Egy kis rendelő még mindig minden beteget felhív, hogy megerősítse a holnapi időpontokat. A recepció ebéd előtt két órát tölt telefonálással. Az utca túloldalán egy ugyanekkora praxis automatikus emlékeztetőket küld, online gyűjti be a felvételi űrlapokat, és az első beteg érkezése előtt kész a napi beosztás. Ugyanakkora méret, nagyon eltérő munkaterhelés.
Az egészségügyi munkafolyamatok automatizálása azt jelenti, hogy strukturált lépésekkel és okos eseményindítókkal haladnak előre a rendelő rutinfeladatai anélkül, hogy valakinek minden lépést kézzel kellene elvégeznie. A kis praxisoknál ez kevésbé az emberek leváltásáról szól, inkább arról, hogy a csapatodat megszabadítod az ismétlődő munkától, hogy a betegekre figyelhessenek. Itt leírjuk egyszerűen, mit jelent ez, és hogyan használhatja egy kisvállalkozás.
Mi az egészségügyi munkafolyamatok automatizálása?
Az egészségügyi munkafolyamatok automatizálása a praxisod ismétlődő lépéseit egyetlen világos, eseményindítókkal vezérelt úttá köti össze. Amikor egy beteg online időpontot foglal, a rendszer visszaigazolást küld, kiküldi a felvételi űrlapokat, és felveszi az időpontot a beosztásba. Minden lépés egy olyan szabályt követ, amelyet egyszer állítasz be, ahelyett, hogy egy munkatárs egész nap ugyanazokat a műveleteket ismételgetné.
A robotizált folyamatautomatizálás az egészségügyben technikai hangzású, de a kis praxisoknál az ötlet egyszerű. A szoftver elvégzi az előre látható, szabályalapú feladatokat, például az emlékeztetők küldését, az űrlapok továbbítását és a hiányzó biztosítási adatok jelzését. A csapatod akkor lép be, amikor ítélőképességre, empátiára vagy személyes beszélgetésre van szükség.
Az orvosi munkafolyamat minden ismételhető út, amelyet a praxisod követ, akár automatizált, akár nem. A betegfelvétel, a beutalók követése, a számlázás és a vényújítási kérések mind orvosi munkafolyamatok. Az automatizálás gyorsabbá és következetesebbé teszi ezeket az utakat anélkül, hogy megváltoztatná a betegeid ellátását.
Hogyan segít az automatizálás a kis egészségügyi praxisoknak?
A kis rendelők, fogorvosi praxisok, terápiás praxisok és wellness-stúdiók mind ugyanazon a szűk keresztmetszeten dolgoznak: kevés a recepció ideje. Ha a csapatod órákat tölt telefonos kergetőzéssel, papír űrlapokkal és kézi adatbevitellel, kevesebb idő marad arra a munkára, amihez valóban ember kell.
Az automatizálás átveszi azokat a feladatokat, amelyektől a betegek amúgy is gyorsaságot várnak. Az időpont-visszaigazolások, a felvételi űrlapok kiküldése, a biztosítás-ellenőrzési emlékeztetők és a látogatás utáni utánkövető üzenetek mind kiszámítható mintát követnek. Ha ezekhez eseményindítókat állítasz be, kevesebb a hiba, és kevesebb beteg ül a váróteremben olyan űrlapokat kitöltve, amelyeket otthon is kitölthetett volna.
Egy egyedül dolgozó szakembernek vagy egy ötfős csapatnak a megtakarítás gyorsan összeadódik. Ha naponta egy órát visszanyersz az adminisztrációból, az heti öt óra, amelyet fordíthatsz a betegellátásra, a marketingre, vagy egyszerűen arra, hogy időben végezz. Ez a kis praxisok valódi haszna, nem a nagyvállalati hatékonysági mutatók.
Hol kezdd az orvosi munkafolyamatok javítását?
Nem kell egyik napról a másikra automatizálnod az egész praxist. A legtöbb kisvállalkozás ott kapja a legjobb megtérülést, ha azokkal a munkafolyamatokkal kezd, amelyek minden áldott nap ismétlődnek.
1. Betegfelvétel és időpontfoglalás
Ez általában a legnagyobb hatású kiindulópont. Hagyd, hogy a betegek online foglaljanak időpontot, automatikus visszaigazolást kapjanak, és érkezés előtt kitöltsék a felvételi űrlapokat. A recepciód nem gépeli be újra és újra ugyanazokat az adatokat, a váróterem pedig csendesebb lesz.
