Az A iroda közös táblázatra épít, amelyet az frissít, aki éppen eszébe jut. A B iroda egyetlen képernyőt használ, ahol minden terem valós időben zöld, sárga vagy piros. Ugyanannyi ember. Ugyanannyi terem. A B iroda időben befejezi a megbeszéléseit. Az A iroda naponta húsz percet veszít teremkereséssel és folyosói alkudozással.
Ez a különbség általában egy tárgyalófoglalási rendszeren múlik. A tárgyalófoglalási rendszer szervezett megoldás, gyakran szoftver, amely tárolja a termek készletét, érvényesíti a foglalási szabályokat, és minden munkatársnak ugyanazt az élő elérhetőségi nézetet adja. A szétszórt kéréseket egyetlen összehangolt beosztássá alakítja. Itt van, hogyan működnek ezek a rendszerek, és mit adnak az egyszerű naptáron túl.
Mi a tárgyalófoglalási rendszer?
A tárgyalófoglalási rendszer a tárgyalófoglalás mögötti működési réteg. Tudja, mely termek léteznek, mekkora a kapacitásuk, milyen felszerelés van bennük, és mely időpontok szabadok.
Amikor valaki termet kér, a rendszer a visszaigazolás előtt ütközést ellenőriz. Két csapat nem foglalhatja le ugyanazt a teret ugyanabban az órában. A rendszer automatikusan elutasítja vagy átirányítja a második kérést.
A rendszerek a naptárkiegészítőktől a teljes munkahelyi eszközökig terjednek, alaprajzzal, bejelentkező képernyőkkel és használati jelentésekkel. A tárgyalófoglalási rendszer elnevezés mindenre igaz, ahol a teremfoglalás külön munkafolyamaton fut a személyes naptárak helyett.
A tárgyalófoglalási rendszer fő funkciói
1. Valós idejű elérhetőség
A munkatársak azonnal látják a szabad időpontokat. A frissítés akkor érkezik meg, amikor valaki foglal, meghosszabbít vagy lemond. Késés nélkül kevesebb a váratlan betoppanó.
2. Ütközések megelőzése
A rendszer blokkolja az ugyanarra a teremre szóló átfedő foglalásokat. Egyes megoldások azt is megakadályozzák, hogy egy ember egyszerre több nagy termet tartson.
3. Termek jellemzői
Szűrj helyek száma, kijelzők, táblák vagy akadálymentesítés szerint. A csapatok a megbeszélésükhöz illő teret foglalják, ahelyett hogy érkezés után fedeznék fel a hiányzó felszerelést.
4. Szabályok és korlátok
Állíts be maximális foglalási hosszt, előfoglalási időablakot és automatikus felszabadítást a meg nem jelenők esetére. A szabályok a kiemelt termeket a fontos használatra tartják szabadon.
5. Jelentések
Kövesd a kihasználtságot termenként, emeletenként és a hét napja szerint. A létesítményi csapat az adatokból méretezi át a teret, vagy módosítja a takarítási beosztást.
Mikor jobb a tárgyalófoglalási rendszer a közös naptárnál?
A naptár akkor működik, ha egy ember kezel egy termet. Összeomlik, ha több tucat munkatárs foglal több emeleten, a távoli munkatársaknak önkiszolgáló hozzáférés kell, a látogatóknak pedig ideiglenes időpontok.
A tárgyalófoglalási rendszer a termeket saját szabályokkal rendelkező foglalható erőforrásként kezeli. A személyes naptárak az eseményeket egyedi bejegyzésként kezelik, amelyek nem biztos, hogy tükrözik a fizikai korlátokat. Ez a rés okozza a legtöbb dupla foglalási gondot a növekvő irodákban.
Ha már értesz ahhoz, hogy a mi a tárgyalófoglalás, a rendszer az az infrastruktúra, amely nagy léptékben is megbízhatóvá teszi. A szoftver automatizálást ad, de a rendszer fogalma akkor is érvényes, ha a szabályok papíron futnak szigorú bejelentkezési eljárással.
A következő fejezet kifejezetten a tárgyalófoglalási szoftverről szól: azokról az eszközökről, amelyek egyedi fejlesztés nélkül adják ezeket a funkciókat.
Gyakran ismételt kérdések
Kell az iroda falain kívüli hardver a tárgyalófoglalási rendszerhez?
Sok rendszer teljesen webes és mobilalkalmazáson fut. A falra szerelhető táblagépek vagy ajtókijelzők élő állapotot mutatnak, de nem mindig szükségesek. Kezdd szoftveres hozzáféréssel, és akkor adj hozzá hardvert, ha a helyszíni zavar megmarad.
Integrálható a tárgyalófoglalási rendszer a meglévő naptárakkal?
A legtöbb munkahelyi rendszer szinkronizál a gyakori naptáreszközökkel, így a foglalások megjelennek a személyes beosztásokban. Az integráció csökkenti a dupla bevitelt, és a távoli munkatársakat összhangban tartja az irodai teremfoglalásokkal.
Hogyan kezeli a tárgyalófoglalási rendszer a meg nem jelenéseket?
Az automatikus felszabadítási szabály felszabadítja a termet, ha senki sem jelentkezik be meghatározott időn belül. Egyes rendszerek emlékeztetőt küldenek az időpont kezdete előtt. Világos szabályzattal együtt a felszabadítási szabály hetente órákat hoz vissza a kihasználatlan teremidőből.
Használhatja egy kisvállalkozás a tárgyalófoglalási rendszert a weboldalán?
A coworking üzemeltetők és a közös irodák gyakran közzéteszik online a termek elérhetőségét. A weboldalépítővel elkészítheted a weboldalad, ahol a foglalható termeket a tagsági oldalak mellett mutathatod be, így a külső ügyfelek e-mailezés nélkül kérhetnek teret.
Mi a különbség a tárgyalófoglalási rendszer és a teremfoglalási rendszer között?
A két fogalom átfedi egymást. A teremfoglalási rendszer gyakran szélesebb tértípusokat fed le, például rendezvénytermeket és oktatótermeket. A mi a teremfoglalási rendszer fejezet elmagyarázza a tágabb kört, ha a készleted túlmegy a szokásos tárgyalókon.
Hány terem indokolja a külön rendszerbe fektetést?
Nincs fix határ. Három terem harminc ember között szűkebbnek érződhet, mint tíz terem húsz ember között. Ha hetente van dupla foglalás, vagy a munkatársak észrevehető időt töltenek egyeztetéssel, a rendszer a visszanyert termelékenységből megtérül.