Az egyik e-mail így végződik: "Üdvözlettel, Kovács Dávid, üzemeltetési igazgató" teljes aláírásblokkal alatta. Az olvasó pontosan tudja, ki írta, és hogyan léphet vele kapcsolatba. Egy másik e-mail így végződik: "Telefonról küldve" és semmi más. Mindkettő ugyanazt az információt közvetítette. Csak az egyik hatott késznek.
A professzionális e-mail elköszönési példák olyan mintazárások, amelyek megmutatják az adott helyzethez illő kifejezést, névformát és aláírást. A példák tanulmányozása segít abban, hogy ne agyald túl minden üzenet utolsó két sorát. Íme gyakorlati elköszönési példák a leggyakoribb helyzetekre.
Mitől érdemes másolni egy elköszönési példát?
A jó elköszönési példának három része van. A törzsben a záró sor kimondja a cselekvési felhívást. Az elköszönő kifejezés illik a hangnemhez. Az aláírásblokk megadja az olvasónak az elérhetőségeidet. A szerkezetet másold, ne a pontos szavakat, és igazítsd a saját hangodhoz és kapcsolatodhoz.
Tartsd rövidre a példákat. Maga az elköszönés egy sor. Az aláírás négy-hat sor. Bármi hosszabb versenyez az üzenettel a figyelemért.
Elköszönési példák gyakori helyzetekre
Az alábbi példák mindegyike együtt mutatja a záró bekezdést, az elköszönést és az aláírást, hogy lásd, hogyan kapcsolódnak az elemek.
1. Hivatalos első kapcsolatfelvétel
Záró sor: "Várom a válaszát, és szívesen adok további információt."
Elköszönés: "Tisztelettel,"
Aláírás: Teljes név, beosztás, cégnév, telefonszám, saját arculatú e-mail cím, weboldal URL. Ez illik a hivatalos e-mail formátum üzleti célra szerinti formátumhoz.
2. Ügyfél utánkövetés
Záró sor: "Kérem, szerdáig jelezze, hogy a módosított ütemezés megfelel-e a csapatának."
Elköszönés: "Üdvözlettel,"
Aláírás: Vezeték- és keresztnév, beosztás, cég, telefonszám. A mi az a saját domainos e-mail cím szerinti saját arculatú cím erősíti a bizalmat.
3. Szívesség vagy jóváhagyás kérése
Záró sor: "Köszönöm, hogy időt szántál az átnézésre. A pénteki jóváhagyásod segítene, hogy tartsuk az ütemtervet."
Elköszönés: "Köszönettel," vagy "Köszönöm,"
Aláírás: Név és beosztás. Tartsd tisztán, ha az üzenet rövid.
4. Belső csapatfrissítés
Záró sor: "Nincs teendő, hacsak nem látsz gondot az alábbi számokkal."
Elköszönés: "Üdv," vagy "Köszi,"
Aláírás: Keresztnév és csapatnév. A teljes aláírásblokk opcionális a gyors belső üzeneteknél.
5. Ügyfélszolgálati válasz
Záró sor: "Ha van további kérdésed, válaszolj erre az e-mailre, és segítünk."
Elköszönés: "Üdvözlettel,"
Aláírás: Az ügyintéző keresztneve, az ügyfélszolgálati csapat neve, cég, ügyfélszolgálati e-mail cím, súgóközpont link.
Hogyan igazítsd az elköszönési példákat a márkádhoz?
Cseréld le a minta adatokat a saját neveddel, beosztásoddal és elérhetőségeiddel. Használd ugyanazt a cégnevet és weboldal URL-t, amely az oldaladon is szerepel. A weboldalad és az e-mail aláírásod közti egységesség ismertséget épít, ahogy a saját domainos e-mail és márkaidentitás fejezet leírja.
Mentsd el két-három változatát sablonként az e-mail kliensedben. Egyet a hivatalos külső levelezéshez, egyet a rendszeres ügyfélkommunikációhoz, egyet a belső jegyzetekhez. Így nem kell minden alkalommal újraépítened a zárást.
A megfelelő kifejezés kiválasztásához olvasd el: e-mail elköszönések minden helyzetre. A teljes záró szerkezetet itt találod: hogyan fejezz be céges e-mailt.
Gyakran ismételt kérdések
Mi egy teljes professzionális e-mail elköszönési példa?
Egy teljes példa tartalmaz egy záró sort, egy elköszönő kifejezést, a begépelt neved, és egy aláírásblokkot a beosztásoddal és az elérhetőségeiddel. A WEMASY segít egységes arculatot tartani a weboldalépítővel, hogy az aláírásod illeszkedjen az oldaladhoz.
Szerepeltessem az e-mail címemet az aláírásomban, ha már ott van a Feladó mezőben?
Az e-mail cím az aláírásban akkor segít, ha az üzenetedet továbbítják vagy kinyomtatják. Használd a saját arculatú domain címedet, hogy a címzettek mindig a professzionális elérhetőségedet lássák.
Használhatok másik elköszönési példát a válaszokhoz, mint az új e-mailekhez?
A válaszoknál rövidebb elköszönések is jók, például Köszönettel vagy Üdv, főleg a folyamatban lévő levélszálakban. A külső kapcsolatoknak szóló új e-mailek profitálnak a teljes elköszönésből és a teljes aláírásblokkból.
Milyen elköszönési példa működik egy állásjelentkezési e-mailnél?
Használd a Tisztelettel vagy az Üdvözlettel formát a teljes neveddel, a telefonszámoddal és egy linkkel a portfóliódhoz vagy a szakmai profilodhoz. Tartsd végig hivatalos a hangnemet. A nyitáshoz lásd: hogyan kezdj hivatalos e-mailt.
Hogyan készítsek elköszönési sablont az e-mail kliensemben?
A legtöbb e-mail kliensben elmentheted az alapértelmezett aláírást az elköszönő kifejezéssel együtt. Készíts egy változatot a külső levelekhez, egy rövidebbet a belső válaszokhoz.
Használja a csapatom ugyanazokat az elköszönési példákat?
A közös elköszönési szabványok egységesen tartják a márka hangját. Rögzíts két-három jóváhagyott formátumot a belső stílusútmutatóban a professzionális e-mail példák mellett.