2. Időpont-emlékeztetők és utánkövetés
A le nem mondott, elmaradt időpontok valódi bevételbe kerülnek a kis praxisoknak. Az SMS-ben vagy e-mailben küldött automatikus emlékeztetők csökkentik a meg nem jelenéseket anélkül, hogy a csapatod tucatnyi hívást bonyolítana. A látogatás utáni utánkövető üzenet a betegeket is bevonja, és a kérdések felszínre kerülnek, mielőtt panasszá válnának.
3. Számlázás és biztosítási papírok
A kárigények, a számlák és a fizetési emlékeztetők világos szabályokat követnek. Az automatizálás jelezheti a hiányzó biztosítási kártyákat, fizetési linket küldhet a látogatás után, és a dokumentumokat a megfelelő személyhez irányíthatja ellenőrzésre. A számlázási munkafolyamatod követhetővé válik, ahelyett, hogy papírkupac lenne valakinek az asztalán.
Először papíron térképezd fel az egyes munkafolyamatokat. Írd fel az eseményindítót, a lépéseket, és azt, hogy hol kell embernek közbelépnie. Aztán automatizáld azokat a részeket, amelyek sosem változnak. A személyes hangot ott hagyd meg, ahol a betegek elvárják, például egy érzékeny lelet közlésekor telefonhívással, vagy az ajtóban egy kedves üdvözléssel.
Az egészségügyi praxisok ugyanazokból az építőelemekből dolgoznak, mint más kisvállalkozások, amelyekről az HR-munkafolyamatokról és az üzleti folyamatok automatizálásáról szóló átfogó útmutatóban olvashatsz. Ha gyakorlati kiindulópontot keresel bármely folyamat felépítéséhez, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Csak nagy kórházaknak való az egészségügyi munkafolyamatok automatizálása?
A kis és közepes praxisok gyakran többet profitálnak belőle, mert náluk minden adminisztrációs óra nehezebben pótolható. Egy egyedül dolgozó terapeuta, egy háromszékes fogorvosi rendelő vagy egy helyi wellness-stúdió nagy IT-csapat nélkül is automatizálhatja a felvételt, az emlékeztetőket és a számlázást. Az eszközök és az eseményindítók ugyanolyan könnyen skálázhatók lefelé, mint felfelé.
Mit jelent a robotizált folyamatautomatizálás az egészségügyben egy kis rendelőnek?
Egy kis rendelőnél a robotizált folyamatautomatizálás az egészségügyben azt jelenti, hogy a szoftver elvégzi az ismétlődő, szabályalapú feladatokat, például a felvételi adatok átmásolását, a szokásos emlékeztetők küldését és az űrlapok megfelelő mappába irányítását. Nem helyettesíti a klinikai ítélőképességet. A betegvizitek körüli felesleges munkát veszi le, hogy a csapatod az ellátásra tudjon figyelni.
Hogyan támogathatja egy praxis weboldala a betegfelvételi munkafolyamatokat?
Az online időpontfoglaló oldal és a biztonságos felvételi űrlapok gyakran az első automatizálási lépést jelentik egy kis praxisnál. A WEMASY-vel a betegeknek szóló oldalakat megépítheted a weboldalépítővel, és az űrlapbeküldéseket összekötheted az időpontkezelési folyamatoddal. A betegek még érkezés előtt kitöltik a papírokat, ahelyett, hogy a váróteremben írnák alá a felvételi lapokat.
Melyik orvosi munkafolyamatot érdemes egy kis praxisnak először automatizálnia?
Az időpontfoglalás és a betegfelvétel hozza a leggyorsabb megtérülést a legtöbb kis praxisnál. Ezek a feladatok naponta ismétlődnek, kiszámítható szabályokat követnek, és közvetlenül befolyásolják a beteg élményét. Ha ezek simán futnak, az időpont-emlékeztetők és a számlázási papírok jönnek természetes következő lépésként.
Csökkenti a rendelői munkafolyamatok automatizálása a betegek által várt személyes törődést?
Az automatizálás a látogatás ügyviteli részeit intézi, nem az emberi részeit. A betegek továbbra is barátságos arcot várnak az érkezéskor és olyan orvost, aki meghallgatja őket. A kézi emlékeztetők és a papír űrlapok megszüntetése valójában több időt ad a csapatodnak ezekre a pillanatokra. A cél kevesebb felesleges munka, nem kevesebb törődés.
Hogyan kapcsolódik az egészségügyi munkafolyamatok automatizálása az általános üzleti automatizáláshoz?
Ugyanazok az elvek érvényesek minden iparágban. Az orvosi munkafolyamatnak is van eseményindítója, lépések sora és világos végpontja, mint bármely üzleti folyamatnak. A munkafolyamat-automatizálásról szóló fejezet ezeket az alapokat tárgyalja, a dokumentum-munkafolyamat automatizálásról szóló fejezet pedig közvetlenül alkalmazható a biztosítási űrlapokra és a számlázási papírokra.