Négy ember nyúl ugyanahhoz a számlához, mielőtt kifizetik. Mindenki hozzáad egy lépést, küld egy e-mailt, és válaszra vár. Ami két napig tartana, két hétre nyúlik. Ezt a fékezést már érezted, még ha nálad más folyamat volt is a szűk keresztmetszet. A jó hír, hogy a legtöbb lassú, kézi útnak van gyorsabb, automatizált változata.
A munkafolyamat-automatizálási példák segítenek látni, mi lehetséges, mielőtt bármit magad megépítenél. Elvont meghatározások helyett konkrét folyamatokat kapsz, amelyeket el tudsz képzelni a saját vállalkozásodban. Íme öt gyakori automatizált munkafolyamat-példa, és hogy mindegyik hogyan spórol időt.
Hogyan néznek ki a munkafolyamat-automatizálási példák a gyakorlatban?
Minden automatizált munkafolyamat ugyanazt az alapformát követi. Valami elindítja a folyamatot, lépések sora lefut, és a folyamat egyértelmű eredménnyel ér véget. Az alábbi példák megmutatják, hogyan jelenik meg ez a minta a vállalkozás különböző területein.
Ezek nem egzotikus megoldások, amelyek csak nagyvállalatoknak járnak. A kisvállalkozások mind az öt valamelyik változatát használják minden nap. A különbség az, hogy a lépések kézzel futnak, vagy olyan szabályokat követnek, amelyeket egyszer állítottál be.
Öt munkafolyamat-automatizálási példa kisvállalkozásoknak
1. Új ügyfél beillesztése
Az ügyfél aláír egy szerződést, és elindul a beillesztési folyamat. A rendszer üdvözlő e-mailt küld a következő lépésekkel, létrehoz egy projektmappát, beállítási feladatokat oszt ki a csapatodnak, és háromnapos határidővel emlékeztetőt ütemez a kezdő megbeszélésre. Senki nem másolja át az ügyfél adatait táblázatok között, és senki nem felejti el elküldeni az üdvözlő csomagot.
Ez klasszikus üzleti folyamat-automatizálási példa, mert az értékesítés és a teljesítés több lépését köti össze. Minden új ügyfél ugyanazt az élményt kapja, bármilyen elfoglalt is a csapatod azon a héten.
2. Számlajóváhagyás és fizetés
Beküldenek egy számlát, és jóváhagyásra a vezetőhöz kerül. Ha jóváhagyják, a pénzügyhöz kerül a fizetés ütemezésére. Ha elutasítják, a beküldő értesítést kap az indokkal. Automatikus emlékeztető indul, ha 48 órán belül nem történik semmi.
Ez a folyamat leváltja a fizetéseket megakasztó oda-vissza e-maileket. A dokumentum-munkafolyamat automatizálása intézi a továbbítást, így a megfelelő ember mindig a megfelelő időben látja a megfelelő fájlt.
3. Weboldal-űrlaptól az értékesítési utánkövetésig
Egy látogató kitölt egy kapcsolatfelvételi űrlapot a weboldaladon. Másodperceken belül visszaigazoló e-mailt kap. Az értékesítési kapcsolattartód értesítést kap az érdeklődő adataival. Létrejön egy utánkövető feladat a következő munkanapra szóló határidővel.
Ez az egyik legegyszerűbb automatizált munkafolyamat-példa, és az egyik leghatásosabb. Az értékesítésben a gyorsaság számít, és az azonnali válasz jobb, mint a két nap múlva érkező, mert valaki elfelejtette megnézni a postaládát.
4. Alkalmazotti szabadságkérelem
Az alkalmazott belső űrlapon keresztül szabadságkérelmet nyújt be. A rendszer ellenőrzi a fennmaradó keretét, a kérelmet a vezetőjéhez irányítja, és jóváhagyás esetén frissíti a csapatnaptárat. Az HR bérszámfejtési rekordot kap anélkül, hogy bárki e-maileket továbbítana.
