Az éves bálodra 340 jegykérés érkezett három önkéntes postaládájába, két táblázatba és egy halom postán küldött csekkbe szétszórva. A szponzori szinteket egy táblára írták. Az asztalbeosztás valakinek a személyes jegyzetalkalmazásában lakik.
Az adománygyűjtő események csendben elbuknak, ha a regisztráció kézi marad. A nonprofit szervezeteknek szánt eseményregisztrációs szoftver a jegyeladást, az adományi szinteket, az önkéntes műszakokat és a résztvevőkkel való kommunikációt egyetlen rendezett folyamatban kezeli. A kis csapatoknak ugyanazt a szerkezeti támogatást adja, amelyet a nagy jótékonysági szervezetek használnak, teljes rendezvényosztály nélkül. Itt az áll, mit tegyen a nonprofit regisztrációs szoftver, és hogyan értékeld.
Mi az az eseményregisztrációs szoftver nonprofit szervezeteknek?
A nonprofit szervezeteknek szánt eseményregisztrációs szoftver adománygyűjtő rendezvényekre, közösségi programokra és küldetésvezérelt összejövetelekre igazított regisztrációs technológia. Begyűjti a jelentkezéseket, feldolgozza a jegy- vagy adományfizetéseket, és követi, ki vesz részt, hogy az utánkövetés és a kimutatás pontos maradjon.
A nonprofit események gyakran vegyítik a jegyeladást az opcionális adományokkal, szponzori csomagokkal és önkéntes időpontokkal. Az általános regisztrációs űrlapok nehezen kezelik ezeket a kombinációkat. A nonprofitokra szabott szoftver támogatja a szintezett árazást, az adóigazolásra vonatkozó üzenetet és a több, egyszerre futó eseménytípus kapacitását.
A cél nem a bonyolultság önmagáért. Az, hogy az önkéntes koordinátorok az esemény estéje előtt egyetlen igazságforrást kapjanak, ahelyett hogy órákkal a kapunyitás előtt egyeztetnék a listákat.
Miért kell a nonprofit szervezeteknek külön regisztrációs szoftver?
Az adományozói bizalom a zökkenőmentes jelentkezésen és az egyértelmű visszaigazoláson múlik. Az az adományozó, aki fizet, de nem kap visszaigazoló e-mailt, kétszer is meggondolja, ad-e még. A regisztrációs szoftver azonnal küld visszaigazolást az esemény adataival és az adomány köszönetnyilvánításának szövegével, amelyet a pénzügyi csapatod határoz meg.
Az önkéntesek ideje korlátozott. A papírűrlapokból vagy továbbított e-mailekből való kézi adatbevitel órákat visz el, amelyeket a megkeresésre lehetne fordítani. Az automatikus regisztráció a munkatársakat a kapcsolatokra szabadítja fel a táblázatok takarítása helyett.
A kimutatások a pályázatokat és a vezetőségi beszámolókat segítik. A regisztrációs szoftver exportálja a részvételi számokat, a jegytípusonkénti bevételt és az adományozók elérhetőségeit az esemény utáni köszönetkampányokhoz.
A létszámkezelés az ültetett vacsoráknál, a workshopteremeknél és a közösségi terek biztonsági korlátainál számít. Egy adománygyűjtő túladása kínos, és visszatérítési munkával jár, ami felemészti a jóindulatot.
Mire figyeljenek a nonprofit szervezetek?
A rugalmas jegytípusok lefedik az általános belépőt, a VIP asztalokat, a tagsági kedvezményeket és az ingyenes jegyeket a vezetőség vagy a sajtó számára. Minden típust egyértelmű létszámszabályokhoz kell kötni.
A fizetésnél felkínált adomány-kiegészítők lehetővé teszik, hogy a támogatók a jegyár fölött is adjanak külön űrlap nélkül. Ez az egylépéses folyamat növeli az átlagos adomány összegét ahhoz képest, mintha két fizetési oldalra küldenéd az embereket.
Az önkéntes műszakok regisztrációja az időpontokat helyekként kezeli. A koordinátorok külön időpontfoglaló eszköz nélkül látják, ki jelentkezett az előkészítésre, a regisztrációs pultra és a bontásra.
A csoportos és asztalfoglalás azoknál a báloknál segít, ahol a résztvevők egyedi helyek helyett asztalblokkot vesznek. Ez a minta természetesen kapcsolódik a modul későbbi részében tárgyalt csoportos foglalás fogalmaihoz.
A kommunikációs eszközök emlékeztetőket, utolsó pillanatos helyszínváltozásokat és esemény utáni köszönőüzeneteket küldenek ugyanabból a résztvevői listából, amelyet a bejelentkezésnél használsz.
Sok nonprofit az alap eseményregisztrációs szoftverrel indul, és az órajelentkezéssel bővíti a folyamatos oktatási események programjelentkezéseivel, ha a workshopok egész évben futnak.
Gyakori kérdések
Használhatnak a nonprofit szervezetek ingyenes regisztrációt közösségi eseményekhez?
Az ingyenes közösségi eseményeknek is jól jön a regisztráció a létszám kezeléséhez és a nyilatkozatok vagy vészhelyzeti elérhetőségek begyűjtéséhez. A jelentkezési lépés külső listák vásárlása nélkül is elérhetőségi listát épít a jövőbeli programokhoz.
Hogyan kezeljék a nonprofit szervezetek az adományi igazolásokat a regisztrációban?
A visszaigazoló e-mailnek meg kell mondania, mennyi az adólevonható rész, ha van ilyen, és hivatkoznia kell a hivatalos igazolás pénzügyi folyamatból történő kézbesítésére. A regisztrációs szoftver elindítja az üzenetet, de a jogi megfogalmazást a szervezeted határozza meg.
Kell a kis nonprofit szervezeteknek teljes regisztrációs szoftver?
Egyetlen éves esemény indulhat strukturált jelentkezési űrlappal, és szoftverré nőhet, ahogy a programok szaporodnak. Ha évente néhánynál több eseményt szervezel, vagy a jegyek mellett önkéntes műszakokat is kezelsz, a külön szoftver több időt spórol, mint amennyibe kerül.
Közzétehet egy nonprofit szervezet eseményregisztrációt a saját weboldalán?
Ha a jelentkezés a saját domainedre kerül, az erősíti az adományozók bizalmát. A nonprofit szervezetek az esemény- és adományoldalaikat a WEMASY weboldalépítőjében építhetik fel, így a regisztráció illik a szervezet arculatához és küldetéstörténetéhez.
Hogyan segítenek a várólisták a teltházas adománygyűjtő eseményeknél?
A bálok és a népszerű workshopok gyakran korán elkelnek. A várólista begyűjti az érdeklődést, így gyorsan betöltheted a lemondásokat, vagy megtervezhetsz egy második alkalmat. A folyamat nagy léptékű működéséről a várólistakezelés fejezetben olvashatsz.
Melyik kapcsolódó anyag foglalkozik az általános eseményjelentkezés tervezésével?
A hogyan készíts eseményregisztrációs űrlapot fejezet végigvezet az űrlapmezők kiválasztásán és a visszaigazolási folyamaton, ami a nonprofit eseményekre ugyanúgy igaz, mint a kereskedelmi workshopokra.