A postaládádban negyven olvasatlan üzenet van. Egy ügyfél elgörgeti a három promóciót és egy hírlevelet. Soha nem látja meg az időpont adatait, amelyek a negyedik bekezdésben bújnak meg. Az időpont napján azt állítja, hogy senki sem erősítette meg az időt.
Ez a helyzet gyakori, ha a megerősítő e-mailek rosszul vannak felépítve, vagy késnek. Az időpont-megerősítésnek azonnal meg kell érkeznie, a lényeggel kell kezdődnie, és lehetőséget kell adnia az ügyfélnek a foglalás mentésére vagy módosítására. Itt van, hogyan állíts be olyan időpont-megerősítő e-maileket, amelyeket az ügyfelek tényleg használnak.
Mit jelent az időpont-megerősítés a foglalási folyamatodban?
Az időpont-megerősítés az a pillanat, amikor az ügyfél megtudja, hogy az időpontja biztos. Azután történik, hogy kitöltötte a foglalási űrlapot, és a rendszered megerősítettnek jelöli a foglalást.
Egyes vállalkozások kétlépéses folyamatot használnak: a megkeresés beküldése, majd a munkatárs megerősítése. Ilyenkor előbb tartó üzenetet küldj, a teljes időpont-megerősítést pedig csak a jóváhagyás után. Az állapotról szóló vegyes üzenetek meg nem jelenéseket és duplikált foglalásokat okoznak.
Az általános foglalás-megerősítések és az időpontspecifikus üzenetek közti különbség főleg a kontextusban van. Az időpontoknál általában van szolgáltató, előkészületi lépés, és a meg nem jelenés ára is magasabb. A megerősítésednek ezt a tétet kell tükröznie.
Hogyan állíts be időpont-megerősítő e-maileket?
Állítsd be az indítót a beosztási beállításaidban. Rendeld a "megerősítve" állapotot az időpont-megerősítő e-mail sablonodhoz. A küldésnek a megerősítés után másodperceken belül meg kell történnie, nem napi csomagban.
Gondosan válaszd ki a feladó azonosságát. Használj a vállalkozásod domainjén lévő címet felismerhető feladónévvel. A "Folyó Rendelő Időpontok" jobb, mint a "noreply@notifications.example".
Töltsd fel a sablont időpontspecifikus mezőkkel: az ügyfél neve, szolgáltató, szolgáltatás, dátum, idő, időzóna, helyszín és videólink, ha releváns. Ezeket dinamikusan húzd be, hogy sose kelljen kézzel szerkeszteni.
Adj hozzá "Hozzáadás a naptárhoz" linket vagy csatolt naptárfájlt. Aki elmenti az időpontot a saját naptárába, gyakrabban megjelenik, mert az esemény a munkahelyi megbeszélések és a családi tervek mellett él.
Add meg az önkiszolgáló átfoglalási és lemondási linkeket, ha a szabályzataid engedik. Az önkiszolgálás csökkenti a telefonok számát, és anélkül ad kontrollt az ügyfeleknek, hogy az irodád nyitvatartására kellene várniuk.
A sablon szerkezetéhez és szövegéhez nézd meg a hogyan készíts megerősítő e-mail sablont és a hogyan készíts foglalás-megerősítő e-mailt fejezetet.
Időpont-megerősítés az e-mailen túl
Az e-mail egyedül nem éri el azokat az ügyfeleket, akik mobilon ritkán nézik a postaládát. Az e-mail mellett küldött rövid időpont-megerősítő szöveges üzenet elkapja azokat, akik az SMS-ben élnek. A szöveges üzenetet tartsd 160 karakter alatt az alapadatokkal és egyetlen linkkel.
Az emlékeztetőknél az időzítés is számít. A megerősítés azonnal történik. Az emlékeztetők a vizit előtt 24 vagy 48 órával mennek ki. Ne keverd össze a kettőt. A megerősítés a foglalást igazolja. Az emlékeztetők a feledékenységet csökkentik.
Naplózz minden elküldött megerősítést. Ha egy ügyfél vitatja, hogy értesítették-e, a küldési naplód mutatja az időbélyeget és a kézbesítési állapotot. Ez a nyilvántartás megvédi a csapatodat a meg nem jelenési díjról szóló beszélgetésekben.
Havonta nézd át a megerősítések teljesítményét. Követd a megnyitási arányt, ha az eszközöd megadja. Az alacsony megnyitás azt jelentheti, hogy a tárgysorokon kell javítani, vagy az üzenetek a spamben landolnak.
Ha a megerősítések futnak, gyűjtsd be a vizit előtt szükséges információkat. A következő, hogyan készíts ügyfélfelmérő űrlapot foglalásokhoz fejezet az időpont előtti adatgyűjtésről szól.
Gyakori kérdések
Kelljen az időpont-megerősítéshez, hogy az ügyfél egy linkre kattintson?
A dupla megerősítés csökkenti a véletlen foglalásokat, de súrlódást ad. A magas meg nem jelenésű környezetek, például az orvosi rendelők, néha megkövetelik. A legtöbb szolgáltató vállalkozás azonnali megerősítést küld, anélkül hogy az ügyfelet újabb kattintásra kérné.
Mit írjon az időpont-megerősítés tárgysora?
Add meg a dátumot és a szolgáltatást: "Megerősítve: fogászati tisztítás, április 3., 9:00". A konkrét tárgysorok segítik az ügyfeleket a postaládájuk átkutatásában az időpont napján, és csökkentik a "nem kaptam meg" állításokat.
Automatizálhatom az időpont-megerősítéseket a WEMASY-n keresztül?
A WEMASY időpont-megerősítő e-mailt küld, amikor a foglalás állapota megerősítettre változik. Kösd össze a beosztásodat a weboldalépítő oldalaiddal, és egyszer szabd testre a sablont az összes jövőbeli időponthoz.
Miben térnek el az időpont-megerősítések a virtuális vizitnél?
A virtuális megerősítéseknek jól láthatóan tartalmazniuk kell a megbeszélés linkjét, az időzónát és a technikai ellenőrzés utasításait. Minden sablonfrissítés előtt próbáld ki a linkeket. Egy hibás videólink az időpont napján mindenki idejét elpazarolja.
Kapjanak a munkatársak másolatot minden időpont-megerősítésről?
A belső értesítések segítik a szolgáltatókat a felkészülésben. Küldj külön munkatársi értesítést a felmérőűrlapokból származó ügyfélmegjegyzésekkel. Ne tedd a munkatársakat másolatba az ügyfeleknek szóló e-mailekben, mert a mindenkinek válaszolás hibái privát címeket fednek fel.
Mit tegyek, ha egy ügyfél azt mondja, nem kapta meg az időpont-megerősítést?
Először nézd meg a küldési naplót. Küldd újra a nyilvántartott címre, és ellenőrizd a helyesírását. Kérd meg, hogy nézze meg a spam mappát. Ha a gondok tartósak, ellenőrizd a domain hitelesítési beállításait az e-mail-szolgáltatóddal.