Az egyik csapat minden alkalommal ellenőrzőlistát követ, amikor új ügyfél iratkozik fel. A másik csapat minden alkalommal rögtönöz, és abban reménykedik, hogy semmi sem marad ki. Hat hónappal később az első csapat negyven ügyfelet illesztett be egyetlen kihagyott lépés nélkül. A második csapat még mindig az első heti hibákat javítja. Ezt a szakadékot hivatott az üzleti folyamatok automatizálása áthidalni.
Az üzleti folyamatok automatizálása azt jelenti, hogy technológiával futtatjuk az ismétlődő üzleti folyamatokat minimális kézi munkával. Többet jelent egyetlen e-mail vagy emlékeztető automatizálásánál. Több lépést, embert és rendszert köt össze olyan folyamattá, amely minden alkalommal ugyanúgy fut. Itt leírjuk, hogyan működik, és miért fontos a márkádnak.
Mi az az üzleti folyamatok automatizálása?
Az üzleti folyamatok automatizálása, rövidebben folyamatautomatizálás, azt jelenti, hogy szoftverrel kezeljük egy üzleti folyamat lépéseit az elejétől a végéig. Az üzleti folyamat bármilyen ismétlődő sorrend, amelyre a céged támaszkodik: új munkatárs beillesztése, visszatérítés feldolgozása, rendelés teljesítése vagy költségvetési kérelem jóváhagyása.
Míg a munkafolyamat-automatizálás egyetlen összefüggő lépéssort kezelhet, az üzleti folyamatok automatizálása a nagyobb képet nézi. Feltérképezi, hogyan halad a munka az osztályok között, milyen jóváhagyások kellenek, és milyen adatoknak kell átjutniuk az egyik szakaszból a másikba. Az eredmény egy folyamat, amely következetesen fut anélkül, hogy valaki kézzel koordinálna minden átadást.
Miért fontos az üzleti folyamatok automatizálása?
A növekedés gyorsan felfedi a folyamatproblémákat. Ami három emberrel működött, tíznél szétesik. A feladatok megkettőződnek, a jóváhagyások elakadnak a postaládákban, és senki nem tudja, melyik a dokumentum aktuális változata. Az üzleti automatizálás egyetlen, megbízható utat ad, amely a csapatoddal együtt skálázódik.
Nyomot is hagy arról, mi történt és mikor. Minden lépés nyomot hagy: ki mit hagyott jóvá, mikor készült el egy feladat, hol akadt el egy kérelem. Ez a láthatóság segít észrevenni a szűk keresztmetszeteket, és kijavítani őket, mielőtt ügyfélbe vagy bevételbe kerülnének.
Miben különbözik az üzleti folyamatok automatizálása a munkafolyamat-automatizálástól?
A két fogalom átfedi egymást, de más hatókörre fókuszálnak. A munkafolyamat-automatizálás jellemzően a vállalkozásod egyik területén belül kezel egy meghatározott lépéssort. Az üzleti folyamatok automatizálása az elejétől a végéig tartó folyamatokat fedi le, amelyek átnyúlhatnak csapatokon, eszközökön és jóváhagyási szinteken.
Gondolj rá így. Egy utánkövető e-mail automatizálása egy űrlapbeküldés után munkafolyamat-automatizálás. A teljes ügyfélbeillesztési folyamat automatizálása a szerződés aláírásától a fiók beállításán át az első egyeztetésig üzleti folyamatok automatizálása. A második példa több lépést, több embert és több döntési pontot foglal magában.
1. Hatókör és összetettség
Az üzleti folyamatok automatizálása több funkciót átfogó folyamatokat kezel. Egy felvételi folyamat érintheti az HR-t, az IT-t és a felvevő vezetőt. Mindegyik funkciónak megvannak a saját lépései, de a folyamatautomatizálás egyetlen folyamatba köti őket.
