Az egyik csapat megvárja, amíg a marketing végez, mielőtt az értékesítés elküldhet egy ajánlatot. Egy másik csapat három jóváhagyást futtat egyszerre, és ugyanazt a munkát feleannyi idő alatt fejezi be. Ugyanaz a cél, más megközelítés. A különbség abból adódik, hogy melyik csapat milyen típusú munkafolyamatot használ.
A munkafolyamat-típusok azt írják le, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a lépések. Némelyik egyenes vonalban halad. Némelyik feltételek alapján ágazik. Némelyik egymás mellett fut. Ha ismered ezeket a mintákat, olyan folyamatokat tervezhetsz, amelyek illenek ahhoz, ahogyan a vállalkozásod ténylegesen működik. Itt a három fő típus, és az, hogy mikor melyik illik.
Melyek a munkafolyamatok fő típusai?
A legtöbb üzleti munkafolyamat három kategóriába esik: soros, párhuzamos és feltételes. Mindegyik típus meghatározza, hogyan viszonyulnak egymáshoz a lépések, és hogyan halad a munka az elejétől a végéig. Ha ismered a különbséget, olyan munkafolyamat-diagramot tudsz készíteni, amely a valóságot tükrözi, ahelyett, hogy minden folyamatot ugyanabba a formába kényszerítenél.
1. Soros munkafolyamatok
A soros munkafolyamat egyenes vonalban halad. Az első lépésnek be kell fejeződnie, mielőtt a második elkezdődik, és a második lépésnek be kell fejeződnie, mielőtt a harmadik indul. Gondolj egy szerelőszalagra, ahol minden állomás átadja a munkát a következőnek.
Gyakori példák: egy megrendelés feldolgozása, egy blogbejegyzés megírása és közzététele, vagy egy új munkatárs végigvitele a beillesztési papírokon. Minden szakasz az előzőtől függ. Nem ugorhatsz előre a folyamat megsértése nélkül.
A soros munkafolyamatok akkor működnek a legjobban, ha számít a sorrend, és minden lépés az előzőre épül. Egyszerű feltérképezni őket, és könnyű követni a csapatnak. A kompromisszum a sebesség. Ha egy lépés elakad, minden, ami utána jön, várakozik.
2. Párhuzamos munkafolyamatok
A párhuzamos munkafolyamat több lépést futtat egyszerre. Különböző emberek vagy csapatok egyszerre végzik a saját részüket, és a folyamat akkor folytatódik, amikor minden ág befejeződött. Ez a típus felgyorsítja azt a munkát, amely nem függ szigorú sorrendtől.
Képzeld el egy új termékoldal indítását. Amíg a tervező megépíti az elrendezést, a szövegíró megírja a szöveget, a fejlesztő pedig beállítja az űrlapot. Mindhárman párhuzamosan dolgoznak. Az oldal csak akkor kerül élesbe, ha minden ág kész.
A párhuzamos munkafolyamatok időt spórolnak az összetett projekteknél, amelyekben független feladatok vannak. Világos kommunikációt igényelnek, hogy a csapatok tudják, mikor esedékes a részük, és mi indítja a következő szakaszt.
3. Feltételes munkafolyamatok
A feltételes munkafolyamat szabályok vagy eredmények alapján ágazik. Az út attól függően változik, mi történik egy döntési ponton. Ha a válasz igen, a munka az egyik irányba megy. Ha nem, a másikba.
Az ügyfélszolgálati jegy munkafolyamata klasszikus példa. Beérkezik egy új jegy, a rendszer ellenőrzi a kategóriát, és a sürgős ügyek egy senior munkatárshoz kerülnek, míg az általános kérdések a szokásos sorba. A kiindulópont ugyanaz, de az út a feltételek alapján szétválik.
A feltételes munkafolyamatok olyan helyzeteket kezelnek, ahol nem mindenkire ugyanaz illik. Rugalmasságot adnak, de világos szabályok kellenek hozzájuk, hogy az emberek tudják, melyik ágat kövessék, és semmi se vesszen el az utak között.
Hogyan választod ki a megfelelő munkafolyamat-típust?
Kezdd azzal a kérdéssel, hogy a lépéseknek sorrendben kell-e történniük. Ha igen, használj soros munkafolyamatot. Ha több lépés egymástól függetlenül is megtörténhet, valószínűleg a párhuzamos illik jobban. Ha az út olyan változóktól függ, mint a költségvetés, a prioritás vagy az ügyfél típusa, feltételes munkafolyamatra van szükséged.
