Az ügyfélvacsora átkerült az irodádba. Negyven perc múlva kell a tárgyalóterem. A létesítményi csapat felhívása és a visszahívás várása nem opció, ha a napirend már tizenkét postafiókba kiment.
A konferenciaterem-foglaló alkalmazás pontosan az ilyen nyomásra készült. A konferenciaterem-foglaló alkalmazás mobilos vagy böngészős eszköz, amely élőben mutatja a konferenciatermek elérhetőségét, azonnal foglal, visszaigazolást küld, és gyakran az ajtó melletti képernyőn is megjeleníti a terem állapotát. A konferenciaterem-foglalást a zsebedbe teszi, nem egy asztali naptárba, ami három kattintásnyira van. Itt van, hogyan működnek ezek az alkalmazások, és hogyan illeszkednek a tágabb teremfoglalási rendszerbe.
Mi a konferenciaterem-foglaló alkalmazás?
A konferenciaterem-foglaló alkalmazás a nagy megbeszélőterek foglalásának felhasználói felülete. A felhasználók megnyitják az alkalmazást, dátumot választanak, kapacitás vagy felszerelés szerint szűrnek, és koppintással foglalnak. Az alkalmazás ugyanazzal a beosztási adatbázissal dolgozik, mint az asztali eszközök és a falikijelzők.
A legtöbb alkalmazás támogatja a közelben keresést a többszintes irodáknál, a kedvenceket a gyakran használt termekhez, és a meghosszabbítás vagy felszabadítás műveletet, ha a megbeszélés korán véget ér vagy elhúzódik.
Egyes alkalmazások QR-kódos bejelentkezést, látogatójegyeket vagy belépésvezérlési integrációt adnak hozzá. A bejelentkezési adatok táplálják az automatikus felszabadítási szabályokat, amelyek felszabadítják a termet, ha senki sem érkezik.
Miért fontos a mobilos hozzáférés a konferenciatermeknél?
A konferenciaterem-igények gyorsan változnak. Az ügyféllátogatások az ingázás közben kerülnek be. A teljes csapatos ülések összezsugorodnak, és délelőtt felszabadítanak teret. A csak asztali foglaló eszközök ezeket a pillanatokat elszalasztják, mert akinek a terem kell, nincs az asztalánál.
A mobilalkalmazások a coworking és a kiszolgált irodák mozgó munkatársainak is segítenek. A tárgyalótermet még a kávézóban foglalod, mielőtt elindulsz. A kollégák a lefoglalást látják a szinti kijelzőkön, amikor elhaladnak mellette.
A recepció és a létesítménykezelés is nyer. A munkatársak az alkalmazásra pillantva válaszolnak arra, hogy "melyik teremben van a 15 órai bemutató?", teljes adminfelület megnyitása nélkül.
Milyen funkciókra számíthatsz egy jó foglaló alkalmazásban?
1. Élő elérhetőség fotókkal vagy alaprajzzal
Lásd a kapacitást, az elrendezést és a felszerelést, mielőtt elköteleződsz. A vizuális környezet csökkenti az ügyfelek előtti alkalmaknál a rosszul választott foglalásokat.
2. Azonnali visszaigazolás és naptárszinkron
A foglalások a terem nevével, az emelettel és a betárcsázási adatokkal megjelennek a naptáradban. A meghívókat a helyadatok újragépelése nélkül oszthatod meg.
3. Push értesítések
A kezdés előtti emlékeztetők és a korai felszabadításra szóló felszólítások csökkentik a szellemfoglalásokat, amelyek elzárják a kollégákat.
4. Adminisztrátori felülírás és jóváhagyás
A vezetők ugyanabból az alkalmazásból hagyják jóvá a kiemelt termeket. A létesítményi csapat külön rendszerbe való belépés nélkül zárolhat termeket karbantartásra.
5. Integráció az asztal- és erőforrásfoglalással
Az egységes munkahelyi alkalmazásokkal egy ülésben foglalhatsz asztalt, konferenciatermet és felszerelést. Ez a folyamat az erőforrás-beosztáshoz kapcsolódik, ha az irodád a termeken túl is kezel dolgokat.
Az alkalmazás mögött egy tárgyalófoglalási rendszer áll, amely a készletet és a szabályokat tárolja. Az alkalmazás a kényelmes felület. A rendszer az igaz forrás.
Gyakran ismételt kérdések
Más a konferenciaterem-foglaló alkalmazás, mint a tárgyalófoglalási szoftver?
Az alkalmazás gyakran ugyanannak a szoftveres háttérnek a mobilos kliense. A tárgyalófoglalási szoftver tartalmazhat webes adminfelületet, falikijelzőket és API-kat. A foglaló alkalmazás a munkatársak telefonos vagy táblagépes foglalási élményére összpontosít.
Használhatják a látogatók a konferenciaterem-foglaló alkalmazást?
Egyes alkalmazások vendégfiókot vagy időkorlátos hozzáférést támogatnak külső partnereknek. A coworking ügyfelek a csomagszintjükhöz kötött tagi alkalmazásokon foglalnak tárgyalótermet.
Működnek a konferenciaterem-foglaló alkalmazások falhardver nélkül?
A falra szerelt táblagépek segítik a helyszíni foglalást, de nem kötelezők. Egy alkalmazás pontos alaprajzzal a legtöbb igényt lefedi, amíg a meg nem jelenések aránya vagy a folyosói zavar nem indokolja az ajtókijelzőket.
Élhet a konferenciaterem-foglalás a cég weboldalán külön alkalmazás helyett?
A böngészős foglalás azoknak jó, akik nem akarnak újabb alkalmazást telepíteni. A weboldalépítővel elkészítheted a weboldalad, amely mobilon alkalmazásként viselkedik, és a foglalási oldalnak is helyet adhat.
Hogyan kezelik a foglaló alkalmazások az ismétlődő vezetői megbeszéléseket?
Az ismétlődő sorozatok az alkalmazásból foglalhatók, a záró dátum előre látható. Az adminok a teremfoglalási rendszer jelentéseiből ellenőrzik a hosszan futó sorozatokat, hogy a kiemelt termek elérhetők maradjanak az ügyfelek számára.
Mit teszteljek a konferenciaterem-foglaló alkalmazás bevezetése előtt?
Foglalj, hosszabbíts, mondj le és jelentkezz be telefonról a tényleges irodai hálózaton. Ellenőrizd a naptárszinkront, az ütközési üzeneteket és az alaprajz pontosságát. Egy próbaszint két hétig a legtöbb súrlódást felszínre hozza a cégszintű indulás előtt.