Megkérdezel három csapattársat, hol tart egy ügyfélprojekt. Az egyik egy táblázatra mutat. A másik megnéz egy múlt keddi csevegést. A harmadik azt mondja, hogy a brief valahol az e-mailben van. Ugyanaz a projekt, három különböző válasz, és egyik sem hangzik magabiztosnak.
Ezt a szétszórtság-érzést hivatott megoldani a munkafolyamat-kezelő szoftver. Egyetlen közös képet ad a csapatodnak arról, hogyan halad a munka az elejétől a végéig. Ha már tudod, mi az a munkafolyamat, ez a fejezet megmutatja a szoftveres oldalt, amely révén ezek a folyamatok tartósak maradnak. Íme, hogyan működik.
Mi az a munkafolyamat-kezelő szoftver?
A munkafolyamat-kezelő szoftver egy digitális eszköz, amely segít megtervezni, futtatni és figyelni az üzleti munkafolyamatokat. A lépéseket, amelyeket a csapatod már követ, látható úttá alakítja, amelyet mindenki lát és követ.
Ahelyett, hogy a munka az emberek fejében élne, vagy üzenetek között szóródna szét, a szoftver tartja a folyamatot. A feladatok ki vannak osztva. A határidők követve vannak. Az állapotfrissítések egy helyen történnek öt különálló alkalmazás helyett.
Egy kisvállalkozásnál ez általában kevesebb utánkérdező üzenetet és kevesebb elveszett feladatot jelent. A cél nem a bonyolultság. A cél az átláthatóság.
Miért fontos a munkafolyamat-kezelő szoftver?
Ha a munka csak beszélgetésekben létezik, minden héten ugyanazokat a kérdéseket ismételgeted. Ki foglalkozik ezzel? Jóváhagyta valaki? Még mindig az ügyfélre vár?
A munkafolyamat-szoftver megszünteti a találgatást. Megnyitsz egy képernyőt, és látod, hol tart minden aktív munka. A vezetők kevesebb időt töltenek a frissítések hajszolásával. A csapattagok kevesebb időt töltenek azzal, hogy elmagyarázzák, amit már befejeztek.
Az átadásokat is simábbá teszi. Amikor valaki befejez egy lépést, a következő személy értesítést kap. Semmi nem áll, mert valaki elfelejtette továbbadni. Ez az egyenletes ritmus teszi megbízhatóvá az elfoglalt csapatot.
Milyen funkciókat érdemes keresned?
Nem minden eszköz kínálja ugyanazt. Íme azok a funkciók, amelyek a legfontosabbak a kis csapatoknak, amelyek először ismerkednek az üzleti munkafolyamat-szoftverekkel.
1. Vizuális munkafolyamat-szerkesztő
Technikai tudás nélkül is fel kell tudnod térképezni a lépéseket. A fogd és vidd szerkesztővel meghatározhatod, mi történik először, mi jön ezután, és ki felel az egyes szakaszokért.
2. Feladatkiosztás és követés
Minden lépésnek világos felelős és határidő kell. A jó szoftver megmutatja a lejárt elemeket, és emlékeztetőt küld, hogy a munka ne álljon le csendben.
3. Állapot láthatósága
Minden érintettnek ugyanazt az előrehaladási nézetet kell látnia. Ez a közös kép csökkenti az állapot-megbeszéléseket és a gyors rákérdező üzeneteket, amelyek megzavarják a mély, összpontosított munkát.
4. Értesítések és riasztások
A szoftvernek a megfelelő időben kell rászólnia a megfelelő személyre. Ez lehet egy emlékeztető a határidő előtt, vagy egy riasztás, ha valamit jóvá kell hagyni.
Miben különbözik a munkafolyamat-szoftver az automatizálástól?
A munkafolyamat-kezelő szoftver rendszerezi és követi a munkát. A munkafolyamat-automatizálás tovább megy, mert emberi beavatkozás nélkül intézi az ismétlődő lépéseket. Sok csapat együtt használja a kettőt.
