A számlafolyamatod A változata így néz ki. Valaki elment egy PDF-et, csatolja egy e-mailhez, két napot vár, majd utánaküld, mert senki nem írta alá. A B változat a feltöltés pillanatában a megfelelő jóváhagyóhoz irányítja a fájlt, ütemezetten emlékeztetőt küld, és mindenkinek megmutatja az aktuális állapotot egyetlen rákérdező üzenet nélkül.
Ezt a második változatot hozza el a dokumentum-munkafolyamat automatizálása. Átveszi a vállalkozásod papírral és e-maillel teli részeit, és világos digitális úttá alakítja őket. Ha már használsz munkafolyamat-kezelő szoftvert a feladatok követésére, a dokumentumautomatizálás ezeken a feladatokon belül a fájlok mozgatását intézi. Itt leírjuk, mit jelent ez a gyakorlatban.
Mi az a dokumentum-munkafolyamat automatizálása?
A dokumentum-munkafolyamat automatizálása azt jelenti, hogy szoftverrel mozgatjuk a dokumentumokat meghatározott lépéseken keresztül kézi továbbítás nélkül. Minden fájl egy meghatározott utat jár be: beküldés, ellenőrzés, jóváhagyás, tárolás vagy továbbküldés.
A szoftver tudja, kinek kell legközelebb lépnie, és mi történik, ha az illető nem válaszol időben. Ettől a dokumentumkezelési munkafolyamat e-mailek láncából olyan ismételhető rendszerré válik, amiben a csapatod megbízhat.
Nem ugyanaz, mint az egyszerű fájltárolás. A tárolás megőrzi a dokumentumokat. Az automatizálás végigviszi őket azon a munkán, amelyet a vállalkozásod megkövetel.
Hogyan működik a dokumentum-munkafolyamat automatizálása?
Minden automatizált dokumentumfolyamat ugyanazt az alapmintát követi, még akkor is, ha maguk a dokumentumok nagyon különbözően néznek ki.
1. Rögzítés
A dokumentum feltöltéssel, űrlapbeküldéssel vagy beolvasással kerül a rendszerbe. A szoftver megcímkézi kulcsadatokkal, például a dátummal, az ügyfél nevével vagy a dokumentum típusával.
2. Irányítás
Szabályok döntik el, hová kerül legközelebb a fájl. Egy adott összeg alatti beszerzési megrendelés egy jóváhagyóhoz mehet. Egy nagyobb összeghez második aláírás kellhet. Az irányítás automatikusan történik, olyan feltételek alapján, amelyeket egyszer határozol meg.
3. Ellenőrzés és jóváhagyás
Minden ellenőrző értesítést kap, a fájl csatolva vagy linkelve. Jóváhagyják, elutasítják, vagy módosítást kérnek. A rendszer időbélyeggel rögzít minden műveletet, így világos auditnyomod van.
4. Tárolás és értesítés
A jóváhagyás után a dokumentum a megfelelő mappába kerül, és az érintettek visszaigazolást kapnak. Senkinek nem kell kézzel iktatnia egy másolatot vagy "kész" e-mailt küldenie.
Ezt a mintát értik az emberek automatizált dokumentumfeldolgozás alatt. A szoftver intézi az ismétlődő mozgatást, így a csapatod azokra a döntésekre figyelhet, amelyekhez valóban ember kell.
Mely dokumentumfolyamatokat érdemes automatizálni?
Nem minden dokumentumhoz kell automatizálás. Kezdd olyan folyamatokkal, amelyek gyakran ismétlődnek, több embert érintenek, és jelenleg valaki postaládájában akadnak el.
A számlajóváhagyás gyakori kiindulópont. Ugyanígy a szerződések átnézése, a költségjelentések és az ügyfélfelvételi űrlapok. Az HR-csapatok gyakran az ajánlati leveleket és a beillesztési csomagokat automatizálják. Az HR-munkafolyamatokról szóló fejezetünk megmutatja, hogyan kapcsolódnak ezek az emberközpontú folyamatok a mögöttük lévő dokumentumokhoz.
A legjobb jelöltek három közös vonással rendelkeznek. Több ember nyúl a fájlhoz. A késedelem időbe vagy pénzbe kerül. A lépések nagyjából minden alkalommal ugyanazok. Ha nem tudod, hol kezdd, listázd ki az összes dokumentumot, amely a múlt hónapban kétszernél többször ment át e-mailen.