5. Ügyfélszolgálati jegyek irányítása
Beérkezik egy támogatási kérés, és az űrlapon kiválasztott téma alapján besorolódik. A számlázási kérdések a pénzügyhöz kerülnek. A technikai problémák az ügyfélszolgálati vezetőhöz. A sürgős kérések azonnali riasztást indítanak az ügyeletes személynek. Az ügyfelek gyorsabban jutnak el a megfelelő emberhez kézi továbbítás nélkül.
Hogyan válaszd ki a vállalkozásodhoz illő példát?
Nézd meg, hol veszíti a csapatod a legtöbb időt ismétlődő egyeztetésre. Ha az új ügyfelek elvesznek az átmenetekben, kezdj a beillesztéssel. Ha a fizetések elakadnak, kezdj a számlajóváhagyással. Ha az érdeklődők kihűlnek, kezdj az űrlap utánkövetésével. Mindegyik példa kézi munkafolyamatként indult, amelyet lépésről lépésre feltérképeztek, mielőtt bármilyen automatizálást hozzáadtak.
Ezek a példák a munkafolyamat-automatizálás alapgondolatait fedik le. A következő modul azokat az eszközöket mutatja be, amelyek segítenek ezeket a folyamatokat nagyobb léptékben felépíteni és kezelni. Ha több hátteret szeretnél a munkafolyamatok kialakításáról, mielőtt automatizálod őket, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Melyik munkafolyamat-automatizálási példával a legkönnyebb kezdeni?
A weboldal-űrlap utánkövetése általában a legegyszerűbb kiindulópont. Az eseményindító (egy űrlapbeküldés) már megvan, a műveletek (visszaigazolás küldése, a csapat értesítése) pedig egyszerűek. A legtöbb vállalkozás már az első héten eredményt lát.
Összevonhatok több munkafolyamat-automatizálási példát egyetlen folyamattá?
Igen, és az üzleti folyamatok automatizálása természetesen így fejlődik. Egy új ügyfél beillesztési folyamata tartalmazhat űrlapbeküldéses eseményindítót, dokumentumjóváhagyási lépést és ütemezett utánkövető emlékeztetőt. Kezdj egy példával, és kapcsolj hozzá másokat, ahogy nőnek az igényeid.
Kell fejlesztő ezeknek az automatizált munkafolyamatoknak a megépítéséhez?
A legtöbb gyakori példa kódolás nélkül beállítható. A vizuális munkafolyamat-szerkesztők és a beépített automatizálási funkciók lefedik a kisvállalkozások igényeinek többségét. A WEMASY-vel a weboldalépítővel létrehozhatod azokat a weboldal-űrlapokat, amelyek elindítják ezeket a folyamatokat, és összekötheted őket automatizált utánkövető lépésekkel.
Hogyan mérem, hogy működik-e egy automatizált munkafolyamat?
Kövesd azokat a mutatókat, amelyek az adott folyamatnál számítanak. A beillesztésnél mérd a szerződés aláírásától a kezdő megbeszélésig eltelt időt. A számlajóváhagyásnál mérd a fizetésig eltelt napok átlagát. Hasonlítsd össze ezeket a számokat az automatizálás előtt és után, hogy lásd a valódi hatást.
Mi van, ha az üzleti folyamatom egyik példához sem illik?
Ez az öt minta a leggyakoribb formákat fedi le, de a te folyamatod több elemet is kombinálhat. Térképezd fel a lépéseidet előbb papíron, azonosítsd az eseményindítót és az eredményt, és keresd meg a folyamatodhoz leginkább hasonló példát. A legtöbb egyedi automatizálás ezeknek a mintáknak valamelyik változata.
Kezelhetnek az automatizált munkafolyamatok különböző utakat az ügyfél típusa szerint?
A feltételes ágazás lehetővé teszi, hogy egy munkafolyamat különböző utakra váljon szét. Egy nagykereskedelmi ügyfél más beillesztési sorozatot indíthat el, mint egy kiskereskedelmi. Ezek az ágazó folyamatok a feltételes munkafolyamatok egyik fajtája, és jól működnek, ha a szabályaid világosak.