Egy új coworking térben az első napod a recepción kezdődik, egy körbevezetéssel. A házigazda egy szabad asztalra mutat az ablaknál. Csütörtökre minden ablak melletti hely elfogy, mielőtt megiszod a reggeli kávédat, ha nem foglaltál előre.
Ez az átmenet a laza állapotból a versengőbe az a pont, ahol megjelenik a hot desk foglalás. A hot desk foglalás egy nem kijelölt asztal lefoglalása egy adott napra egy hot desking környezetben. A hot desking azt jelenti, hogy senkinek sincs állandó helye. A hot desk foglalás hivatalos igényt ad hozzá, így tudod, hogy vár rád egy hely, ha a kereslet meghaladja a kínálatot. Itt van, hogyan működik a hot desk foglalás, és kik támaszkodnak rá a legtöbben.
Mi a hot desk foglalás?
A hot desk foglalás egy közös munkaállomás időkorlátos lefoglalása. Kiválasztasz egy napot, néha egy időablakot is, és érkezés előtt megerősítesz egy asztalt vagy zónát. A foglalás megakadályozza, hogy valaki más ugyanarra a helyre tartson igényt arra az időre.
A foglalás nélküli tiszta hot desking az érkezési sorrendre épül. Ez akkor működik, ha alacsony a kihasználtság. A hot desk foglalás akkor válik szükségessé, ha a tagok vagy a munkatársak versengenek a kedvelt területekért, monitorokért vagy csendes zónákért.
A coworking terek, a kiszolgált irodák és a hibrid vállalati szintek mind használnak hot desk foglalást. A környezet változik. A logika ugyanaz: a közös helyekhez igazságos elosztási módszer kell.
Miért jobb a hot desk foglalás, mint a csak betérő használat?
A betéréses hot desking napi bizonytalanságot teremt. A tagok időt vesztegetnek a termet körözve. A munkatársak nem tudják előre jelezni a bevételt vagy a takarítási igényt. A gyakori látogatók bosszankodnak, ha a kedvenc helyük eltűnik.
A hot desk foglalás mindenkinek egyenlő hozzáférést ad ugyanazon a foglalási csatornán. Alkalmazásból, kioszkról vagy tagi portálról foglalsz. Az elsőbbség a megerősített foglalásoké, nem annak, aki elsőként érkezik.
Az üzemeltetők kiszámítható kihasználtsági adatot kapnak. A marketingesek tudják, mely napokra kell akció. A létesítményi csapat a megerősített létszám alapján ütemezi a takarítást, nem találgat.
A hot desk foglalás a gyakorlatban
1. Válaszd ki a napot és az időtartamot
Foglalj egész napot, fél napot vagy órás blokkokat az üzemeltető szabályai szerint. Az órás modell a beugró munkavégzőknek jó. Az egész napos blokk a vállalati hibrid beosztásnak.
2. Válassz zónát vagy konkrét asztalt
Egyes tereken csendes kabint foglalhatsz. Mások a térképen pontos asztalszámot jelölnek ki. A felszerelési címkék segítenek megtalálni az állítható magasságú vagy dupla monitoros asztalt.
3. Jelentkezz be érkezéskor
Olvass be egy kódot, vagy koppints a bejelentkezésre az alkalmazásban. A meg nem jelenők asztala türelmi idő után felszabadul, hogy a betérők használhassák a helyet.
4. Adj hozzá teremfoglalást, ha kell
Sok hot desk tagnak telefonfülke vagy tárgyaló is kell. Az összevont foglalás az egész irodai napodat egy folyamatban tartja a tárgyalófoglalás mellett.
Nagy léptékben a hot desk foglalás olyan hot desk foglalási rendszeren fut, amelybe szabályok, fizetések és tagi korlátok vannak építve. A vállalati csapatok gyakran az asztalfoglalás alapjaival kezdenek, mielőtt teljes hot desking kultúrát vezetnének be.
Gyakran ismételt kérdések
Csak coworking tereknek való a hot desk foglalás?
A coworking tette népszerűvé a kifejezést, de a vállalati hibrid irodák is ugyanezt a modellt használják, ha megszüntették a fix kijelöléseket. Bármely munkahely használhatja, ahol vannak kijelöletlen helyek és változó a napi jelenlét.
Miben különbözik a hot desk foglalás a hotelingtől?
A hoteling általában azt jelenti, hogy előre foglalsz asztalt egy tervezett irodai napra. A hot desking a tulajdon nélküli közös helyeket hangsúlyozza. A gyakorlatban a hot desk foglalás és a hoteling szinte ugyanazt a foglalási lépést írja le különböző kulturális címkékkel.
Korlátozhatja a hot desk foglalás, hogy egy tag havonta hány napot foglal?
A tagsági szintek gyakran tartalmaznak havi asztalkeretet. A szoftver automatikusan érvényesíti a korlátokat, így a rugalmas tagok a legolcsóbb csomaggal sem vehetnek igénybe korlátlan kapacitást.
Hogyan teszik közzé a coworking terek online a hot desk foglalást?
A tagi portálok és a nyilvános napijegy-oldalak önkiszolgáló bevételt hoznak. A weboldalépítővel elkészítheted a marketing weboldaladat, ahol bemutatod a csomagokat, és a foglalási oldalnak is helyet adhatsz.
Mi történik, ha egy lefoglalt hot desket nem használnak?
Az automatikus felszabadítási szabályok a bejelentkezési határidő után felszabadítják a helyet. Az asztalfoglalási szoftver a felszabadítás időzítését és az értesítéseket recepciós beavatkozás nélkül kezeli.
Tartalmazzon a hot desk foglalás szekrény- vagy tárolófoglalást is?
A szekrények szintén korlátozott közös erőforrások. Az erőforrás-beosztás bemutatja, hogyan kezelheted az asztalokat, szekrényeket és felszerelést egy összehangolt készletben.