Miért esik szét olyan sok céges e-mail az utolsó három sorban? A törzs tökéletesen érthető. A megszólítás rendben volt. Aztán az üzenet elhal egy "Szólj, hogy mit gondolsz" mondatban, elköszönés nélkül. Az olvasó találgat, mire van valójában szükséged, és mikorra.
A céges e-mail lezárása azt jelenti, hogy a törzset egyértelmű cselekvési felhívással zárod, megfelelő elköszönést választasz, és hozzáadod az aláírásodat. A lezárás az utolsó esélyed, hogy az olvasót a válasz felé terelje. Egy erős zárás különbséget jelenthet a mai válasz és az egyhetes csend között. Íme, hogyan fejezz be egy céges e-mailt helyesen.
Mi tartozik egy céges e-mail végére?
A céges e-mail végének három része van. A záró sor kimondja, mire van szükséged, vagy mi következik. Az elköszönés egy rövid szó vagy kifejezés a neved előtt. Az aláírás tartalmazza a neved, a beosztásod és az elérhetőségeid. Mindegyik résznek van szerepe, és bármelyik kihagyása gyengíti az üzenetet.
Gondolj a záró sorra úgy, mint az olvasód használati utasítására. A "Kérlek, csütörtökig erősítsd meg, hogy ráérsz" teendőt ad. A "Szólj, mit gondolsz" homályos. A konkrét zárások gyorsabb választ kapnak.
Hogyan írj hatékony záró sort?
A záró soroddal igazodj az e-mail céljához. Ha a törzsben kérdést tettél fel, ismételd meg, vagy adj hozzá határidőt. Ha információt osztottál meg, mondd meg az olvasónak, hogy kell-e visszaigazolás, vagy nincs teendő.
1. Válasz kérése
Légy egyenes abban, mire van szükséged és mikorra. Az "Elküldenéd a módosított szerződést péntek munkaidő végéig?" világos feladatot és időkeretet ad az olvasónak. Kerüld a nyitott zárásokat, ha konkrét határidőd van.
2. Csak információmegosztás
Ha nem kell válasz, mondd ki. "Nincs teendőd ezzel kapcsolatban. Csak szerettelek képben tartani." Ez megkíméli az olvasót attól, hogy azon gondolkodjon, kell-e válaszolnia.
3. Egyeztetés vagy utánkövetés
Ajánlj konkrét következő lépést. A "Kedden vagy szerdán délután ráérek egy hívásra. Melyik jobb neked?" könnyebben megválaszolható, mint a "Hamarosan beszélnünk kell". Ezt párosítsd a hogyan írj professzionális e-mailt tanácsaival a teljes üzenet menetéhez.
A megfelelő elköszönés kiválasztása
A záró sor után tegyél elköszönést a saját sorába, majd a neved. Gyakori lehetőségek: Üdvözlettel, Szívélyes üdvözlettel, Köszönettel és Tisztelettel. Az elköszönést igazítsd az üzenet hangneméhez. Egy hivatalos ajánlat Tisztelettel vagy Üdvözlettel zárul. Egy gyors belső frissítés végződhet Köszönettel.
Az elköszönés után jön az aláírásblokk. Írd bele a teljes neved, a beosztásod, a cég nevét, a telefonszámod és a weboldalad. A domaineden lévő saját arculatú cím, amelyet a hogyan kapj e-mailt saját domainen alapján állítottál be, szintén ebbe a blokkba tartozik.
Az elköszönési lehetőségekbe mélyebben itt nézhetsz bele: e-mail elköszönések minden helyzetre és hogyan fejezz be egy e-mailt szakszerűen.
Gyakran ismételt kérdések
Mindig legyen cselekvési felhívás a céges e-mail végén?
A legtöbb céges e-mailnek jót tesz egy világos cselekvési felhívás, akár egy egyszerű is. Mondd meg az olvasónak, hogy választ, döntést vagy semmit nem vársz. A WEMASY segít professzionális márkajelenlétet fenntartani a weboldalépítővel, és az e-mailjeidnek ugyanezt az érthetőséget kell tükrözniük.
A Köszönettel megfelelő elköszönés külső kapcsolatoknak?
A Köszönettel jól működik, ha valamire kérsz valakit, vagy ha már segített neked. Első hivatalos kapcsolatfelvételnél az Üdvözlettel vagy a Tisztelettel biztosabb választás.
Hány soros legyen az e-mail aláírásom?
Tartsd az aláírásodat négy-hat sorban. Írd bele a neved, a beosztásod, a céged, a telefonszámod és a weboldalad. A hosszú aláírások idézetekkel vagy nagy képekkel elvonják a figyelmet az üzenetről.
Ismételjem meg a kérésemet a záró sorban?
A fő kérésed megismétlése a záró sorban segít az elfoglalt, átfutó olvasóknak. Egy mondat elég. Ez a technika jól párosul a hogyan írj világos és tömör e-mailt tömör írásával.
Szakszerűtlen elköszönés nélkül befejezni egy e-mailt?
Az elköszönés nélküli befejezés a legtöbb üzleti helyzetben nyersnek hat. Egyetlen szó, például Köszönettel vagy Üdv, egy másodpercbe telik, és jelzi, hogy az üzenet kész.
Egyezzen az e-mail aláírásom a weboldalam arculatával?
Az aláírásod ugyanazt a cégnevet, logót és elérhetőségeket használja, mint a weboldalad. A csatornák közti egységesség bizalmat épít, ahogy az e-mail egységesség a márkádban fejezet leírja.