Kedden meghirdetsz egy állást. Péntekre nyolc önéletrajz érkezik a postaládádba, három egy elfelejtett mappában vár, egy jelentkező pedig soha nem kap választ. Nem egy nagy HR-osztályt vezetsz. Kisvállalkozó vagy, aki egyetlen embert próbál felvenni úgy, hogy a folyamat ne vigye el az egész hetét.
Az HR-munkafolyamat ismételhető lépések sora arra, hogyan kezeli a céged az emberekkel kapcsolatos feladatokat. Ide tartozik a felvétel, a beillesztés, a szabadság, az értékelés és a köztük lévő átadások. Ha ezek a lépések csak a fejedben vannak, vagy szétszóródnak az e-mailek között, a kis hibák gyorsan felhalmozódnak. Itt megnézzük, hogyan néz ki egy HR-munkafolyamat egy kis csapatnál, és miért éri meg felépíteni.
Mi az HR-munkafolyamat?
Az HR-munkafolyamat az emberekkel kapcsolatos feladatok kezelésének meghatározott folyamata az elejétől a végéig. Minden lépésnek van felelőse, egyértelmű teendője és egyértelmű eredménye. Ahelyett, hogy találgatnád, mi történik azután, hogy valaki elfogadja az állásajánlatot, mindenki ugyanazt az utat követi.
Egy kisvállalkozásnál az HR-munkafolyamatnak nem kell bonyolultnak lennie. Egy egyszerű új munkatársi beillesztési folyamat tartalmazhatja az üdvözlő e-mail elküldését, az adóügyi nyomtatványok begyűjtését, az e-mail-hozzáférés beállítását, az első heti egyeztetés megszervezését és egy betanító társ kijelölését. Öt lépés, egyszer leírva, és minden alkalommal követve.
Az HR-munkafolyamatok akkor is léteznek, ha nem írod le őket. Ha folyamat nélkül veszel fel valakit, akkor is van munkafolyamatod. Csak következetlen, stresszes, és nehéz átadni, amikor elfoglalt vagy, vagy nem vagy az irodában. Ha leírod, a szétszórt szokásokból olyasmi lesz, amiben az egész csapatod megbízhat.
Miért kellenek a kisvállalkozásoknak HR-munkafolyamatok?
Ha tíznél kevesebb alkalmazottad van, minden felvétel és minden távozás jobban megérint. Nincs tartalék HR-vezető, aki észrevenné a kimaradt papírokat vagy az elfelejtett egyeztetéseket. Egyetlen kihagyott lépés késő kezdést, megfelelőségi hiányosságot vagy olyan új kollégát jelenthet, aki az első napon elveszettnek érzi magát.
A világos HR-munkafolyamatok időt spórolnak azokon a feladatokon, amelyeket minden érkező és távozó emberrel megismételsz. Nem kell minden alkalommal nulláról újraírnod a beillesztési ellenőrzőlistát. Tudod, mikor küldd el az eszközlistát, mikor vedd fel az embert a bérszámfejtésbe, és ki hagyja jóvá az utolsó lépést.
Azt az élményt is megvédik, amelyet az új csapattagok elvárnak. Egy zökkenőmentes interjú után egy kaotikus első hét kettős üzenetet küld. A strukturált folyamat azt mutatja, hogy profi módon vezeted a céged, még kis csapattal is.
Gyakori HR-munkafolyamatok, amelyekkel érdemes kezdeni
Nem kell az első napon minden HR-feladatot feltérképezned. A legtöbb kisvállalkozásnak az segít, ha három alapvető munkafolyamattal kezd, és onnan építkezik tovább.
1. Felvétel és toborzás
Ez a munkafolyamat az állás meghirdetésétől a jelentkezések átnézésén, az interjúk szervezésén és az ajánlatok kiküldésén át a ki nem választott jelentkezőknek adott visszajelzésig terjed. Egy világos felvételi munkafolyamat megakadályozza, hogy az erős jelentkezők elvesszenek, miközben az ügyfélmunkáddal vagy elfoglalva.
2. Új munkatárs beillesztése
A beillesztési munkafolyamat akkor indul, amikor valaki elfogadja az ajánlatot, és akkor ér véget, amikor teljesen be van állítva, és dolgozik. Általában tartalmazza a papírokat, az eszközhozzáférést, a betanítást és a csapattal való első heti megismerkedést. Kisvállalkozásoknál ez gyakran a legnagyobb hatású munkafolyamat, mert egy jó első hét hónapokra meghatározza a hangulatot.
