Hol kezdd, ha a jövő hétre már hatvankét foglalás van, és nem tudod, négy munkatárs elbírja-e? A legtöbb vállalkozó üres lappal indul, újra felépíti ugyanazt a táblázatot, és reméli, hogy a számítás kijön.
A kapacitástervező sablon ezt a szerkezetet egyszer adja meg, hogy minden héten újra használhasd. Előre elkészített elrendezés, általában táblázat, amelyben egymás mellett szerepelnek az időablakok, a várható igény, a rendelkezésre álló munkatársi órák és az erőforrás-korlátok. Friss számokat írsz be, a formátumot nem kell újratervezned. Lássuk, hogyan építhetsz és használhatsz olyat, amely tényleg időt takarít meg.
Mi a kapacitástervező sablon?
A kapacitástervező sablon újrahasználható dokumentum, fix sorokkal és oszlopokkal az igény és a kínálat számára. A sorok gyakran napokat vagy órablokkokat jelentenek. Az oszlopok a lefoglalt időpontokat, az elérhető munkatársakat, a termek számát és a kettő közti különbséget mutatják.
A sablonok nem frissítenek automatikusan, ahogy a kapacitástervező szoftver teszi. A fegyelmet tanítják, és egy formátumban tartják a csapatot. Sok vállalkozás hónapokig használ sablont, mielőtt szoftverre vált.
Hogyan állítsd be a kapacitástervező sablont?
1. Határozd meg az időblokkokat
Oszd fel a hetet olyan ablakokra, amelyek a vállalkozásodnak számítanak. Egy fodrászat óránkénti blokkokat használhat. Egy étterem az ebéd- és a vacsoraidőszakot. A rács illeszkedjen ahhoz, ahogyan az ügyfelek ténylegesen foglalnak.
2. Adj hozzá igényoszlopot
Húzd be a várható foglalásokat a foglalási adataidból. Add meg a szolgáltatás időtartamát is, hogy két egyórás időpont ugyanabban az óraablakban két egység igénynek számítson, ne egynek.
3. Adj hozzá kínálati oszlopot
Írd be a munkatársi órákat, levonva a szüneteket és a nem szolgáltatási feladatokat. Add meg a terem- vagy asztalkorlátot is, ha a fizikai hely hamarabb szab határt, mint a létszám.
4. Számold ki a különbséget
Minden blokkban vond ki a kínálatot az igényből. A pozitív különbség azt jelenti, hogy több munkatárs kell, vagy le kell állítanod a foglalásokat. A negatív különbség kihasználatlan kapacitás, amelyet akciókkal vagy rövidebb nyitvatartással kezelhetsz.
5. Adj hozzá teendőoszlopot
Írd le, mit teszel az egyes megjelölt blokkokkal: műszakot adsz hozzá, kereszttanítasz, lezárod az online időpontokat, vagy elfogadod a túlórát. A teendőoszlop teszi a sablont riportból tervvé.
Hogyan használd a sablont hétről hétre?
Mindig ugyanabban az időpontban nézd át a sablont, lehetőleg még a beosztás közzététele előtt. Exportálj friss foglalási adatokat, illeszd be őket, és először a piros blokkokat nézd át.
Oszd meg az elkészült nézetet a műszakvezetőkkel, hogy lássák, miért kell szombaton egy plusz ember. A változtatásokat kösd vissza a foglaláskezeléshez, hogy a lezárt időpontok és a hozzáadott műszakok ott jelenjenek meg, ahol az ügyfelek foglalnak.
A hét végén adj hozzá egy sort a tényleges érkezésekről a tervhez képest. Ez a visszajelzés élesíti az előrejelzéseidet, és megmutatja, hogy a sablon feltevései még egyeznek-e a valósággal.
Mikor nőd ki a sablont?
A sablonok akkor mondják fel a szolgálatot, ha több embernek kell élő hozzáférés, a foglalási forgalom óránként változik, vagy egynél több telephelyet kezelsz. Ekkor érdemes célzott kapacitástervező eszközöket keresni, amelyek automatikusan szinkronizálnak. A sablon elvégezte a dolgát: megtanította a csapatodat, mit érdemes mérni.
Gyakori kérdések
Milyen oszlopok kellenek egy alap kapacitástervező sablonba?
Kezdd a dátummal, az időblokkal, a várható foglalásokkal, az elérhető munkatársi órákkal, a teremkorláttal, a különbséggel és a tervezett teendővel. Szolgáltatástípus- vagy telephely-oszlopot akkor adj hozzá, ha ezek a változók módosítják a kapacitásplafonodat.
Hogyan veszem figyelembe a különböző szolgáltatáshosszakat a sablonban?
Alakítsd a foglalásokat kapacitásegységgé. Egy 90 perces kezelés egy kétórás blokk 1,5 egységét használja. Az egységesítés megakadályozza, hogy tíz rövid időpontot ugyanannak számolj, mint tíz hosszút.
Beírjam a szabadságot a kínálati oszlopba?
A jóváhagyott szabadság csökkenti a kínálati oszlopban az elérhető órákat. Ha kihagyod, a sablon olyan kapacitást mutat, amilyened valójában nincs, és túlfoglalás lesz belőle.
Működhet a kapacitástervező sablon az online foglalás mellett?
Frissítsd a sablont, ha a webes foglalások hét közben megugranak. A WEMASY tartalmaz egy weboldalépítőt foglalási integrációval, így a nyilvános oldalad időpontkorlátait összehangolhatod azokkal a kapacitásszámokkal, amelyeket a sablonod jelez.
Meddig őrizzem meg a sablon korábbi adatait?
Őrizz meg legalább három hónapnyi heti tervet. A szezonális mintázatok csak akkor látszanak, ha a mostani márciust a tavalyihoz hasonlítod. A lapokat negyedévenként rendezd el, hogy a fájl kezelhető maradjon.
Mi a következő lépés, ha már jól használom a kapacitástervező sablont?
Térj át az erőforrás-kapacitástervezésre, ha nem csak a munkatársi órák, hanem a termek és a felszerelés is korlátozzák a fogadható foglalások számát.