2. Eszközök és beállítás
Az üzleti folyamat automatizáló szoftvert összetett folyamatok feltérképezésére, futtatására és figyelésére építik. Gyakran tartalmaz vizuális folyamatszerkesztőket, jóváhagyás-továbbítást és jelentési vezérlőpultokat. Az egyszerűbb munkafolyamat-automatizálások a már használt egyes eszközökön belül is élhetnek.
3. Irányítás és megfelelőség
Ha egy folyamatnak meghatározott szabályokat kell követnie, az üzleti folyamatok automatizálása érvényesíti őket. A kötelező jóváhagyásokat nem lehet átugrani. Az auditnyomok pontosan megmutatják, ki mit csinált. Ez a szintű kontroll a pénzügyben, az HR-ben és minden olyan területen számít, ahol a következetesség nem opcionális.
Ha megérted az üzleti folyamatok automatizálását, könnyebben látod a gyakorlatban. A következő fejezet valódi munkafolyamat-automatizálási példákat mutat be, amelyeket a saját vállalkozásodhoz igazíthatsz. Ha mélyebben meg szeretnéd érteni, miért fontosak a strukturált folyamatok, mielőtt automatizálod őket, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Mely üzleti folyamatokat érdemes először automatizálnom?
Kezdd azokkal a folyamatokkal, amelyek nagy mennyiségűek, hibára hajlamosak, és világos szabályokat követnek. A számlajóváhagyás, az új munkatárs beillesztése és az ügyfélszolgálati megkeresések irányítása gyakori kiindulópontok, amelyeket a munkafolyamat-automatizálási példák fejezetében tárgyalunk. Válassz egy folyamatot, amely a csapatodnak a legtöbb időbe kerül, és térképezd fel papíron, mielőtt bármilyen szoftverhez nyúlnál.
Kell üzleti folyamat automatizáló szoftver már az első naptól?
Nem mindig. A kis csapatok az egyszerű folyamatokat a már használt eszközök beépített funkcióival is automatizálhatják. Ahogy a folyamatok bonyolultabbá válnak, vagy több csapatot ölelnek át, a külön munkafolyamat-kezelő szoftver megéri a befektetést.
Működhet az üzleti folyamatok automatizálása a weboldalammal és az online űrlapjaimmal?
Sok automatizált folyamat az ügyfelek weboldalon végzett műveletével kezdődik. Egy űrlapbeküldés, foglalás vagy vásárlás elindíthatja egy nagyobb folyamat első lépését. A WEMASY-vel űrlapokat és oldalakat építhetsz a weboldalépítővel, és ezeket a beküldéseket összekötheted automatizált utánkövető lépésekkel.
Megszünteti-e egy folyamat automatizálása a csapatom munkahelyeit?
Az üzleti folyamatok automatizálása az ismétlődő koordinációs munkát szünteti meg, nem azokat az embereket, akik értékes gondolkodást és kapcsolatépítést végeznek. A csapatod kevesebb időt tölt jóváhagyások hajszolásával és adatok másolásával, és több időt olyan munkával, amelyhez ítélőképesség és személyes figyelem kell.
Mennyi ideig tart egy üzleti folyamat automatizálása?
Egy egyszerű, háromlépéses folyamat egy délután alatt automatizálható, ha a lépéseket világosan feltérképezted. Az összetett, osztályokon átívelő folyamatok tovább tartanak, mert több érintettet és több tesztelést igényelnek. A feltérképezés általában több időt vesz igénybe, mint a technikai beállítás.
Mi történik, ha egy automatizált folyamat kivételbe ütközik?
A jól megtervezett folyamatautomatizálás tartalmaz tartalék utakat azokra a helyzetekre, amelyek nem illenek a szokásos szabályokba. A rendszer továbbíthatja az esetet egy emberi ellenőrzőnek, riasztást küldhet, vagy szüneteltetheti a folyamatot, amíg valaki döntést nem hoz. Ha a beállításkor számolsz a kivételekkel, az automatizálás nem okoz új problémákat.