A monitorra ragasztott közös postafiók-jelszavak. A DNS-rekordok, amelyeket egyszer bemásoltak, és soha többé nem néztek meg. Egy marketingeszköz, amely a domaineden küld, SPF-frissítés nélkül. Minden kerülőút jónak tűnik, amíg valami el nem romlik.
A cégek e-mail-biztonsági hibái általában három csoportba esnek: gyenge hozzáférés-védelem, hiányos hitelesítés, és olyan emberi szokások, amelyek mindkettőt megkerülik. A javítások egyszerűek, ha tudod, mit keress. Ebben a modulban az alapokat már átvettük a mi az e-mail biztonság vállalkozásoknál fejezettől a kézbesíthetőségig. Ez a záró fejezet a gyakori hibákat konkrét javításokhoz köti.
Milyen e-mail-biztonsági hibákat követnek el a cégek?
A legkárosabb hibák megelőzhetők. Azért maradnak meg, mert az e-mail akkor is működni látszik, ha a beállítások rosszak, egészen addig, amíg egy ügyfél csalást nem jelent, vagy a levelek meg nem érkeznek. Vesd össze az alábbi listát a jelenlegi beállításaiddal.
Hozzáférési és fiókhibák
1. Közös postafiókok és gyenge jelszavak
Ha a csapat egy belépést használ, nem derül ki, ki mit küldött, és nem vonható vissza a hozzáférés, ha valaki távozik. Az egyszerű jelszavak a munkatársak között többszörözik a feltörés kockázatát. Adj mindenkinek saját postafiókot, és kérj erős, egyedi jelszavakat.
2. Nincs helyreállítási terv
A cégek kihagyják a tartalék elérhetőségeket és a helyreállítási kódokat, aztán kizárják magukat egy domainvita vagy munkatársváltás közben. A helyreállítási lehetőségeket tárold biztonságosan, ugyanolyan gonddal, mint a banki hozzáférésedet.
Technikai beállítási hibák
1. A hitelesítési rekordok kihagyása
Egyes cégek beállítják az MX-rekordokat, és megállnak. SPF, DKIM és DMARC nélkül a hamisítás és a spambe kerülés valószínű marad. A teljes rekordkészlet minden professzionális beállításhoz hozzátartozik, ahogy a DNS-rekordok egyéni domainnel működő e-mailhez fejezet is leírja.
2. Elfelejtett küldőeszközök
Minden alkalmazásnak, amely a domained nevében küld, szerepelnie kell az SPF-ben, és át kell mennie a DKIM-en. Ha hírlevél- vagy űrlapeszközt adsz hozzá a DNS frissítése nélkül, támadásnak tűnő hibák keletkeznek. Negyedévente nézd át az eszközöket.
Emberi és folyamatbeli hibák
1. Nincs adathalász-tudatosság
A technológia sokat kiszűr, de egyetlen rákattintott link is veszélybe sodorhat egy fiókot. Képezd a munkatársakat a hogyan ismered fel az adathalász e-mailt alapján. Az új munkatársaknál ismételd meg a képzést.
2. A kézbesíthetőségi figyelmeztetések mellőzése
A növekvő visszapattanások és spampanaszok korai riasztások. Ha a cégek addig figyelmen kívül hagyják őket, amíg az ügyfelek nem panaszkodnak, nehezebb a helyreállítás. Az elhelyezés romlását kezeld biztonsági jelzésként, ne marketingbosszúságként. A javítás lépései a hogyan javítsd a márkád e-mail-kézbesíthetőségét fejezetben vannak.
3. Következetlen márkamegjelenés
A vegyes feladónevek, az elavult aláírások és a nyilvános oldalakon szereplő személyes címek összezavarják az ügyfeleket, és nehezebbé teszik a hamisítványok kiszúrását. A modulok közötti következetesség, például az e-mail egységessége a márkádon belül, a biztonságot is úgy támogatja, mint a marketinget.
Negyedévente egyszer menj végig ezen a listán. A kis javítások most megelőzik a drága helyreállítást később. Befejezted a biztonsági és kézbesíthetőségi modult. Térj vissza a korábbi modulokhoz, amikor nő a csapatod vagy a küldési mennyiséged.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a leggyakoribb e-mail-biztonsági hiba a kisebb cégeknél?
A lista elején szerepel, ha valaki ingyenes személyes címet használ üzleti levelezéshez, saját domain hitelesítése nélkül. Ez korlátozza az irányítást, és alacsony bizalmat jelez. A WEMASY segít a domained és a DNS beállításában egy folyamatban a weboldalépítőben, hogy az e-mail-szolgáltatód márkázott leveleket küldhessen.
Komoly kockázat, ha ugyanazt a jelszót használom a levelezéshez és más eszközökhöz?
A jelszótöltő támadások kiszivárgott jelszavakat próbálnak ki sok szolgáltatáson. Az üzleti levelezésen újrahasznált jelszó gyorsan felfedheti az ügyféladatokat. Használj egyedi jelszavakat, és ahol lehet, kapcsold be a kétlépcsős belépést.
Aggódnom kell a volt munkatársak miatt, akiknek volt e-mail-hozzáférésük?
Azon a napon, amikor valaki távozik, tiltsd le a postafiókját, és változtasd meg a közös jelszavakat. Az aktív belépéssel rendelkező volt munkatársak továbbra is gyakori forrásai a szivárgásoknak és a jogosulatlan küldéseknek.
Hogyan kapcsolódnak a biztonsági hibák ahhoz, hogy a levelek a spambe kerülnek?
A hiányzó hitelesítés és a magas panaszarány is rontja a domain bizalmát. A biztonsági beállítások javítása gyakran az elhelyezést is javítja. Az átfedésért olvasd el a miért kerülnek a céges e-mailek a spamek közé fejezetet.
Biztonsági kérdés az e-mail-aláírás hibája?
A hibás linkek, az elavult telefonszámok és a nem hivatalos közösségi profilok rossz helyre viszik az ügyfeleket. A biztonsági átvilágítás mellett nézd át az elkerülendő e-mail-aláírás-hibák szabályait is.
Hol dokumentálja egy cég az e-mail-biztonsági szabályait?
Készíts egy rövid belső útmutatót a jelszavakról, az adathalászat bejelentéséről és arról, ki kezeli a DNS-t. Az új munkatársak olvassák el, mielőtt postafiók-hozzáférést kapnak. Párosítsd a hogyan válassz e-mail-szolgáltatót a márkádhoz fejezettel, hogy a szabályzat illeszkedjen az eszközeidhez.