Minden hétfő reggel ugyanazt a feladatot végzed el. Megnyitod a táblázatot, átmásolod a számokat, elküldöd ugyanazt a három utánkövető üzenetet. Mire végzel, eltelt egy óra, és az igazi munka még el sem kezdődött. Ez a minta szinte minden kisvállalkozó számára ismerős, és pontosan ez az a fajta munka, amelyre a munkafolyamat-automatizálást kitalálták.
A munkafolyamat-automatizálás azt jelenti, hogy szabályokat állítasz be, hogy a rutinlépések maguktól megtörténjenek. Ahelyett, hogy minden alkalommal kézzel csinálnád ugyanazt, meghatározod, mi történjen, és a rendszer elvégzi. Itt leírjuk egyszerűen, mit jelent ez, és miért fontos a vállalkozásodnak.
Mi az a munkafolyamat-automatizálás?
A munkafolyamat-automatizálás egy módja annak, hogy lépések sorát futtasd le minden alkalommal kézi munka nélkül. Feltérképezel egy munkafolyamatot, vagyis azt a sorrendet, amelyben a munka az elejétől a végéig halad, majd eseményindítókat és szabályokat adsz hozzá, amelyek automatikusan továbbviszik.
Az eseményindító az az esemény, amely elindítja a folyamatot. Eseményindító lehet egy új űrlapbeküldés, egy kifizetett számla vagy egy jóváhagyott kérelem. Az indítás után az automatizálás a szabályaidat követi: visszaigazoló e-mailt küld, feladatot rendel hozzá, frissít egy rekordot, vagy értesíti a megfelelő embert. A munka továbbra is világos úton halad, de senkinek nem kell minden lépésre emlékeznie.
Miért fontos a munkafolyamat-automatizálás?
A kézi munka gyorsan összeadódik. Minden alkalommal, amikor valaki adatot másol át rendszerek között, emlékeztető e-mailt küld, vagy ellenőrzi, hogy egy lépés megtörtént-e, időt veszítesz, és teret adsz a hibának. A munkafolyamat-automatizálás megszünteti ezt a súrlódást azoknál a feladatoknál, amelyek minden alkalommal ugyanazt a mintát követik.
Következetesebbé is teszi a vállalkozásodat. Ha egy folyamat minden ügyfélnél vagy projektnél ugyanúgy fut, a minőség akkor is állandó marad, amikor a csapatod elfoglalt. Az új kollégák ugyanazt az automatizált utat követhetik, ahelyett, hogy tucatnyi íratlan szokást tanulnának meg. Ezt a következetességet nehéz fenntartani, ha minden az emlékezetre és a cetlikre épül.
Milyen feladatokat automatizálhatsz?
Nem minden feladat alkalmas rá. A munkafolyamat-automatizálás olyan munkánál működik a legjobban, amely ismételhető, világos szabályokat követ, és gyakran előfordul. Gondolj a dokumentumok továbbítására, az állapotfrissítésekre, az időpont-emlékeztetőkre és az összekapcsolt rendszerek közötti adatbevitelre.
Azok a feladatok, amelyekhez ítélőképesség, kreativitás vagy személyes beszélgetés kell, általában kézi munka maradnak. A cél nem az, hogy kivedd az embereket a vállalkozásodból. A cél az, hogy megszabadítsd őket az ismétlődő lépésektől, hogy olyan munkára fordíthassák az idejüket, amelyet csak ők tudnak elvégezni.
1. Kommunikáció és értesítések
A visszaigazoló e-mailek, az utánkövető emlékeztetők és a belső értesítések az egyik legegyszerűbb kiindulópontok közé tartoznak. Amikor egy ügyfél szolgáltatást foglal vagy űrlapot küld be, az automatikus üzenet azonnal kimegy, anélkül, hogy bárkinek meg kellene nyitnia a postaládáját.
