Tizenkét szoba egyetlen foglalásban mindent megváltoztat azon, hogyan árazol, igazolsz vissza és jelentkeztetsz be egy utazó társaságot. Az egyéni foglalások minden vendéget külön tranzakcióként kezelnek. A csoportos foglalás a társaságot egyetlen összehangolt blokkként kezeli, közös feltételekkel.
A csoportos foglalás az a folyamat, amelyben több ember, szoba vagy hely kapacitását foglalják le egyetlen szervezői fiók vagy szerződés alatt. Megjelenik a szállodai blokkfoglalásokban, a konferenciaasztal-értékesítésben, az utazási csomagokban, a céges csapatoknak szóló óracsomagokban és a családi jegyvásárlásokban. Itt az áll, hogyan működik a csoportos foglalás, és mit kell kezelnie a regisztrációs vagy foglalási rendszerednek.
Mi az a csoportos foglalás?
A csoportos foglalás olyan foglalási modell, amelyben egyetlen tranzakció vagy szerződés egyszerre több egységnyi kapacitást tart. A szervező lehet egy cég, amely a munkatársai számára fizet képzési helyeket, egy család, amely szomszédos szállodai szobákat foglal, vagy egy szponzor, amely egy egész asztalt vásárol egy adománygyűjtő eseményen.
A csoportvezető általában az egész blokk fizetését, névgyűjtését és módosításait kezeli. Az egyes résztvevők kaphatnak saját visszaigazolást, de a szabályzat és a számlázás gyakran a szervezőnél van.
A csoportos foglalás különbözik attól, amikor egy ügyfél több jegyet vesz a barátainak. A határt a méret és a szerkezet húzza meg. Négy koncertjegy vásárlása mennyiségi vásárlás. Negyven szállodai szoba foglalása céges árkóddal, eltolt érkezési dátumokkal csoportos foglalás.
A csoportos foglalás gyakori típusai
A csoportos szállodafoglalás szobákat blokkol esküvőkre, konferenciákra, sportcsapatoknak és utazó csoportoknak. A szállodák meghatározott számú szobát bocsátanak ki megtárgyalt áron, a blokkon belüli egyéni vendégmegerősítésekre határidővel.
Az eseményasztal-foglalás nyolc vagy tíz helyet ad el egyetlen készletegységként bálokra és vacsorákra. A nonprofit szervezetek és a helyszínek ezt a modellt gyakran használják az általános eseményregisztrációs szoftver mellett.
A céges és oktatási csoportok óra-bérleteket vagy privát alkalomblokkokat vásárolnak. Egy cég húsz munkatársat regisztrál egy képzéssorozatra egyetlen számlával, húsz külön fizetés helyett.
A túra- és tevékenységszervezők privát csoportos indulást árulnak, amikor egy társaság betölt egy hajót, buszt vagy vezetői időpontot. A kapacitás egységként van lefoglalva, nem helyenként.
Mit kell kezelnie a csoportos foglalási rendszernek?
A csoportos léptékű készlet azt jelenti, hogy a szabad kapacitás a teljes blokk méretével csökken a foglaláskor, nem egyetlen hellyel. Egy asztal túladása azért, mert a rendszer rosszul számolta az egyéneket, tönkreteszi az esemény estéjét.
A megosztott fizetési lehetőségek lehetővé teszik, hogy a szervezők előleget fizessenek, míg az egyes vendégek később rendezik a saját részüket, vagy egy fizető előre fedezi az egész blokkot. A fizetési folyamatnak illeszkednie kell ahhoz, ahogy az iparágad ténylegesen számláz.
A résztvevői névsor begyűjtése a blokk eladása után kéri be a neveket, az étkezési igényeket vagy a szobapreferenciákat. A szervező napok alatt tölti ki a részleteket, a foglalás elvesztése nélkül.
A módosítási szabályok meghatározzák, ki adhat hozzá vagy vehet el helyeket a blokkon belül, és milyen határidőig. A csoportos szerződések gyakran tartalmaznak lemorzsolódási záradékot, amelyet a szállodák érvényesítenek, ha túl kevés szoba telik meg.
A kommunikáció a szervezőhöz és az egyes vendégekhez is eljut. A visszaigazolásoknak, az emlékeztetőknek és a változásértesítőknek ahhoz kell eljutniuk, aki ténylegesen érkezik, nem csak ahhoz, aki fizetett.
A csoportos minták átfedik a bálok nonprofit eseményregisztrációját, és a szokásos foglalásokat, amikor egy étterem nagy privát termet tart fenn.
Gyakori kérdések
Ugyanaz a csoportos szállodafoglalás, mint az utazási irodai foglalás?
Az irodák gyakran az ügyfelek nevében adják fel a csoportos szállodafoglalást, de az alapmodell ugyanaz: egy szobablokk közös feltételekkel. A szállodán vagy az eseményoldalon keresztüli közvetlen csoportos foglalás kihagyja a közvetítői díjakat, ha a szervezeted maga kezeli a névsorát.
Kérjenek előleget a csoportos foglalásokhoz?
Az előleg csökkenti az utolsó pillanatos lemondásokat, amelyek nagy üres blokkokat hagynak. Az előleg mérete általában a vállalkozás minimálisan garantált bevételét tükrözi. A csoportos foglalási oldalon, a fizetés előtt írd le egyértelműen a visszatérítési szabályokat.
Vásárolhat egy ember online jegyeket egy csoportnak?
Az eseményregisztráció mennyiségi mezői a kis csoportokat kezelik, amelyek egy fizetésben több jegyet vesznek. A névsorgyűjtéssel és részletfizetéssel járó nagyobb blokkokhoz külön csoportos foglalási folyamat kell, nem egyszerű mennyiségválasztó.
Hogyan mutassam be a csoportos foglalási lehetőségeket a weboldalamon?
A külön csoportos oldalak elmagyarázzák a minimális létszámot, az árszinteket és azt, hogyan kérhető blokk. A WEMASY-vel ezeket az oldalakat a weboldalépítőben építheted fel és teheted közzé, hogy a csoportszervezők online kezdjenek, ne az értékesítés hívásával.
Mi történik, ha a csoport egy része lemond?
A szabályzat határozza meg, hogy a részleges lemondás az egyes helyeket visszaadja-e a nyilvános értékesítésbe, vagy csökkenti a garantált blokkot. Az automatizált rendszereknek azonnal frissíteniük kell a készletet, ha a szervező az engedélyezett időn belül töröl résztvevőket.
Hogyan hatnak egymásra a várólisták és a csoportos foglalások?
Ha egy teljes asztal vagy szobablokk lemond, egy várólistás csoport egyszerre elviheti az egész egységet. A nagy megnyílások tisztességes felajánlásáról a várólistakezelés fejezetben olvashatsz.