Egy kétszáz asztalos alaprajz nem működhet becsületalapú ültetéssel, ha a cég fele ugyanazon a szerdán megjelenik. A hibrid munka ezt a számolást elkerülhetetlenné tette.
Az asztalfoglalási szoftver az az eszköz, amellyel az irodák ezt a bonyolultságot kezelik. Az asztalfoglalási szoftver olyan program, amely megjeleníti a szabad munkaállomásokat, napra vagy műszakra fogad foglalást, érvényesíti a bejelentkezési szabályokat, és jelentést ad a kihasználtságról emeletek és helyszínek szerint. Az asztalfoglalást kézi létszámszámlálásból önkiszolgáló folyamattá teszi, amelyet a munkatársak másodpercek alatt elvégeznek. Itt van, mire számíthatsz az asztalfoglalási szoftvertől, és hogyan kapcsolódik a tágabb munkahelyi beosztáshoz.
Mi az asztalfoglalási szoftver?
Az asztalfoglalási szoftver az egyéni munkaállomásokra összpontosító beosztási szoftver. A felhasználók térképet vagy listanézetet nyitnak, napot választanak, és rákoppintanak egy szabad asztalra. A rendszer a foglalt időszakra mindenki más számára foglaltnak jelöli a helyet.
A rendszergazdák beállítják az alaprajzot, az asztalok jellemzőit és a foglalási szabályokat. A belépésvezérléssel vagy a látogatókezeléssel való integráció a foglalásokat a belépők jogosultságaihoz köthet a nagyobb biztonságért.
Sok termék egy munkahelyi alkalmazásban egyesíti az asztal- és a teremfoglalást. A munkatársak reggelre asztalt, délutánra tárgyalót foglalnak, eszközváltás nélkül.
A legfontosabb funkciók
1. Interaktív alaprajz
A vizuális elrendezés segít az új kollégáknak és a látogató munkatársaknak gyorsan megtalálni a lefoglalt helyet. A színes állapotok egy pillantással mutatják a szabad, a foglalt és a bejelentkezett asztalokat.
2. Mobilos foglalás
A munkatársak a vonatról vagy az előtérből foglalnak. A mobilos hozzáférés elengedhetetlen, ha az ingázás közben változnak a tervek.
3. Csapat és kedvencek
Mentsd el a kedvenc asztalaidat, vagy foglalj a kollégák közelébe a projektnapokra. Egyes eszközök kiemelik, hol foglaltak már a csapattársak, így a csoportok kézi egyeztetés nélkül egymás mellé kerülnek.
4. Automatikus felszabadítás meg nem jelenéskor
Az asztalok visszakerülnek a készletbe, ha senki sem jelentkezik be. Ez a funkció önmagában tíz-tizenöt százalék kapacitást hozhat vissza azokban az irodákban, ahol szigorú a foglalás, de laza a jelenlét.
5. Több helyszín támogatása
A több irodával rendelkező cégeknek egy fiók kell, amellyel bármely városban asztalt foglalhatnak. A központi jelentés összehasonlítja a helyszínek kihasználtságát az ingatlantervezéshez.
Mikor kell az irodádnak asztalfoglalási szoftver?
A táblázatok megbuknak, ha naponta néhánynál többen foglalnak. Ha a munkatársak panaszkodnak, hogy ülőhely nélkül érkeznek, vagy a létesítményi csapat nem tudja előre jelezni a napi létszámot, a szoftver gyorsan rendet teremt.
A coworking üzemeltetők az asztalfoglalási szoftverrel napijegyet és kijelölt rugalmas tagságot árulnak. A tagok online foglalnak. A munkatársak ugyanazt a beosztást látják a recepción.
Az asztalszoftvert párosítsd tárgyalófoglalási szoftverrel, ha a munkahelyi csomagnak minden közös erőforrást le kell fednie. A hot desking megoldások használhatnak külön, nagy cserélődésre és rövid foglalási ablakra hangolt hot desk foglalási rendszert is.
Gyakran ismételt kérdések
Kezelhet az asztalfoglalási szoftver kijelölt és rugalmas asztalokat is?
A legtöbb termék lehetővé teszi, hogy a rendszergazdák egyes asztalokat tartósan kijelöltnek jelöljenek, miközben mások foglalhatók maradnak. A vegyes modell gyakori azoknál a cégeknél, amelyek a fix ültetésről a hibrid rugalmasságra térnek át.
Mennyi idő beállítani a digitális alaprajzot?
Az egyszerű, egyemeletes megoldások gyakran néhány nap alatt élesek, ha megvan a pontos helyszám és a zónajelölés. A többépületes bevezetés tovább tart, mert minden emeletet ellenőrizni kell, és a munkatársakat be kell tanítani.
Működik az asztalfoglalási szoftver coworking napijegyekhez?
A coworking terek a foglalható asztalokat alaptermékként árulják. A szoftver kezeli a tagi és vendégárat, a foglalási korlátokat és a bejelentkezést a recepción. A hot desk foglalás a felhasználó oldaláról mutatja be a tagi élményt.
Foglalhatnak a tagok asztalt nyilvános weboldalon?
Az önkiszolgáló foglalás csökkenti a recepció terhelését. A weboldalépítővel elkészítheted a coworking márkád weboldalát, ahol bemutathatod az asztalokat és a tagsági oldalakat.
Hogyan segít az asztalfoglalási szoftver az iroda zsugorításában?
A kihasználtsági jelentések megmutatják az átlagos napi foglaltságot az összes asztal számához képest. A vezetők ebből az adatból biztosan csökkenthetik a bérelt területet ahelyett, hogy találgatnák, valójában hány ülőhely kell.
Kapcsolódjon az asztalfoglalás a terem- és eszközbeosztáshoz?
Az egységes munkahelyi eszközök csökkentik az alkalmazásváltást. Az erőforrás-beosztási szoftver az integrált megközelítést mutatja be, ha az asztalok egy nagyobb közös készlet egy elemei.