Négy naptárfül nyitva. Mindegyik ugyanannak a délutánnak más változatát mutatja. Egy terem két helyen szabadnak látszik, egy harmadikban foglaltnak. A szemed elhomályosodik, mielőtt találsz egy időpontot, ami tényleg létezik.
A tárgyalófoglalási szoftver egyetlen felülettel váltja ki ezt a találgatást. A tárgyalófoglalási szoftver olyan program, amelyet a közös termek beosztásának kezelésére terveztek: szabad időpontokat keres, azonnal foglal, szinkronizálja a visszaigazolásokat, és még az ajtóig jutás előtt blokkolja az ütközéseket. Ez a tárgyalófoglalási rendszer digitális eszköze. Itt van, mit tartalmaz a jó tárgyalófoglalási szoftver, és hogyan használják a csapatok a mindennapokban.
Mi a tárgyalófoglalási szoftver?
A tárgyalófoglalási szoftver zárt közös terekre szakosodott beosztási szoftver. Tárolja a termek jegyzékét, mindegyikhez kapacitással, hellyel és felszerelési címkékkel. A felhasználók egyetlen alkalmazásban vagy webes felületen keresnek, szűrnek és foglalnak.
A szoftver érvényesíti az iroda által megadott szabályokat. A maximális időtartam, az előfoglalási idő és a jóváhagyási folyamatok mind automatikusan futnak. Ha valaki lemond, az időpont kézi takarítás nélkül újra szabad másoknak.
A legtöbb termék értesítéseket is küld: visszaigazolást foglaláskor, emlékeztetőt a megbeszélés előtt, és választható bejelentkezési kérést. Ezek az érintkezési pontok csökkentik a szellemfoglalásokat, amikor a terem le van tiltva, mégis üresen áll.
Fő képességek, amelyeket érdemes keresni
1. Önkiszolgáló foglalás
A munkatársak a létesítményi csapatnak való e-mailezés nélkül foglalnak termet. A mobilos hozzáférés azoknak számít, akik a megbeszélésre menet vagy coworking asztalnál ülve foglalnak.
2. Vizuális alaprajz
Egyes eszközök térképen mutatják a termeket, így az új kollégák gyorsan megtalálják a megfelelő teret. A színkódolás egy pillantással megmutatja a szabad és a foglalt termeket.
3. Naptárszinkron
A megerősített foglalások a terem nevével és helyadataival megjelennek a személyes naptárakban. A résztvevők olyan meghívót kapnak, amely a fizikai helyet is tartalmazza, nem csak egy videólinket.
4. Elemzési vezérlőpult
A használati jelentések megmutatják a csúcsidőket, a kihasználatlan termeket és az átlagos megbeszélési hosszt. Az ingatlanra vonatkozó döntések javulnak, ha adatokra épülnek, nem folyosói panaszokra.
5. Látogatói és külső hozzáférés
A coworking terek és a kiszolgált irodák gyakran azt akarják, hogy az ügyfelek közvetlenül foglaljanak termet. A webes foglalási felületek ugyanazt a szoftvert kiterjesztik az alkalmazotti jegyzéken kívüli emberekre is.
Szoftver és kézi foglalási folyamatok
A táblázatok és a közös naptárak rejtett költségekkel járnak. Valakinek egyeztetnie kell az ütközéseket. A jelentésekhez kézi exportálás kell. A szabályváltozásokhoz körlevél kell, amit a munkatársak fele lemarad.
A tárgyalófoglalási szoftver ezeket a feladatokat egy helyre vonja. Az ütközésellenőrzés a foglaláskor megtörténik. A szabályfrissítések azonnal érvényesek minden új foglalásra. A jelentések igény szerint futnak.
Kezdd azzal, hogy dokumentálod a jelenlegi tárgyalófoglalási fájdalompontokat. A szoftver funkcióit ezekhez a hiányosságokhoz illeszd, ne a legnagyobb funkciólistát vásárold meg.
Azok az irodák, amelyek munkaállomásokat is kezelnek, gyakran ugyanabban a munkahelyi csomagban párosítják a teremszoftvert az asztalfoglalási szoftverrel. A modul következő fejezetei az asztal- és erőforrás-beosztással foglalkoznak, ha az igényeid túlnőnek a termeken.
Gyakran ismételt kérdések
Ugyanaz a tárgyalófoglalási szoftver, mint az általános beosztási szoftver?
Az általános beosztási eszközök az emberekre és az időpontokra összpontosítanak. A tárgyalófoglalási szoftver a fizikai termeket kapacitáskorláttal és felszerelési profillal rendelkező erőforrásként kezeli. A fő különbség a teremspecifikus ütközéslogika.
Támogathatja a tárgyalófoglalási szoftver a hibrid megbeszéléseket?
A legtöbb termék lehetővé teszi, hogy videókonferencia-adatokat adj a teremfoglaláshoz. Szűrj a kijelzővel és kamerával felszerelt termekre, hogy a hibrid ülések a távoli résztvevőkre felkészített helyre kerüljenek.
Hogyan kapcsolódnak a falikijelzők a tárgyalófoglalási szoftverhez?
A termek előtti táblagépek ugyanabból az adatbázisból kapják az élő állapotot, mint a foglalási alkalmazás. A zöld szabad. A piros foglalt vagy lefoglalt. A kijelzőről történő helyszíni foglalás visszakerül a központi beosztásba.
Kínálhatok tárgyalófoglalást a vállalkozásom weboldalán?
A külső foglalási oldalak jól működnek coworking terekhez és rendezvényhelyszínekhez. A weboldalépítővel elkészítheted a vállalkozásod weboldalát, ahová az ügyfelek számára foglalási oldalt tehetsz.
Mit teszteljek a szoftver próbaideje alatt?
Futtass le egy valódi hétnyi foglalást a próbaverzióban. Teszteld az ütközések megelőzését, a mobilos foglalást, a lemondási folyamatot és egy kihasználtsági jelentést. Vonj be létesítményi munkatársat és egy gyakori megbeszélés-szervezőt, hogy a visszajelzés a mindennapi használatot fedje le.
Segít a tárgyalófoglalási szoftver a nagyobb konferenciaterek kezelésében?
Sok termék egy készletben kezeli a kis tárgyalókat és a nagy konferenciatermeket is. A mi a konferenciaterem-foglalás fejezet bemutatja, mire kell figyelni, ha a terem mérete és az ügyfeleknek szánt kialakítás extra igényeket hoz.