Sok valódi üzleti folyamat mindhárom típust kombinálja. Egy ügyfélprojekt indulhat sorosan a felvétellel és a körülhatárolással. A tervezés és a szövegírás párhuzamosan fut a kivitelezési szakaszban. A végén a feltételes jóváhagyás az ügyfél visszajelzése alapján módosításokra küldi vissza, vagy lezárja a projektet. Ez normális. A cél nem az, hogy egyetlen mintát erőltess, hanem hogy felismerd, a folyamatod mely részeinek melyik megközelítésre van szüksége.
Ha papíron felvázolsz egy egyszerű munkafolyamat-diagramot, látod az összefüggéseket, mielőtt bármi formálisat építenél. Dobozok a lépéseknek, nyilak az iránynak, szétváló utak a feltételeknek. Még egy gyors vázlat is felfedi a szűk keresztmetszeteket, amelyeket elmulasztanál, ha minden a fejedben van.
Ha tudod, melyik típus illik a folyamatodhoz, a következő modul a munkafolyamat-automatizálással foglalkozik, és azzal, hogyan gyorsíthatod fel az ismétlődő lépéseket az egyes mintákon belül. Ha tágabb képet szeretnél arról, miért fontosak a strukturált folyamatok már az elejétől, olvasd el a blogcikkünket a munkafolyamatok kialakításának fontosságáról.
Gyakran ismételt kérdések
Használhat egy üzleti folyamat egynél több munkafolyamat-típust?
A legtöbb valódi folyamat soros, párhuzamos és feltételes lépéseket kombinál egyetlen munkafolyamaton belül. Egy felvételi folyamatban a háttérellenőrzések futhatnak párhuzamosan, miközben az ajánlati levél soros jóváhagyási láncot követ. A lényeg, hogy a folyamat minden szakaszát ahhoz a típushoz rendeld, amelyik a legjobban illik.
Mi az a munkafolyamat-diagram, és kell nekem egy?
A munkafolyamat-diagram a folyamatod vizuális térképe, amely a lépéseket, a kapcsolatokat és a döntési pontokat mutatja. Létrehozásához nincs szükség különleges szoftverre. Egy táblára rajzolt vázlat vagy egy egyszerű folyamatábra papíron a legtöbb kis csapatnak megfelel, és segít mindenkinek ugyanazt a képet látni.
Melyik munkafolyamat-típus a legjobb egy kis csapatnak?
A soros munkafolyamatok a legegyszerűbb kiindulópontot jelentik a kis csapatoknak, mert világos sorrendet követnek, minimális koordinációval. Ahogy a csapatod nő, és a projektek bonyolultabbá válnak, a párhuzamos és a feltételes minták egyre hasznosabbak. Kezdj egyszerűen, és csak akkor adj hozzá bonyolultságot, ha egy folyamat megköveteli.
Hogyan kapcsolódnak a weboldal-űrlapok a különböző munkafolyamat-típusokhoz?
A weboldalad kapcsolatfelvételi űrlapja különböző utakat indíthat el attól függően, mit választ a látogató. Egy árajánlatkérés elindíthat egy soros értékesítési munkafolyamatot, míg egy ügyfélszolgálati kérdés a sürgősség alapján feltételes úton halad. A WEMASY-vel űrlapokat építhetsz a weboldalépítővel, és összekötheted őket azzal a munkafolyamat-típussal, amelyik az adott megkeresésnek megfelel.
Melyik a leggyakoribb munkafolyamat-típus az üzleti életben?
A soros munkafolyamatok a leggyakoribbak, mert sok mindennapi feladat természetesen lépésről lépésre halad. A számlázás, a tartalom közzététele és a megrendelések teljesítése általában sorosan indul. A csapatok gyakran párhuzamos vagy feltételes ágakat adnak hozzá, ahogy a folyamatok bonyolultabbá válnak. Ha új vagy a témában, kezdd a mi az a munkafolyamat fejezettel, hogy előbb az alapokat megértsd.
Hogyan kezelik a feltételes munkafolyamatok a kivételeket?
A feltételes munkafolyamatok döntési pontokkal irányítják a kivételeket anélkül, hogy megtörnék az egész folyamatot. Egy bizonyos összeg feletti visszatérítési kérelemhez vezetői jóváhagyás kellhet, míg a kisebb összegek automatikusan jóváhagyódnak. A világos szabályok minden ágon megakadályozzák, hogy a kivételek megakasszák az egész munkafolyamatot. Az üzleti folyamatok automatizálásáról szóló fejezet bemutatja, hogyan kezelheted ezeket a szabályokat nagyobb léptékben.