Befejezel egy ügyfélprojektet, és megkönnyebbülsz. Aztán rájössz, hogy senki nem küldte el a számlát, az ügyfél nem kapott utánkövető e-mailt, és nem vagy biztos benne, hogy kinek mit kellett volna intéznie. A munka elkészült, de a körülötte lévő folyamat szétesett. Ez a szakadék a feladat befejezése és a jó befejezése között pontosan az a hely, ahol a munkafolyamat belép.
A munkafolyamat lépések ismételhető sora, amely a munkát egyik szakaszból a másikba viszi, amíg el nem készül. A szétszórt feladatokból olyan világos utat csinál, amelyet mindenki követhet. Itt leírjuk egyszerűen, mit jelent ez, és miért fontos a vállalkozásodnak.
Mi az a munkafolyamat?
A munkafolyamat egy meghatározott lépéssor, amely egy munkadarabot az elejétől a végéig visz. Minden lépésnek van célja, és a sorrend megmondja, mi jön ezután. Ahelyett, hogy találgatnád, ki mit csinál, mindenki ugyanazt az utat követi.
Gondolj rá úgy, mint egy receptre. Összegyűjtöd a hozzávalókat, sorrendben követed a lépéseket, és kész ételt kapsz. A munkafolyamat meghatározása ugyanígy működik az üzleti feladatoknál. Egy új ügyfélmegkeresés eljuthat a felvételtől az árajánlaton és a jóváhagyáson át a teljesítésig. Minden szakasznak világos felelőse és világos eredménye van.
A munkafolyamatok akkor is léteznek, ha nem írod le őket. Ha a csapatod az emlékezetre és a csoportos csevegésekre támaszkodik, akkor is van munkafolyamatod. Csak rendetlen, következetlen, és nehéz javítani. Ha leírod, a véletlenszerű szokásokból olyasmi lesz, amiben megbízhatsz, és amit finomíthatsz.
Miért fontos a munkafolyamat-kezelés?
Világos munkafolyamat nélkül a munka az átadásoknál elakad. Valaki befejezi a saját részét, és feltételezi, hogy valaki más átveszi a következő lépést. A feladatok állnak. A határidők csúsznak. Az ügyfelek többet várnak a kelleténél.
A jó munkafolyamat-kezelés mindenkinek ugyanazt a képet adja arról, hogyan halad a munka a vállalkozásodon keresztül. Az új csapattagok gyorsabban beilleszkednek, mert a lépések dokumentáltak. Észreveszed a szűk keresztmetszeteket, mert látod, hol torlódik a munka. És ha valami elromlik, vissza tudod vezetni egy konkrét lépésre, ahelyett, hogy találgatnál.
A kisvállalkozásoknál ez még fontosabb. Nincs nagy csapatod, amely lefedné a réseket. Egyetlen kihagyott lépés elveszett ügyfelet vagy késedelmes fizetést jelenthet. Az üzleti munkafolyamat akkor is működteti az alapokat, ha te éppen egy tucat más dologgal vagy elfoglalva.
Hogyan néz ki az üzleti munkafolyamat a gyakorlatban?
Minden vállalkozásnak vannak munkafolyamatai, még ha senki nem is hívja őket így. Egy vevői rendelés feldolgozása munkafolyamat. Egy új munkatárs beillesztése munkafolyamat. Egy blogbejegyzés közzététele munkafolyamat. A kérdés az, hogy a tiéd tudatos-e, vagy véletlen.
Egy egyszerű üzleti munkafolyamat így nézhet ki. Egy vevő kitölt egy űrlapot a weboldaladon. Átnézed a kérést, árajánlatot küldesz, és jóváhagyásra vársz. Amint a vevő igent mond, teljesíted a munkát. Öt lépés, öt világos átadás. Ha minden lépésnek van neve és felelőse, semmi sem vész el.
A munkafolyamatok lehetnek egyszerűek vagy összetettek. Mind ugyanazokból az építőelemekből állnak. Valami elindítja a folyamatot, a lépések viszik előre a munkát, és egy meghatározott végpont jelzi a befejezést. Ha egyszer így látod a munkát, mindenhol munkafolyamatokat veszel észre a vállalkozásodban.
Még a laza csapatok is követnek munkafolyamatokat, csak nem nevezik meg őket. A különbség a szándék. A dokumentált munkafolyamat olyasmit ad, amit javíthatsz, ahelyett, hogy minden hónapban ugyanazokat a hibákat ismételnéd.
A következő lépés az üzleti munkafolyamatok típusainak megismerése, és annak megértése, hogy az egyes minták milyen munkához illenek. Ha gyakorlati útmutatót szeretnél az induláshoz, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Kell különleges szoftver egy munkafolyamat létrehozásához?
Elég egy toll és papír vagy egy egyszerű ellenőrzőlista az induláshoz. Sok kisvállalkozás egy táblán térképezi fel az első munkafolyamatát, mielőtt eszközöket keresne. Ahogy a vállalkozásod nő, olyan rendszereken belül, mint a WEMASY, munkafolyamat-kezelési funkciókat is bevezethetsz, hogy a lépések rendezettek és láthatók maradjanak.
Hasznos lehet a munkafolyamat egyszemélyes vállalkozásnak?
Az egyéni alapítók és a szabadúszók profitálnak a legtöbbet a világos munkafolyamatokból, mert nincs más, aki elkapná a kihagyott lépéseket. Egy egyszerű munkafolyamat az ügyfélfelvételre, a teljesítésre és az utánkövetésre akkor is következetessé tart, ha sűrű heteid vannak. A WEMASY-vel összekötheted a weboldalépítő űrlapjait a folyamatoddal, így az új megkeresések az első perctől strukturált útra kerülnek.
Mi a különbség a munkafolyamat és a teendőlista között?
A teendőlista egy ember egyes feladatait követi. A munkafolyamat több lépést köt össze emberek vagy szakaszok között egyetlen folyamattá. A lista megmondja, mit tegyél ma. A munkafolyamat megmondja, hogyan halad a munka a teljes vállalkozásodon keresztül.
Hány munkafolyamatra van szüksége egy átlagos kisvállalkozásnak?
A legtöbb kisvállalkozás három-öt alapvető munkafolyamattal indul, amelyek az értékesítést, a teljesítést, a számlázást és az ügyfél-utánkövetést fedik le. Nem kell az első napon minden feladatot feltérképezned. Arra a folyamatokra figyelj, amelyek hétről hétre ismétlődnek, és a legtöbb zavart okozzák, amikor elromlanak. Az üzleti munkafolyamatok típusairól szóló fejezet segít mindegyiket úgy formálni, hogy illeszkedjen ahhoz, ahogyan a csapatod ténylegesen dolgozik.
Működhetnek a munkafolyamatok az automatizálás mellett?
A munkafolyamatok és az automatizálás kiegészítik egymást. A munkafolyamat meghatározza a lépéseket. Az automatizálás átveszi az ismétlődő részeket ezeken a lépéseken belül. Ha az alapokat itt megértetted, a munkafolyamat-automatizálásról szóló fejezet megmutatja, hogyan gyorsíthatod fel azokat a lépéseket, amelyekhez nem kell minden alkalommal ember.
Milyen gyakran érdemes átnéznem és frissítenem a munkafolyamataimat?
Az alapvető munkafolyamataidat legalább negyedévente nézd át, vagy akkor, ha valami többször elromlik. Az egyes projektek utáni apró módosítások is segítenek. Egy hat hónappal ezelőtt jól működő munkafolyamatot lehet, hogy módosítani kell, ahogy a csapatod, az ügyfeleid vagy a szolgáltatásaid változnak.