Nem a létszám a szűk keresztmetszet. Elég embered van. A gond az, hogy a második kezelőszoba egész nap foglalt, a hordozható ultrahang egy másik rendelőben van, és három délutáni időpont ugyanarra az egyetlen erőforrásra vár.
Ez erőforrás-probléma, nem létszámprobléma. Az erőforrás-kapacitástervezés azt jelenti, hogy a várható igényt összeveted minden fizikai és emberi eszközzel, amely egy foglalás teljesítéséhez kell. Az alap kapacitástervezést kiterjeszti az emberekről a termekre, asztalokra, járművekre és felszerelésre. Nézzük meg, hogyan működik, és hol illeszkedik a működésedbe.
Mi az erőforrás-kapacitástervezés?
Az erőforrás-kapacitástervezés az a módszer, amellyel biztosítod, hogy minden foglalható eszköz ki tudja szolgálni a hozzárendelt időpontokat. Erőforrás minden véges dolog, amelyért a foglalások versengenek: egy masszázsszoba, egy tárgyalóasztal, egy szállítóautó, egy fodrászszék vagy egy adott gép.
Megszámolod, hány egység van, mennyi ideig köti le őket egy foglalás, és mennyi átállási idő kell két használat között. Ebből kemény plafon adódik arra, hány időpontot fogadhatsz el egy adott időablakban.
Az erőforrás-kapacitástervezés gyakran a munkaerő-tervezéssel együtt fut. Lehet, hogy négy munkatársad van, de csak két termed. A termek száma dönt. A tervnek a szűkebb korlátot kell tükröznie.
Miért fontos az erőforrás-kapacitástervezés?
Az a vállalkozás, amely csak a munkatársi órákat tervezi, folyamatosan túlfoglal. Az ügyfél megérkezik, a megfelelő ember szabad, de a terem vagy a felszerelés foglalt. Az élmény összevisszának tűnik, akkor is, ha a csapatod keményen dolgozott.
Az erőforrás-kapacitástervezés az eszközök kihasználtságát is javítja. A kihasználatlan termek és a ritkán használt felszerelés jól látszik, ha minden erőforráshoz követed a foglalásokat. Az üzemeltetők ezekből az adatokból összevonhatják a helyiségeket vagy módosíthatják a nyitvatartást.
A közös terű irodák ugyanezt a logikát követik a tárgyalófoglalás révén. A teremfoglalás erőforrás-lefoglalás. A kapacitástervezés azt kérdezi, hogy van-e elég terem az összes beütemezett megbeszéléshez.
Hogyan működik az erőforrás-kapacitástervezés?
1. Leltározd az erőforrásaidat
Sorold fel az összes foglalható eszközt a kapacitásával, a felszerelési megjegyzésekkel és a helyével. Jelöld meg azokat, amelyeknél különleges előkészítés vagy takarítási idő kell a foglalások között.
2. Rendeld hozzá a foglalásokat az erőforrásokhoz
Kösd össze az egyes szolgáltatástípusokat azokkal az erőforrásokkal, amelyeket felhasználnak. Egy csoportos órához egy oktató és egy stúdió kell. Egy fogászati tisztításhoz egy higiénikus és egy kezelőszék.
3. Számold ki a kihasználtságot
Oszd el a lefoglalt órákat az erőforrás napi elérhető óráival. Ha az egyik erőforrás erősen, a másik alig kihasznált, az arra utal, hogy a szolgáltatásokat nem jól értékesíted vagy osztod be.
4. Állíts be foglalási szabályokat
Korlátozd az online elérhetőséget erőforrásonként. Tiltsd le a dupla foglalást ugyanabban a teremben. Írj elő minimális szünetet a takarításhoz. A szabályok olyasmivé teszik a tervedet, amit a foglalási rendszer automatikusan érvényesít.
Erőforrás-kapacitástervezés és munkaerő-kapacitástervezés
A munkaerő-kapacitástervezés az emberek óráira és szaktudására figyel. Az erőforrás-kapacitástervezés azokra az eszközökre, amelyekre az embereknek szükségük van a munkához. A legtöbb foglalással dolgozó vállalkozásnak mindkét nézetre szüksége van.
A következő, munkaerő-kapacitástervezésről szóló fejezet az emberi oldalt tárgyalja. A két megközelítés együtt teljes képet ad arról, mi korlátozza az átbocsátóképességedet a legforgalmasabb napon.
Gyakori kérdések
Mi számít erőforrásnak a kapacitástervezésben?
Minden véges eszköz, amelyet egy foglalás felhasznál: termek, székek, asztalok, járművek, felszerelés, és néha bizonyos munkatársi szerepek, ha a szükséges képesítést csak egy ember birtokolja.
Hogyan kapcsolódik az erőforrás-kapacitástervezés a teremfoglaláshoz?
A teremfoglalás a közös terekre alkalmazott erőforrás-kapacitástervezés. A tárgyalófoglaló rendszerek ugyanazt az egy terem, egy foglalás szabályt érvényesítik, amelyet a kézi erőforrás-tervezés is próbál betartani.
Számítson-e felhasznált kapacitásnak az időpontok közötti átállási idő?
A takarítás, az előkészítés és a visszaállítás ideje mindenképp számít. Az átállási idő figyelmen kívül hagyása a leggyakoribb oka annak, hogy az erőforrás-tervek papíron jól néznek ki, a gyakorlatban viszont nem működnek.
Kezelhetem az erőforrás-kapacitást a weboldalam foglalási folyamatán keresztül?
Az online foglalásnak tiszteletben kell tartania az erőforrásonkénti korlátokat, hogy az ügyfelek ne foglalhassanak olyan szolgáltatást, amelyhez a szükséges terem már tele van. A WEMASY tartalmaz egy weboldalépítőt, ahol a foglalási szabályok tükrözhetik azokat az erőforrás-korlátokat, amelyeket a belső terved meghatároz.
Hogyan veszem észre, melyik erőforrás a valódi szűk keresztmetszet?
Két héten át kövesd az erőforrásonkénti kihasználtságot. Az az eszköz, amely csúcsidőben a legközelebb van a száz százalékhoz, a szűk keresztmetszeted. Inkább abból az erőforrásból szerezz többet, vagy told el az igényt, mielőtt máshol növelnéd a létszámot.
Érvényes az erőforrás-kapacitástervezés az éttermekre is?
Az asztalok és a szekciók erőforrások. A foglaláskezelés és az asztalszintű kapacitástervezés együtt megakadályozza, hogy olyan társaságot fogadj el, amelyet észszerű várakozási időn belül nem tudsz leültetni.