A dokumentum-munkafolyamat automatizálása a tágabb munkafolyamat-automatizálás mellett működik a legjobban. A dokumentumfolyamat a fájlt kezeli. A tágabb automatizálás az eseményindítókat, az értesítéseket és a többi üzleti lépéshez való kapcsolódást intézi.
Válassz egy dokumentumokkal teli folyamatot, amely ma bosszantja a csapatodat. Térképezd fel a lépéseket papíron, majd keress olyan szoftvert, amely egyetlen folyamatban támogatja a rögzítést, az irányítást, a jóváhagyást és a tárolást. Ha ez a folyamat simán fut, a következőt könnyebb hozzáadni.
Ha tágabb képet szeretnél arról, miért fontosak egyáltalán a strukturált folyamatok, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról. Arról a szemléletváltásról szól, amely miatt megéri a dokumentumautomatizálás beállítási idejét.
Gyakran ismételt kérdések
Ugyanaz a dokumentum-munkafolyamat automatizálása, mint a dokumentumtárolás?
A tárolás mappákban őrzi a fájlokat. Az automatizálás átviszi őket az ellenőrzési és jóváhagyási lépéseken, mielőtt oda kerülnek. Mindkettőre szükséged van, de más problémákat oldanak meg. A tárolás arra felel: "hol van a fájl?" Az automatizálás arra: "mi történik ezután a fájllal?"
Automatizálhatják a kisvállalkozások a szerződéseket és a számlákat?
A kis csapatok gyakran élesebben érzik a dokumentumok késedelmét, mert egyetlen elakadt jóváhagyás mindent megakaszt. A dokumentum-munkafolyamat automatizálása intézi az irányítást és az emlékeztetőket, így nem neked kell személyesen az aláírások után futnod. A WEMASY az integrált rendszerén keresztül segít a kisvállalkozásoknak az ügyfelek felé néző oldalak és a háttérmunkafolyamatok kezelésében, a weboldalépítővel pedig olyan űrlapbeküldéseket gyűjthetsz, amelyek közvetlenül a dokumentumfolyamataidba futnak.
Mi történik, ha a jóváhagyó éppen nincs az irodában?
A jól megtervezett folyamatok tartalmaznak helyettes jóváhagyókat vagy eszkalációs szabályokat. Ha az elsődleges ellenőrző nem válaszol meghatározott időn belül, a fájl automatikusan egy másik kapcsolattartóhoz kerül. Állítsd be előre ezeket a szabályokat, hogy a dokumentumok soha ne álljanak a szabadságok vagy a sűrű hetek alatt.
Hogyan kapcsolódik a dokumentumautomatizálás a többi üzleti munkafolyamathoz?
A dokumentumfolyamatok általában egy nagyobb folyamat belsejében vannak. Egy új munkatárs elindít egy beillesztési munkafolyamatot, és a dokumentumautomatizálás ezen belül intézi az ajánlati levelet és az adóügyi nyomtatványokat. Olvasd el a munkafolyamat-kezelő szoftverről szóló fejezetünket, hogy lásd, hogyan marad látható a teljes folyamat, miközben a dokumentumok maguktól haladnak.
Biztonságos az automatizált dokumentumfeldolgozás?
A biztonság a hozzáférés-vezérléstől, a titkosított tárolástól és azoktól az audit naplóktól függ, amelyek rögzítik, ki nézte meg vagy módosította az egyes fájlokat. Keress olyan szoftvert, amely szerepkör szerint korlátozza a jogosultságokat, és előzményt vezet minden műveletről. Kérdezz rá az adatmegőrzési szabályokra, mielőtt érzékeny dokumentumokat viszel át bármilyen új rendszerbe.
Egyszerre kell automatizálnom minden dokumentumot?
Ha egy nagy forgalmú folyamattal kezdesz, a leggyorsabban térül meg. A számlajóváhagyás vagy az ügyfélfelvételi űrlapok gyakori első választások, mert hetente ismétlődnek, és több embert érintenek. Az HR-munkafolyamatokról szóló fejezetünk megmutatja, hogyan illeszkednek a beillesztési dokumentumok egy tágabb, emberközpontú folyamatba, amelyet később bővíthetsz.