Az egyik coworking szint egy táblás listára épít, amelyet reggel 9-kor frissítenek. A másik olyan alkalmazást használ, ahol minden asztal szürkére vált, amint foglalt lesz. Ugyanakkora alapterület. Az első délre elküldi a fizető tagokat. A második megtölti a csendes sarkokat, és pontos takarítási beosztást küld fel.
A hot desk foglalási rendszer a második élményt teremti meg. A hot desk foglalási rendszer az összehangolt megoldás, általában szoftverrel, amely követi a kijelöletlen munkaállomásokat, fogadja a foglalásokat, érvényesíti a tagsági szabályokat, és feloldja a meg nem jelenők foglalását. A hot desk foglalást olyan szinten támogatja, amit a táblázatok nem bírnak el. Itt van, mit tartalmaznak ezek a rendszerek, és miben különböznek az általános asztaleszközöktől.
Mi a hot desk foglalási rendszer?
A hot desk foglalási rendszer a közös, kijelöletlen ültetés teljes folyamata. Élő készletet vezet a foglalható asztalokról, alkalmazza a tagsági szint korlátait, feldolgozza a napijegy-vásárlásokat, és rögzíti a bejelentkezéseket.
A rendszer minden asztalt erőforrásként kezel jellemzőkkel: zóna, felszerelés, akadálymentesség és elérhetőségi ablak. A foglalások addig vonják le a kapacitást, amíg az alkalom véget nem ér, vagy az automatikus felszabadítás be nem indul.
Az egyszerű naptárral ellentétben a hot desk foglalási rendszer üzleti szabályokhoz kapcsolódik. Hány napot foglalhat egy rugalmas tag? Foglalhatnak asztalt a vendégek, vagy csak a tagok? Mely asztalok maradnak fenn a prémium csomagoknak? A rendszer automatikusan érvényesíti a válaszokat.
A hot desk foglalási rendszer összetevői
1. Tag- és vendégprofilok
Kövesd, ki foglalt, milyen csomagja van, és mennyi a maradék kerete. A vendég napijegyekre más szabályok vonatkoznak, mint a havi tagokra.
2. Alaprajz-motor
A digitális térképek valós időben frissülnek, ahogy a foglalások és a bejelentkezések változtatják az asztalok állapotát. A munkatársak és a tagok egy közös nézetet látnak a szintről.
3. Szabálymotor
Állítsd be a foglalási ablakokat, a lemondási határidőket és a túlfoglalás megelőzését. A szabályok helyszínenként igazodnak, ha az üzemeltető több helyet működtet.
4. Bejelentkezési és felszabadítási logika
A türelmi idő, a QR-olvasás vagy a kioszkos koppintás igazolja a megjelenést. A le nem foglalt asztalok visszakerülnek a készletbe a betérők vagy az utolsó pillanatos foglalók számára.
5. Jelentések és számlázási kapcsolatok
A kihasználtsági jelentések az árazást és az elrendezést irányítják. A számlázási integráció automatikusan felszámolja a napijegyeket vagy a túlhasznált napokat ott, ahol a csomagok ezt kívánják.
Hot desk foglalási rendszer és általános asztalfoglalás
A vállalati asztalfoglalás gyakran e-mail fiókkal rendelkező munkatársakat és hosszú foglalási távlatot feltételez. A hot desk rendszerek tagsági szintet, nyilvános napijegy-értékesítést és nagyobb napi cserélődést adnak hozzá.
A coworking üzemeltetőknek a tagi önkiszolgálás és a recepciós felülírás képessége is kell. A hot desk foglalási rendszer ezt a két szerepet kettős nyilvántartás nélkül egyensúlyozza.
Sok munkahely ugyanazt a rendszert kiterjeszti termekre és felszerelésre is. Az asztalfoglalási szoftver fejezetben funkcióösszehasonlítást találsz, a teremfoglalási rendszerek fejezetben pedig azt, ha a készleted túlmegy az asztalokon.
Gyakran ismételt kérdések
Mikor kell egy coworking térnek hot desk foglalási rendszer?
Ha néhány tucatnál több tag osztozik egy szinten, a nem hivatalos listák összeomlanak. Ha a munkatársak naponta ülésvitákat rendeznek, vagy betérőket küldesz el, miközben az asztalok a meg nem jelenők miatt üresen állnak, a rendszer gyorsan megtérül.
Támogathat a hot desk foglalási rendszer több helyszínt?
A több helyszínes üzemeltetők minden szintet egy adminfelületről kezelnek. A tagok a csomagjuk szerint bármely helyszínen foglalhatnak asztalt. A központi jelentés a terjeszkedési döntésekhez összehasonlítja a városok kihasználtságát.
Hogyan működnek a betérők az előre foglalt hot deskek mellett?
Sok rendszer az asztalok egy százalékát csak betérőknek tartja fenn, vagy egy határidő után felszabadítja a le nem foglalt foglalásokat. Az arány azon múlik, mekkora a bevétel a napijegyekből és mekkora a tervezett tagi napokból.
Futhat a hot desk foglalás egy coworking weboldalon?
A nyilvános foglalási oldalak telefonálás nélkül hoznak napijegy-eladást. A weboldalépítővel elkészítheted a weboldalad, ahol a tagsági marketing mellett a foglalási oldalnak is helye lehet.
Leváltja a hot desk foglalási rendszer a recepciós csapatot?
Csökkenti az ismétlődő egyeztetést, de nem helyettesíti a vendéglátást. A munkatársak továbbra is köszöntik a tagokat, kezelik a kivételeket és a belépést. A szoftver a beosztást kezeli, hogy az emberek a szolgáltatásra figyelhessenek.
Hogyan kapcsolódik a hot desk foglalás a tárgyalófoglaláshoz?
Az egységes munkahelyi rendszerek lehetővé teszik, hogy egy tagi alkalom egy asztalt és egy telefonfülkét is lefedjen. A tárgyalófoglalási rendszerek coworking környezetben gyakran ugyanazt a tagi adatbázist használják.