Egy számlajóváhagyási folyamatot kezelhetsz munkafolyamat-szoftverben, miközben az automatizálás az összeg alapján a megfelelő ellenőrzőhöz küldi a fájlt. Az egyik eszköz láthatóvá teszi a folyamatot. A másik megszünteti a kézi lépéseket a folyamaton belül.
Ha a munkafolyamataid sok, emberek között mozgó fájlt érintenek, a következő lépés a dokumentum-munkafolyamat automatizálásának megismerése. Ez a fejezet ugyanannak a problémának a fájlokkal teli oldalát tárgyalja.
A munkafolyamat-kezelő szoftver a szétszórt szokásokból olyasmit csinál, amit az egész csapatod követni tud. Kezdd egy olyan folyamat feltérképezésével, amelyet minden héten megismétlesz, például az ügyfelek beillesztésével vagy a tartalom átnézésével. Ha ez a folyamat simán fut, adj hozzá továbbiakat.
Ha gyakorlati beállítási tanácsot szeretnél, mielőtt eszközt választanál, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról. Az első lépéseken vezet végig, anélkül, hogy nagy csapatot vagy nagy költségvetést feltételezne.
Gyakran ismételt kérdések
Csak nagy cégeknek való a munkafolyamat-kezelő szoftver?
A kis csapatok ugyanúgy profitálnak belőle, mert ők érzik meg igazán minden elmaradt átadást. A munkafolyamat-kezelő szoftver egy ötfős csapatnak ugyanazt az átláthatóságot adja, amelyet egy nagyobb cég külön működési munkatársaktól kap. A WEMASY a minden egyben rendszerén belül munkafolyamat-barát eszközöket is tartalmaz, a weboldalépítővel pedig összekötheted az ügyfelek felé néző űrlapokat és oldalakat a háttérben zajló munkával.
Használhatok munkafolyamat-szoftvert a jelenlegi eszközeim lecserélése nélkül?
A legtöbb csapat úgy kezd, hogy egy folyamatot átvisz a munkafolyamat-szoftverbe, a többihez pedig megtartja az e-mailt és a táblázatokat. A lényeg, hogy olyan ismétlődő folyamatot válassz, ahol a szétszórt frissítések a legtöbb gondot okozzák. Fokozatosan bővíts, ha a csapatod megbízik az új nézetben.
Mennyi ideig tart az első munkafolyamat beállítása?
Egy egyszerű, háromlépéses folyamatot egy délután alatt fel lehet térképezni, ha már ismered a lépéseket. A ráfordított idő megtérül, amikor nem kell hétről hétre újra elmagyaráznod ugyanazt a folyamatot. Kezdd kicsiben, próbáld ki egy projekten, és finomíts, mielőtt az egész csapatnál bevezeted.
Mi a különbség a projekttábla és a munkafolyamat-szoftver között?
A projekttábla egy munka feladatait követi. A munkafolyamat-szoftver azt határozza meg, hogyan kell az adott típusú összes munkának az elejétől a végéig haladnia. Az üzleti munkafolyamatok típusairól szóló fejezetünk elmagyarázza, hogyan illeszkednek a különböző folyamatminták a különböző típusú munkákhoz.
Kezeli a munkafolyamat-kezelő szoftver a dokumentumok jóváhagyását?
Sok eszköz tartalmaz alapvető jóváhagyási lépéseket, de a fájlokkal teli folyamatokhoz gyakran külön dokumentum-munkafolyamat automatizálás kell. Ez a megoldás szerződéseket, számlákat és űrlapokat vezet át az ellenőrzési szakaszokon automatikus emlékeztetőkkel. Olvasd el a dokumentum-munkafolyamat automatizálásáról szóló fejezetünket, ha a fájlok jelentik a fő szűk keresztmetszetet.
Honnan tudom, hogy a csapatom készen áll a munkafolyamat-szoftverre?
Ha ugyanazokat az állapotkérdéseket hetente kétszernél többször felteszed, készen álltok. Az átállás akkor működik a legjobban, ha mindenki előbb megegyezik a lépésekben, még ha azok jelenleg cetliken élnek is. Térképezd fel a folyamatot papíron, aztán vidd át szoftverbe, ha a sorrend jónak tűnik.