3. Szabadság és rutinkérelmek
A szabadságkérelmek, a beosztásváltoztatások és a költségelszámolások mind ugyanazt a mintát követik. Egy egyszerű munkafolyamat meghatározza, ki nyújtja be a kérelmet, ki hagyja jóvá, és hogyan kap értesítést a csapat. Még egy kétfős vállalkozásnak is jól jön, ha tudja, hogyan intézi a szabadságokat, mielőtt valaki lefoglal egy nyaralást.
Ha ez a három a helyén van, hozzáadhatsz munkafolyamatokat a teljesítményértékelésekhez, a kilépéshez és a képzési kérelmekhez. A cél néhány világos út, amelyek megakadályozzák, hogy az emberekkel kapcsolatos feladatok mindennapos tűzoltássá váljanak.
Az HR-munkafolyamatok természetesen kapcsolódnak a munkafolyamat-automatizálási példákhoz, amelyek megmutatják, hogyan futhatnak maguktól az ismétlődő lépések, például az emlékeztető e-mailek és az űrlapok továbbítása. A modul következő fejezete az egészségügyi munkafolyamatok automatizálásával foglalkozik rendelők és wellness-praxisok számára. Ha általánosabb kiindulópontot keresel, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Kell külön HR-es ember ahhoz, hogy HR-munkafolyamatokat készítsek?
A legtöbb kisvállalkozás az első HR-munkafolyamatait külön HR-es felvétele nélkül építi fel. A tulajdonos vagy az irodavezető a már meglévő gyakorlat alapján feltérképezi a lépéseket, majd leírja őket egy közös dokumentumba. A folyamatot finomíthatod, ahogy nősz, és később HR-automatizálási eszközöket is bevezethetsz, amikor a kézi követés kezd szétesni.
Milyen dokumentumok tartoznak az új munkatárs beillesztési folyamatába?
Egy tipikus beillesztési folyamat tartalmazza az adóügyi nyomtatványokat, a bankszámla adatait, a munkaszerződést, a vészhelyzeti kapcsolattartó adatait és a munkakörhöz tartozó betanító anyagokat. A pontos lista a helyszíntől és a vállalkozás típusától függ. A lényeg, hogy minden új kollégától ugyanazt kérd be ugyanabban a sorrendben, hogy semmi ne maradjon ki.
Segíthet az HR-automatizálás egy tíznél kevesebb főt foglalkoztató vállalkozásnak?
A kis csapatok gyakran profitálnak a legtöbbet az HR-automatizálásból, mert egyetlen kihagyott lépésnek aránytalanul nagy hatása van. Az üdvözlő e-mailek, az űrlap-emlékeztetők és a jóváhagyási értesítések automatizálása megszabadítja a tulajdonost a papírok hajszolásától. Még az alap eseményindítók is, például egy ellenőrzőlista elküldése, amikor a jelentkező elfogadja az ajánlatot, havonta órákat spórolnak meg a kézi utánkövetésből.
Hogyan támogathatja a weboldalam a felvételi és beillesztési munkafolyamatokat?
A strukturált jelentkezési űrlappal ellátott karrieroldal gyakran a felvételi munkafolyamat első lépése. A WEMASY-vel ezt az oldalt megépítheted a weboldalépítővel, és az űrlapbeküldéseket összekötheted az értékelési folyamatoddal. Az új megkeresések egy helyre érkeznek az e-mail-szálak között szétszórt üzenetek helyett.
Hogyan kezelje egy kisvállalkozás a szabadságkérelmeket formális HR-szoftver nélkül?
Indulj egy egyszerű szabállyal: egy űrlap vagy e-mailsablon, egy jóváhagyó és egy közös naptárfrissítés. Írd le, ki helyettesít, amíg valaki távol van. Ez az alapfolyamat évekig elég, mielőtt külön szoftverre lenne szükséged. Az üzleti munkafolyamatok típusairól szóló fejezet elmagyarázza, melyik minta illik a jóváhagyási láncokhoz, például a szabadságkérelmekhez.
Mikor érdemes az HR-munkafolyamatokat kivinni a táblázatokból?
A táblázatok addig működnek, amíg több embernek nincs szüksége valós idejű hozzáférésre, vagy a lépések nem kezdenek kihullani a rostán. Ha évente néhány embernél többet veszel fel, vagy a beillesztés minden alkalommal kaotikus, érdemes olyan rendszerre váltani, amelyben mindenki lát mindent. A munkafolyamat-automatizálásról szóló fejezet elmagyarázza, hogyan gyorsíthatod fel az ismétlődő részeket, ha a lépéseid már meghatározottak.