklődjek a nagyvállalati licencprogramjukról" érthetőbb, mint a "Gyors kérdés az árazásról". A hivatalos nyitás kerüli a szlenget, a rövidítéseket és a felkiáltójeleket.
2. Hivatkozz a lényeges kontextusra
Ha az üzeneted egy találkozót, jelentkezést vagy korábbi levelet követ, említsd meg. A "Március 12-i beszélgetésünk nyomán" vagy az "Április 3-i levelükre válaszolva" egyértelmű hivatkozási pontot ad az olvasónak. Ez tükrözi a hivatalos e-mail formátum üzleti célra szerkezetét.
3. Tartsd tömören a nyitást
A formalitás nem ürügy a hosszadalmas bevezetésekre. A megszólítás után két-három mondat elég. Mondd ki a célodat, adj minimális kontextust, és térj át a törzsre. Az olvasónak az első görgetés előtt tudnia kell, miről szól az e-mail.
Hivatalos megszólítások, amelyeket használj vagy kerülj
A biztos választások közé tartozik a Tisztelt, amelyet titulus és név követ, vagy modernebb hivatalos helyzetekben az Üdvözlöm, amelyet teljes név követ. A "Tisztelt Címzett" akkor működik, ha tényleg nincs neved, bár mindig jobb egy konkrét kapcsolattartót találni.
Kerüld az informális megszólításokat, például a Szia, a Szevasz vagy a Hali, hivatalos üzenetekben. Hagyd ki az emojikat és a humort a nyitásból. A feladó címednek is hivatalosnak kell látszania. A saját domaineden lévő cím, ahogy a mi az a céges e-mail cím elmagyarázza, támogatja a hangnemet, mielőtt az olvasó egyetlen szót is elolvasna.
Ha a nyitás jó, az üzenet többi része ugyanazokat az érthetőségi és tiszteleti elveket követi. Kevésbé hivatalos helyzetekhez nézd meg: hogyan kezdj céges e-mailt. A megszólítási lehetőségek teljes listájáért menj tovább a professzionális e-mail megszólítások fejezetre.
Gyakran ismételt kérdések
A Tisztelt ma is megfelelő a hivatalos e-mailekben?
A Tisztelt ma is bevett hivatalos megszólítás az üzleti levelezésben. Tiszteletet jelez anélkül, hogy elavultnak hatna, ha az üzeneted többi része világos és egyenes. A WEMASY segít, hogy a márkád megállapodottnak tűnjön az interneten a weboldalépítővel, ami jól illik a domaineden küldött hivatalos kommunikációhoz.
Hogyan kezdjek hivatalos e-mailt, ha nem tudom a címzett nemét?
Használd az olvasó teljes nevét titulus nélkül, például "Tisztelt Morgan Alex", vagy használj beosztás alapú megszólítást, például "Tisztelt Felvételi Bizottság". Ha lehet, küldés előtt nézd meg a helyes nevet és titulust a cég weboldalán.
A hivatalos nyitás tartalmazzon udvariassági beszélgetést?
A hivatalos nyitások általában kihagyják a laza csevegést. Egy rövid udvarias sor rendben van, de gyorsan térj a célodra. Az olvasó idejének tisztelete része annak, mitől hivatalos egy e-mail.
Használhatom az Üdvözlöm szót a Tisztelt helyett hivatalos e-mailben?
Az Üdvözlöm a teljes névvel a modern hivatalos üzleti írásban működik, főleg azokban az iparágakban, amelyek kicsit melegebb hangot kedvelnek. A Tisztelt biztosabb, ha nem vagy biztos, mennyire hivatalos hangot vár az olvasó.
Számít a hivatalos nyitás, ha az e-mail címem szakszerűtlennek látszik?
A nyitás és a feladó címe együtt dolgoznak. Egy ingyenes magánfiókról küldött hivatalos megszólítás vegyes jelzést ad. Állíts be saját arculatú címet a lépésről lépésre céges e-mail beállítás leírása szerint, mielőtt hivatalos levelezést küldesz.
Milyen hosszú legyen a hivatalos e-mail nyitó bekezdése?
Tartsd a nyitó bekezdést két-négy mondatban. Mondd ki a célodat, adj egy sornyi kontextust, és térj át a törzsre. A hosszú bevezetők elveszítik az olvasót, mielőtt a lényegre térnél.