Az utolsó benyomásra emlékeznek az emberek. Egy erős e-mail, amely egy homályos "Mi a véleményed?" mondattal végződik, aláírás nélkül, bizonytalanságban és kicsit bosszúsan hagyja az olvasót. Az az üzenet, amely világos következő lépéssel, igényes elköszönéssel és teljes aláírással zárul, késznek és megbízhatónak hat.
Az e-mail szakszerű lezárása azt jelenti, hogy a törzset célirányosan zárod, a hangnemhez illő elköszönést választasz, és az aláírásba beleteszed az elérhetőségeidet. Ez minden elküldött céges üzenet utolsó csiszolása. Íme, hogyan néznek ki a szakszerű e-mail zárások a gyakorlatban.
Mit tartalmaz egy szakszerű e-mail zárás?
A szakszerű zárás három elemből áll, amelyek együtt dolgoznak. A záró bekezdés lezárja az üzenetet, és kimondja, mire van szükséged. Az elköszönés egy rövid udvariassági sor a neved előtt. Az aláírás megadja az olvasónak a teljes elérhetőséged. Ha bármelyiket kihagyod, az üzenet befejezetlennek hat.
A szakszerű zárások tiszteletben tartják az olvasó idejét is. Nem vezetnek be új témákat. Nem tesznek hozzá felesleges udvariaskodást. Megerősítik a célt, és a megfelelő választ kérik.
Hogyan zárd le az e-mail törzsét?
A törzs utolsó bekezdésének egy kérdésre kell válaszolnia. Mit tegyen ezután az olvasó? Ha jóváhagyás kell, kérd. Ha jelentést osztottál meg, mondd meg, hogy várod-e a visszajelzést. Ha az üzenet csak tájékoztató, mondd meg az olvasónak, hogy nem kell válaszolnia.
1. Zárj köszönettel, ha helyénvaló
Köszönd meg az olvasónak, ha tett érted valamit, vagy ha kérsz tőle valamit. A "Köszönöm, hogy átnézted az ajánlatot" őszinte és rövid. Ne használd túl a köszönetet minden bekezdésben. Egyszer a végén elég.
2. Adj határidőt, ha az időzítés számít
Ha a kérésed időérzékeny, a záró sorban mondd ki a határidőt. A "Kérlek, hétfőig szólj, hogy véglegesíthessük a megrendelést" okot ad az olvasónak, hogy előre vegye az üzenetedet.
3. Kerüld az új információ bevezetését
A záró bekezdés nem a második téma helye. Ha rájössz, hogy van még egy megbeszélnivalód, küldj külön e-mailt, vagy jelezd világosan második pontként. A témák keverése a végén összezavarja az olvasót, és mindkét választ késlelteti.
Szakszerűnek látszó elköszönések és aláírások
Olyan elköszönést válassz, amely illik az üzenet formalitásához. Az Üdvözlettel és a Szívélyes üdvözlettel a legtöbb üzleti helyzetben működik. A Tisztelettel a hivatalos levelezéshez illik. A Köszönettel és az Üdv ismerős kapcsolatokhoz és belső csapatokhoz jó.
Az aláírásod tartalmazza a teljes neved, a beosztásod, a céged, a telefonszámod és a weboldalad URL-jét. Használd ugyanazt a cégnevet és arculatot, mint a weboldalad. A csatornák közti egységesség számít, ahogy az az e-mail arculat olyan fontos, mint a weboldal arculata fejezetben olvasható.
Saját arculatú, a domaineden lévő címről küldj, ne magánfiókról. A feladósor része a zárásnak, amelyet az olvasó a postafiókja előnézetében lát. A beállítás részleteit itt találod: magán és céges e-mail.
Konkrét elköszönési lehetőségekért nézd meg: professzionális e-mail elköszönési példák. A záró sorok kontextusban itt olvashatók: hogyan fejezz be céges e-mailt.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a legszakszerűbb e-mail elköszönés?
Az Üdvözlettel a legsokoldalúbb professzionális elköszönés a céges e-mailben. Ügyfeleknél, partnereknél és hivatalos kapcsolatoknál is működik, merevség nélkül. A WEMASY segít egységesen tartani a márkádat a weboldalépítővel és a domaineden lévő, hozzá illő e-maillel.
Írjam le a nevem az elköszönés után, ha az aláírásom már tartalmazza?
Írd be a keresztneved vagy a teljes neved közvetlenül az elköszönés utáni sorba, még ha az automatikus aláírásod megismétli is. Személyes hangot ad, főleg az egy az egyben üzeneteknél.
Rendben van egy professzionális e-mailt csak a nevemmel befejezni?
Az elköszönés kihagyása és a közvetlenül a névre ugrás a legtöbb üzleti helyzetben rövidre zártnak hat. Egy rövid elköszönés, például Üdv vagy Köszönettel a név előtt egy másodpercbe telik, és tiszteletteljesen tartja a hangnemet.
Tegyek közösségi média linkeket az e-mail aláírásomba?
Tegyél be egy-két releváns szakmai linket, például a cég weboldalát vagy egy fő üzleti profilt. Túl sok ikon és link zsúfolttá teszi az aláírást, és elvonja a figyelmet az üzenetedről.
Hogyan fejezzek be egy e-mailt, ha rossz hírt közlök?
Zárj világos, együttérző záró sorral, és mutass előre vezető utat. Kerüld a túl vidám elköszönéseket, például az Üdv. Az Üdvözlettel vagy a Tisztelettel megfelelő hangnemet tart.
Ugyanannyira számít az e-mail vége, mint a nyitása?
Mindkettő számít, de a vége dönti el, hogy az olvasó cselekszik-e. Egy világos zárás a megfelelő elköszönéssel válaszokat hoz. Nézd át az e-mail elköszönések minden helyzetre fejezetet, hogy a zárásodat a helyzethez igazítsd.