2. Dokumentum- és jóváhagyási folyamatok
A dokumentum-munkafolyamat automatizálása a fájlokat meghatározott ütemezéssel viszi végig az ellenőrzési és jóváhagyási lépéseken. A szerződés a megfelelő ellenőrzőhöz kerül, emlékeztető indul, ha két napon belül semmi sem történik, és a jóváhagyott fájl a megfelelő mappába kerül. Nem kell aláírások után futkosnod.
3. Adatátadás a lépések között
Ha az egyik lépés olyan információt állít elő, amelyre a következőnek szüksége van, az automatizálás azonnal továbbadja. Egy új érdeklődő a weboldalad űrlapjáról egyetlen sima sorozatban létrehozhat egy feladatot, frissíthet egy táblázatot, és értesítheti az értékesítési kapcsolattartódat.
Ha megértetted a munkafolyamat-automatizálást, a következő lépés az, hogy megtanuld, hogyan kapcsolódik az üzleti folyamatok automatizálásához, amely a cégedet átfogó, tágabb folyamatokat tárgyalja. Ha több hátteret szeretnél arról, miért fontosak a strukturált munkafolyamatok, mielőtt automatizálod őket, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Csak nagy cégeknek való a munkafolyamat-automatizálás?
A kisvállalkozások gyakran profitálnak belőle a legtöbbet, mert minden megspórolt óra közvetlenül hat a bevételre és a stressz szintjére. Az egyéni tanácsadó, aki automatizálja az ügyfelek beillesztését, minden új projektnél időt spórol. Az ötfős csapat, amely automatizálja a számla-emlékeztetőket, nem veszíti el többé a kifizetéseket az elfelejtett utánkövetések miatt.
Kell különleges szoftver egy munkafolyamat automatizálásához?
Olyan rendszerre van szükséged, amely egy helyen tudja meghatározni az eseményindítókat, a szabályokat és a műveleteket. Egyes vállalkozások a már használt eszközökben lévő egyszerű, beépített automatizálásokkal kezdenek. Ahogy a folyamatok bonyolultabbá válnak, a külön munkafolyamat-kezelő szoftver több kontrollt ad a többlépéses folyamatok felett.
Automatizálhatok a weboldalamhoz kapcsolódó munkafolyamatokat?
Sok gyakori automatizálás a weboldal tevékenységével indul, például űrlapbeküldésekkel, foglalásokkal vagy vásárlásokkal. A WEMASY-vel megépítheted az oldalad a weboldalépítővel, és az űrlapbeküldéseket összekötheted utánkövető e-mailekkel, feladatkiosztással vagy belső értesítésekkel, kódolás nélkül.
Mi a különbség a munkafolyamat és a munkafolyamat-automatizálás között?
A munkafolyamat a lépések tervezett sorrendje, amelyet a munka követ. A munkafolyamat-automatizálás az, amikor a technológia kézi munka nélkül futtatja ezeket a lépéseket. Lehet munkafolyamatod automatizálás nélkül, de az automatizálás mindig egy meghatározott munkafolyamatra épül.
Honnan tudom, melyik munkafolyamatot automatizáljam először?
Kezdd azzal a feladattal, amelyre a csapatod a legtöbbet panaszkodik. Keress olyan munkát, amely gyakori, ismétlődő, és minden alkalommal ugyanazokat a szabályokat követi. Egyetlen fájdalmas folyamat automatizálása önbizalmat ad, és megmutatja a csapatodnak, mi lehetséges, mielőtt nagyobb folyamatokba kezdenél.
Kezelheti a munkafolyamat-automatizálás az olyan feladatokat, amelyek különböző utakra ágaznak?
Igen, a feltételes logika az automatizálás gyakori része. Ha egy űrlapválasz igen, a folyamat az egyik irányba megy. Ha a válasz nem, a másikba. Ezeket az ágazó utakat feltételes munkafolyamatoknak hívjuk, és jól működnek, ha a folyamatodban világos ha-akkor szabályok vannak.